有效数据管理的最佳实践

已发表: 2021-05-19

对于各种规模的企业来说，数据比以往任何时候都更加重要。不幸的是，太多的企业没有正确处理他们的数据或尽可能地使用它。根据 Rivery 的说法，“企业业务中只有 3% 的数据符合质量标准，60-73% 的数据从未用于任何战略目的”，“只有 20% 的投资于信息治理的组织将在 2022 年取得成功”。

如果您希望您的业务发展壮大，您必须从有效管理数据开始。实施一些基本的数据管理策略不仅会在短期内对您的业务有所帮助，而且对未来几年也有帮助。您可以在下面找到一些在您的企业中实施以实现有效数据管理的最佳实践。

知道你的极限

首先要评估的是你自己的知识和能力。您的企业使用的数据越多，您需要的关于如何管理数据的知识就越多。如果这不是您的专长所在，您最好聘请一些外部帮助来帮助您。

例如，假设您的企业通过 Excel 电子表格跟踪库存。一段时间后，此电子表格可能会变得如此之大，以至于很难从中收集有用的信息，尤其是如果您是初学者。在这种情况下，您可能希望与提供 Microsoft Excel 咨询的企业合作。如果您的企业有大型 Excel 电子表格，并且您觉得可以从中获得更多收益，那么聘请服务来帮助您可能是一项值得投资的事情。

花时间分析你和团队中其他人的优势。如果没有任何人拥有丰富的数据管理经验，那么可能是时候雇用拥有丰富数据管理经验的人或让某人开始了解更多相关信息了。在您的团队中拥有一个可以有效改进您的信息管理系统的人将使未来的很多事情变得更容易。

尽早确定你的目标

数据管理的下一个重要实践是尽早确定您的目标。您应该考虑通过收集和分析这些数据来尝试实现的所有目标。您是否正在努力改善您的营销工作？员工业绩？客户满意度？你可以有尽可能多的目标，但要努力使它们具体和详细。确定您的目标将帮助您以一致的方向专注于所有其他数据管理工作。

寻找合适的工具

改进数据管理实践的最佳方法是使用正确的软件。使用正确的数据管理工具，您可以提高效率、保护数据安全并收集更深入的见解。市场上有许多数据管理工具，因此您应该花时间探索几种选择。如果可以，请使用免费试用版来更好地了解哪些工具最适合您。

在探索您的选择时，您必须获得一些安全的东西。您最不想看到的是对您的数据系统的不必要的入侵或您的基本数据发生的一些事情。如果您要存储有关客户或员工的机密信息，则尤其如此，因为泄漏可能会给您的公司带来灾难性的后果。数据安全最佳实践本身就是一个主题，因此请花一些时间尽可能多地了解它们。

关注数据质量

太多的企业有很多低质量的数据。结果是一个效率低下的系统，其中需要很长时间才能找到您要查找的内容，或者结果分析不可靠。因此，您应该优先关注数据的质量。这意味着只输入您需要的数据，确保数据完整，并定期删除过时的数据。

为此，您需要为您认为的高质量数据创建一些标准。然后，您需要将这些标准介绍给您的团队，并确保每个人在输入数据时都遵循这些标准。雇用一个数据质量团队也可能会有所帮助，他们会定期检查您的信息或实施一些数据质量软件。无论您决定做什么，在数据质量上投入更多精力可能会花费更多时间，但从长远来看会产生更好的结果。

让合适的人轻松获取数据

为了让您的企业高效运营，合适的人员需要能够在合适的时间访问他们需要的数据。例如，如果您的旅行销售人员无法在旅途中访问客户数据库，他们将很难发挥出最佳水平。实施一个系统，您的团队可以在其中以安全的方式远程访问数据。这通常涉及让每个人都创建用户名并为每个用户设置权限。此外，请记住将访问权限仅限于需要它的人，因为让太多人访问会带来安全风险。

有一个恢复系统到位

无论您对数据多么小心，仍有可能发生不好的事情。也许硬盘驱动器发生故障或病毒开始删除云上的东西。不管是什么原因，即使是很短的时间丢失您的信息也是有问题的。根据 Datto 的说法，对于小公司来说，即使是一小时的停机时间也可能会造成高达 8,000 美元的损失，对于中型公司来说是 74,000 美元，而对于大型企业来说，总共会损失 700,000 美元。这就是为什么建立一个恢复系统很重要的原因。

一个好的恢复系统会定期将数据备份到安全的位置。它还介绍了如何使用此备份恢复数据，以及如何在尽可能短的时间内让您的业务再次运行。立即创建一个恢复系统，包括恢复数据所要遵循的所有步骤，并希望您永远不需要使用它。

定期审查数据管理实践和设备

最后，最后一个最佳实践是定期审查您当前的实践并寻求改进。随着时间的变化，您的数据需求及其周围的环境也会发生变化。例如，有时您使用的基于云的存储提供商可能不再可靠或安全。通过定期审查您当前的做法，您可以快速发现效率低下的问题并在它们对您的业务产生负面影响太长时间之前进行改进。

由于数据在大多数企业中发挥着如此重要的作用，因此有效地管理数据至关重要。上述最佳实践是一个很好的起点，应该可以帮助您建立一个数据高效、快速和安全的环境。从那里，您可以根据您的特定需求实施更多最佳实践，并继续寻找有助于您成长的策略。

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