5个常见的商务沟通问题（+解决方案）

商业环境是日常生活的众多要素之一，在 2020 年因 COVID-19 大流行而彻底颠覆。 在可预见的未来，新冠病毒迫使几乎所有的劳动力都去偏远地区。 这在不知不觉中造成了许多业务沟通问题。

许多以前对在家工作的员工有严格政策的工作场所不得不放弃以前的规定。 这使他们处于完全未知的领域，这意味着公司必须学会以他们以前不熟悉的方式进行沟通。 在本文中，我们将讨论冠状病毒大流行带来的一些常见业务问题以及如何解决这些问题：

• 缺乏标准化
• 误解和歧义
• 书面交流中缺乏非语言暗示
• 过度连接
• 缺乏反馈

缺乏标准化

在可预见的未来，面对面的会议将成为过去。 技术为我们提供了过多的选择，让我们可以选择这些通信的去向，但现在的问题是应该去哪里进行什么样的通信。 您需要决定何时何地就不同主题进行交流。 缺乏标准化会导致员工之间的沟通孤岛和混乱。 总体而言，它将损害您企业的日常运营。

解决此问题的最佳方法是标准化每个渠道的工作场所沟通流程。 为哪种类型的沟通应该在哪些渠道中进行制定明确的指导方针。 例如，重要的任务应该记录在电子邮件中，发给适当的团队成员。

您的办公室间即时通讯系统（例如 Slack）应保留用于特定项目的对话和饮水机谈话。 应为您团队的客户关系管理解决方案保留对客户交互的评论。

严格标准化内部沟通将为您的组织带来大量优势。 一方面，您将获得所有交互的正式书面记录。 需要查看您的直接下属对其最新项目的评论？ 检查松弛。 希望在客户会议之前查看必要的信息？ 看看您的 CRM。

实施办公室内部沟通的标准化通常也会使事情井井有条。 如果您的团队正在向 slack 或电子邮件发送垃圾邮件，其中包含从相关的客户信息到 Twitter 上最新的 meme 趋势的任何内容，人们可能会开始忽略通过的消息。 通过概述应该发送什么样的消息，您的员工将确切地知道收到的每条通知会发生什么。

误解和歧义

面对面会议的最大好处可能是对话中交流的文字背后的背景和动机通常相当清楚。 这是因为人们可以在需要时提出后续澄清问题。 通过书面对话，这个机会就会丢失，并且会发生沟通不畅和沟通中断。

但是，由于冠状病毒大流行，面对面的交流受到了严重限制，因此越来越多的人选择使用 Slack 和电子邮件等内部网交流渠道与同事交流。 它比需要协调视频或电话呼叫更快、更有效。 但那些在 slack 或电子邮件接收端的人可能无法实时收到它。 这可能会导致在进行清晰且可能很困难的对话时出现一些问题。

这些渠道的便利性对于忙碌的员工来说非常有用，但也有许多缺点。 通过书面交流很容易误解某人的想法。 人们可能过于害怕或没有时间发送后续消息并等待回复。 因此，这意味着有时员工对他们的任务应该是什么有一个模棱两可或误解的想法。

解决这个问题的方法很简单——在将重要信息发送给同事之前先坐一会儿。 确保所有组织沟通都清晰明了，这对所有相关方都是互惠互利的。 这在冠状病毒大流行期间尤其重要，因为人们在不同时区使用不同的时间表。

向同事发送含糊不清的信息可能会使您重新投入重要的项目，因为它们最终可能需要额外的跟进。 为了避免这种情况，请务必校对消息，并在适当的情况下也可能让第三方校对。

书面交流中缺乏非语言暗示

就像无意中发送模棱两可的信息一样，仅仅依靠书面沟通渠道势必会导致一些沟通问题。 如果无法利用身体暗示、面部表情或语气，沟通者很容易误解某人的意图。 在文化差异是一个因素的对话中，缺乏口头暗示可能会特别令人困惑。 最友好的人在书面对话中的表现可能会有所不同，这对某些人来说可能会令人难以置信。

