举办在线会议的最佳实践

已发表: 2020-04-20

许多企业将在线会议作为一种经济高效的解决方案来运行网络研讨会、进行培训和举办会议。公司之所以选择这些类型的会议，部分原因是易于采用和方便。此外，市场上充斥着专为满足中小型企业需求而设计的工具。

虚拟会议提供了一种可行的方式来提高实体的生产力并遵循与 COVID-19 大流行相关的社交距离规则。为确保无故障通信，您需要选择理想的技术和软件。工具的正确选择取决于共享信息的类型和参与的受众。

专家建议设计演示文稿，包括基于办公环境的数据。向现场观众展示数据或信息不同于向虚拟观众展示。因此，您应该避免在视频监视器上使用来自现场会议的材料进行在线会议。

虚拟会议限制了与观众互动的范围。在实际地点举行的会议使您可以对议程和材料的使用采取更随意的方法。另一方面，虚拟会议需要适当的准备。因此，需要提前计划好活动。

您应该提前将议程交付给参与者。此外，考虑创建强大的视觉材料，使您的信息更具吸引力。确保在活动开始前将视觉效果和材料传达给参与者。收件人需要在会议开始前至少 24 小时拥有登录凭据、URL 和呼入号码。

这样做使参与者能够检查一切是否按计划工作或下载所需的软件。为避免出现故障，还请确保参与者在会议开始前 10 到 15 分钟登录。这允许您测试连接性。

专家建议进行点名以检查系统并审查时间表。为小组成员提供离线联系方式以在出现技术问题时与您联系也很重要。

当会议由一位演示者向大量观众广播时，您应该将主持人角色分配给一位同事。主持人为演示者提供急需的帮助。

COVID-19 期间的在线会议

随着冠状病毒传播到全球更多国家，在线会议已成为企业和政府的关键解决方案。虚拟会议使参与者能够在遵守由大流行引发的社交距离规则的同时开展业务。

许多专业人士在家工作；因此，需要以虚拟方式召开会议。这一新现实促使组织探索更有效地使用会议工具的方法。在线会议工具可以更轻松地不间断地举办会议。

为了提高在线会议期间的参与度，您应该抵制直接投入任务的诱惑。这样做会损害关系的建立。相反，您需要通过要求参与者自我介绍并简要分享任何有趣的信息来打破僵局。

这种方法通过在会议中添加社交元素来提高参与度。当参与分享个人内容时，虚拟程序会模拟面对面的互动。另一方面，您需要在会议开始前邀请专家组提问。

这些措施提供了一种确保小组参与的可靠方法。此外，考虑进行民意调查并通过聊天询问答案，以接收有关特定问题的反馈。经常提问可以更容易地与参与者保持个人联系。但是，请避免提出通常会导致死气沉沉现象的开放式问题。

在线会议提供了广泛的优势，包括从任何位置连接的能力。但是，参与者不应进入公共场所以避免分心。机场休息室和咖啡馆等场所可能会让参与者难以集中注意力。即使在家庭办公室，环境噪音也可能成为问题。

在另一个层面上，专家建议不要将过多的主题或议程塞进一个虚拟会议中。尝试专注于一两个主题，并在介绍新主题之前让小组休息一下。每个部分都应该很短（最多 30 分钟），以确保参与者在讨论过程中保持专注。

始终为破冰者预留时间来打破任何社会障碍并营造最佳的团队氛围。打破僵局还可以让人们彼此熟悉，从而促进信任。

大多数面对面的破冰船都是虚拟的。通过分享照片或使用醒目的虚拟背景进行缩放，可以使参与变得有趣。

头脑风暴和投票等活动有助于提高参与度。您可以使用各种专门的工具来开展这些活动。始终保持过程有趣，以避免参与者感到疲倦或无聊。在继续会议之前，您可以随时要求他们休息一下并刷新他们的想法。

建立一种有效的召集小组的方式是处理在线会议的重要组成部分。适当的方法取决于您使用的会议平台。如果您的会议使用纯音频平台，请考虑使用时钟技术。此方法涉及在时钟上分配参与者编号，您将使用它来进行介绍。

使用视频会议平台时，您可以在屏幕上按顺序呼叫参与者。或者，您可以选择按字母顺序介绍面板。

在视频会议期间监控小组成员的眼球运动非常重要。快速的眼球运动可能是参与者正在阅读的标志，而手臂运动可能是由于打字造成的。此外，请注意无聊的表情和精神疲劳的迹象。

当您注意到某个人分心时，您需要引起整个小组的注意。在会议结束时，留出时间来评估会议的效率。突出任何关注的领域并找到纠正缺点的方法。

如果您计划举办同时涉及虚拟和现场参与者的混合会议，请考虑聘请桥梁主持人。这个角色可以由参加物理会议的同事处理。主持人监控实时面板和虚拟面板之间的连接。

确保在线小组成员可以看到、听到和参与诉讼程序非常重要。另一方面，主持人应让物理小组成员了解虚拟小组。实现这一目标的最简单方法是在大屏幕上显示远程参与者的面孔。

许多小组成员不阅读会议记录。您可以确保每个人都阅读简短的文件，方法是让它们简洁明了。许多小组成员不阅读会议记录。您可以通过使用此示例使文件简洁明了，确保每个人都阅读分钟文件。这使您的同事可以了解他们在在线会议期间可能错过的主题。

在某些情况下，专业人士不依赖口头获得的信息，因为这可能会导致沟通不畅。出于这个原因，请考虑发送一封简短的后续电子邮件，其中列出了会议的关键细节。

如果与会者彼此不熟悉，您应该通过让每个人自我介绍来打破僵局。这样做可以让参与者更容易彼此相处。反过来，融洽的气氛提高了会议的生产力水平。

通过与团队分享一些轻松的时刻，鼓励团队领导打破僵局。此外，在在线会议期间促进协作解决问题。这些类型的会议可以提供一种更简单的方法来替代影响诉讼程序顺利进行的标准报告。

协作解决问题涉及领导者选择一个主题供小组成员讨论。该小组共同努力发现观点和重要信息。因此，制定解决特定业务挑战的创新解决方案变得更加容易。

所有参与者都应该有时间专注于议程。这样做有助于在解决问题的过程中提高生产力。

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