商务电话账单：浏览隐藏费用和考虑 VoIP 的原因

企业总是希望尽可能地省钱。 一个很好的起点是检查账单的成本。 很容易忽略贵公司在桌面电话和手机服务上花费的金额。 随着冠状病毒大流行推动商业世界依靠商业 VoIP 维持生计，您选择的电话服务现在比以往任何时候都更加重要。

电话是新客户首次与公司打交道的最常见方式，电话仍然是客户支持的首选方式。 鉴于这种必要性，电话供应商通常愿意承担各种费用，这些费用可能会显着增加您的每月账单成本。

其中一些费用可能是针对您很少（或从不）使用的服务，而另一些则被含糊地命名为“维护费”和每个人的最爱：税收。 一些商务电话供应商在想方设法吸引客户时表现出的创造力水平是没有限制的。 除非您已经仔细审核了公司的账单，否则您很有可能支付的费用超出了必要的范围。

如果您不了解传统手机对您的业务造成的损失，我们会为您记下一些提示，以便您在下次账单到达时密切关注这些项目。 在本文中，我们将介绍以下部分：

• 如何减少电话费
• 查看您现有的电话账单
• 考虑您需要的功能
• 考虑一下您可以从现代 VoIP 解决方案中获得什么
• 查看您的选择

如何减少电话费

您的账单可能是一项必要的业务费用，但这并不意味着它必须让您的公司付出代价。 对于小企业主来说，这个成本可能特别高。 要考虑的一件事是您当前电话系统的总运营成本。 您可以通过将购买电话系统的成本与操作它的成本相加来计算该成本。

一旦您确定了该成本，您就可以决定您为商务电话系统支付的费用以及您目前为操作它所支付的费用是否值得。 您可以将该价格与您每月的当前账单进行比较。 这样，您就可以看到应该更改设置的哪个方面。

查看您现有的电话账单

了解您应该从与电话服务相关的成本中削减多少的最简单方法是查看您现有的账单。 例如，提供商通常会为各种套餐提供折扣，并且可以通过将账单合并为一次付款来降低贵公司的管理成本。

这让你看起来像是在省钱。 然而，这也导致了更复杂的账单，其中供应商可以塞进额外的费用，否则可能无法通过更简单的账单来实现。

FCC 甚至创建了常见问题解答页面，涵盖了电话账单填塞等主题，以帮助人们了解电话公司未经授权收费的习惯。 该机构指出，您的账单越开始看起来像信用卡账单，您就越应该担心您是否支付了合理的金额。

“欺骗是临时抱佛脚的标志。 填鸭者经常依靠令人困惑的账单来欺骗消费者支付他们没有授权或接受的服务，或者费用超过消费者被引导相信的费用……联邦通信委员会估计填鸭已经伤害了数千万美国家庭。

您可能已经经历过从一项新服务收到您的第一张账单时的震惊。 电话公司的初始报价可能没有提及税费、附加费或您将在第一张账单上提前一个月收费（供应商有时会从安装日期以及下个月的第一张账单上收取费用）。

电话公司通常必须为服务支付销售税，因此他们从客户那里收取销售税也就不足为奇了。 但是，您应该确保收取的百分比实际上符合您当地的销售税，而不是夸大。

另一方面，附加费和其他此类项目完全是主观的，可能会为协商您的账单提供更多的回旋余地。

以下是您应该密切注意的账单上的一些项目：

• Rollover Lines——这些线路在传统的 PSTN 电话线路中可以找到，允许您的企业一次处理多个呼叫，这样您的客户就不会遇到忙音。 这些并不便宜，因为它们每条线路可能会使您的业务损失高达 30 美元。 需要注意的是，您可以从 IP 系统获得相同的功能，而无需任何额外费用。
• 电线维护——再一次，这是固定电话特有的项目。 这是与办公室布线成本相关的费用。
• 长途和通行费——如果您的企业必须拨打大量长途和免费电话，您将无能为力。 但是您可以通过将这些通信转换为电子邮件或 IP 电话系统来削减成本。
• 用户和分机——传统电话系统不仅对翻转线路收费，而且对您需要的每条线路收费。 请注意，提供商也倾向于按用户收费，因此值得在这里比较不同提供商的价格。

有些费用将一成不变，但您可能有一些回旋余地。 如果某项费用对您来说似乎太高，与您的提供商联系并尝试协商是值得的。

考虑您需要的功能

降低账单相关成本的下一步是考虑电话系统所需的所有功能。 无论您使用的是 PSTN 还是 IP 电话系统，如果您将不使用的功能捆绑在一起，您通常会陷入昂贵的合同中。