您可以利用多种通信方法来确保您的信息以您想要传达的相同语气发送。 如果您想发送更轻松的信息，请输入表情符号或感叹号。 越来越多的企业开始利用表情符号作为一种创新的商业交流工具。 这将把一个听起来严厉的信息转变为积极和鼓舞人心的信息。 它可以避免你无意中强迫同事怀疑你是否对他们不满意。

当然，您总是可以简单地用简单的文字将您想要传达的信息包含在信息中。 这是确保您发送消息的人确切知道您要说什么的最直接的方法之一。

但避免与此相关的问题的最有效方法是进行视频通话。 随着冠状病毒大流行继续肆虐全球，面对面的会议目前不是一种选择。 视频会议是下一个最好的事情。 它们是与同事有效协作的最佳方式。 面部表情和语气在视频通话中清晰表达。

正如我们之前报道的那样，“87% 的远程员工表示，他们在使用视频会议时感觉与团队和项目的联系和参与度更高。” 视频通话无疑提高了商务沟通的效率。

过度连接

资料来源： Gineris

在可预见的未来，几乎所有员工都在家工作，办公时间与员工个人生活之间的界限变得模糊。 在整个大流行期间经常有报道称，绝大多数人都在办公室花费更多时间，因为它现在位于他们的家中。 这意味着员工有被过度连接的风险。

如此容易被过度连接的能力导致人们过度工作。 由于在家工作日程安排所提供的灵活性，许多人都感到压力要一直“工作”。 这意味着他们可能会在下班时间发送消息。

这可能会导致以前设定了界限的人感到压力也要做同样的事情。 工作时间远远超出正常工作时间会导致倦怠，导致员工表现不佳。 这最终会对您的业务产生负面影响，您的员工敬业度也会受到影响。

避免这种情况发生在您的员工身上的最佳方法是制定基本规则。 明确表示，任何人都不应在正常工作时间之外工作。 鼓励员工在晚上完成工作后注销工作设备——大多数消息可以等到第二天。

执行此信息的一个好方法是让高层管理人员遵守这些规则。 如果员工看不到他们的主管做同样的事情，他们就不太可能在下班后工作。 让您的组织保持更新将确保其发挥最佳能力。 它将整体促进健康的团队合作。

缺乏反馈

资料来源：工作的好地方

一个健康繁荣的企业需要从各个方面审视自己。 如果管理层不征求员工的反馈意见，办公室间的员工沟通就会变得无效。 它需要双向流动才能有利于您的公司。 通过发送调查等方法收集员工的反馈可以显示您的员工目前的情况。

员工的反馈现在比以往任何时候都重要。 虽然冠状病毒大流行已经在全球范围内蔓延了一年的大部分时间，但不同的人对此有不同的反应。 有些人可能只是现在才感受到这种情况的压力和焦虑。 您的员工对大流行的反应将不断变化。

定期反馈是了解您的员工在特定情况下的表现以及您可以采取哪些措施来支持他们的唯一方法。 这些信息可以帮助您领先于失去努力工作的动力的员工。

反馈还可以让您深入了解管理层的工作方式。 除非您的员工通知您，否则您可能不会意识到您正在做的事情不起作用。 根据反馈采取行动并调整前进的流程是改善运营的唯一途径。

结论：良好的沟通将使员工更快乐

在可预见的未来，冠状病毒大流行改变了办公室的面貌。 在办公环境中工作可能再也不会一样了。 手头的多变情况意味着您的公司将不得不不断调整以避免重大的沟通挑战。 一路走来会有坎坷，但要花时间解决可能出现的常见沟通问题。

仅仅因为这些天您办公室的外观看起来不同并不意味着您的远程工作人员会不高兴。 正如我们之前报道的那样，90% 的远程员工希望在余下的职业生涯中继续灵活地工作。 通过满足员工的需求，您将确保他们感到高兴，从长远来看，这将对您的业务大有裨益。