电话会议之外：每个团队都需要的 4 种会议技术

来自 Lucid Meetings 联合创始人Elise Keith的客座文章。

每个团队都会见面。 大多数人开会的方式与他们的祖父母和祖父母的祖父母一样。 早于罗马人的会议记录描述了一位领导人高谈阔论，简短的来回讨论，然后以一种不确定的含糊同意的方式结束。 几千年来，会议并没有太大变化。

然后，电话的发明将会议从会议室的限制中解放出来。 PowerPoint 和投影仪将我们从成堆的打印报告中解放出来。

现代领导者如何利用这一进步？ 正是他们的祖先所做的，只是现在他们的演讲通过会议室电话出现了乱码。

是时候将我们的相遇方式带入现代时代了。

随着技术的兴起，在过去的一个世纪里，我们对如何最好地在团队中合作的理解也取得了惊人的进步。 我们现在知道团队可以有效地协作、创新、激励和共同决策。 （提示：不是听别人读要点。）

这四种类型的增强型会议技术建立在这些启示之上，使您的团队能够举办更成功的会议。

1. 视频会议

视频会议每次都胜过音频会议。 大多数公司团队都可以使用视频会议和录制技术，但很少有人使用它。

我们已经变得太舒服了，躲在静音上，看不见，听不到，可以自由地将注意力转移到其他地方。 事实上，研究表明，人们通常更喜欢拨入式会议，因为这意味着他们不再需要假装他们在关注。 我们已经把我们祖先会议的表现不佳，并使其变得更糟。

要获得更好的远程会议，请设置并使用良好的视频会议。

埃尔西·基思

额外提示：也为重要的面对面会议打开视频会议录制。

你终于找到一个让所有高层管理人员都可以就你的大项目开会的时间吗？ 设置您的视频会议软件以录制该会议。 然后将音频转录为文本。 你不会轻易让所有这些人再次聚在一起，这样，你会在你所拥有的时间里获得尽可能多的细节。 您将能够更好地专注于讨论，而不必如此努力地做详细的笔记。

例如，我们将Zoom 的视频会议软件与Meeting Owl摄像头配对，以确保我们获得当前演讲者的良好 360° 视频。

这并不是说笔记没有价值。 事实上，良好的笔记记录至关重要，这就是团队需要：

2. 会议管理软件

会议管理软件使团队可以轻松地在会议议程上进行协作并捕获会议记录。 在会议期间共同记录他们的决定和后续步骤的团队更投入、更有效率，并且更致力于这些结果。

更重要的是，会议管理系统向每个人展示了组织中团队运行会议的最佳方式。

从历史上看，每个人都通过参加会议然后复制他们看到其他人所做的事情来学习如何召开会议。 因此，虽然研究发现了数百种将团队聚集在一起的出色技术，但大多数人从未在实践中看到这些技术。 他们不知道什么是可能的。

会议管理系统使每个人都可以使用会议指导。 没有人必须猜测议程上应该有什么，会议应该持续多长时间，如何引导讨论的每个部分，或者需要写下什么。 该系统说明了所有这些，使组织可以引入一个很棒的会议流程，然后迅速将其传播给每个团队成员。

Teeming 、 BoardVantage和Lucid Meetings都是此类技术的示例。

3. 视觉协作和决策支持

行动在哪里

许多最有效、最吸引人、最有成效的会议技术都利用了我们以视觉方式处理信息的自然能力。 当团队可以移动数据、绘制连接和包含图片时，他们可以更轻松地看到模式。

开发这些技术的团队使用了大量的便签。 会议结束后，他们花时间打扫所有这些涂鸦并打扫房间——这意味着大多数团队将这些强大的协作技术保存在特殊场合。

视觉协作和决策支持软件使便签数字化。 团队可以随时随地进行实时协作，以后无需输入任何内容。 最好的工具还提供了使用纸张无法轻易获得的好处。 例如，在决策支持工具中收集反馈时，您可以将每项贡献匿名，以增加获得诚实、有用反馈的机会。

示例技术包括MURAL 、 Stormz 、 GroupMap和iObeya 。

4. 会议反馈和绩效跟踪

我们估计仅在美国每天就有超过 5500 万场会议。 平均而言，高管每周将 72% 的时间花在会议上。

很少有组织跟踪这段时间的表现。 您能想到其他任何消耗这么多资源但没有以某种方式跟踪或衡量的业务流程吗？

会议反馈和绩效跟踪技术使组织能够深入了解这项巨额投资。 一些技术会根据日历数据自动计算会议成本，从而创建领导者在决定如何开会时需要的硬性数字。 其他技术使用人工智能分析会议反馈，然后根据参与者的情绪和历史模式预测项目是否会成功或销售是否可能完成。

此类别中的技术包括MeetingQuality 、 Gong.io和Inspiometer 。

更好的会议是可能的。 伟大的会议需要改变我们组织和运行这些会议的方式，这在过去意味着您需要大量的引导培训和空白的墙壁空间。

不再。 借助这四种技术，在任何地方工作的每个人都可以举行精彩的会议。

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伊莉丝·基思

Elise Keith 是 Lucid Meetings 的联合创始人，也是《行动在哪里：决定组织成败的会议》一书的作者。 欲了解更多信息，请访问www.jelisekeith.com或www.lucidmeetings.com并在 Twitter @EliseID8 上与 Elise 联系。