考虑您的电话系统所需的功能非常重要，这样您就可以找到只需要您支付所需费用的计划。 以下是您的下一个电话系统提供商需要考虑的一些基本和重要功能。

呼叫转移- 这是一项基本功能，可确保您的客户无论如何都能联系到您。 因此，如果您将时间分配在办公室和家里工作，您可以将电话从您的公司号码转移到您的移动设备。 许多 VoIP 提供商（例如 RingCentral）提供远程呼叫转移作为一项基本功能，因此您可以即时转移呼叫以确保您始终可用。

分机— 在传统的 PSTN 电话系统中，分机是物理连接到主号码的另一个电话号码。 你做的布线越多，成本就越高。 IP 系统几乎可以做到这一点，并且许多系统提供了一定数量的扩展，这些扩展内置于基本计划中。 例如，Grasshopper 提供了一个 26 美元的单独计划，其中包括最多三个扩展。

远程支持— 毫无疑问，您需要维修电话系统。 但是，随着冠状病毒大流行继续使绝大多数员工处于远程状态，让外部员工进入您的办公室检查您的设置可能不再可行。

如今，寻找提供远程支持的电话提供商是一个更可行的选择。 Nextiva 提供了一个远程支持系统来为他们的用户提供这个产品。

无限通话-由于大流行，现在电话比以往任何时候都更加重要。 由于面对面会议基本上已经停止，您的企业可能会在电话上花费更多时间。 因此，为您提供无限通话时间的电话系统应该是重中之重。 许多 IP 电话提供商提供无限通话，包括 Vonage Business。

通话记录——通话记录是一种很好的方式来研究你的员工的表现，尤其是你的销售团队，并衡量你为客户提供的体验。 通话记录可以为您提供关键的详细信息，例如通话的日期和时间、持续时间、来电显示，以及通话是否被接受或发送到语音信箱。

这是许多提供商可以提供的基本功能。 8×8 提供通话历史记录、管理通话记录和计划内通话记录指标的能力。

考虑一下您可以从现代 VoIP 解决方案中获得什么

鉴于您的公司可能已经为宽带互联网连接付费，甚至可能已经建立了一个完整的内部网，因此在切换到 IP 服务时应该有最小的摩擦和可观的节省。 除了可能的 IP 电话外，不需要任何额外的硬件。

大多数公司每月收取大约 20 美元的商务 VoIP 线路费用，其中包括您对标准电话线路的所有期望（商务语音邮件问候、呼叫等待等）以及通常不包含的一长串功能。传统电话产品，或根本不可用。

您可以期待您选择的任何 VoIP 提供商提供的增强功能。 以下是一些需要注意的事项：

IVR — 托管 IVR（交互式语音响应）是一种电话菜单和路由系统，它为呼叫者提供交互式菜单，以便将他们引导至所需的部门。 由于它是一个智能系统，IVR 可以执行涉及来自呼叫者的是/否或与数字相关的答案的任务。 此功能为您的员工节省了时间和生产力，同时确保您的客户有更短的等待时间。

自动话务员- 此功能可以帮助取代您组织中接待员的角色。 因此，与其要求您的呼叫者首先与接待员通话以便转移到正确的一方，他们只需按下与正确部门分机相关的号码即可。 与 IVR 一样，此功能还可以为您的组织节省时间和金钱。

视频会议— 大多数 VoIP 提供商在其电话计划中包含其他通信方式。 视频会议是最受欢迎的选择之一。 这只是一个 PSTN 电话系统无法为您提供的功能。

某些 IP 电话计划的视频会议功能甚至允许数百名参与者同时加入，让您在大流行期间尽可能接近面对面的公司会议。

移动应用程序— 大多数 VoIP 电话提供商都有自己的软件电话应用程序，让您可以随时随地接听商务电话。 除了传统的语音通话外，这些应用程序通常还允许视频聊天和短信业务消息。 您通常可以在通信方式之间切换，将先前对话中的信息保存在您的每台设备上。

随着统一通信的发展趋势，VoIP 还可以使您的业务运营更加集中。 大多数 VoIP 平台支持与 Salesforce 等外部平台的集成，允许您将通信和其他应用程序整合到一个位置。 这附带了一长串好处，我们最近概述了我们的统一通信初学者指南。

查看您的选择

如果您的电话服务提供的不仅仅是拨号音，而且您每月为此支付的费用超过 20 美元或 30 美元，那么使用任意数量的供应商提供的 VoIP 套餐，您的业务可能会好得多。 以下是根据数百名 GetVoIP 用户的评级对五家顶级商业 VoIP 提供商的细分：

结论：VoIP 是减少商务电话账单的最佳方式

对于电话公司膨胀账单的所有创造性方式以及您可能能够协商较低费率的所有方式，VoIP 可能是为您的小型企业电话服务需求省钱的最简单方法。

除了比传统电话服务更便宜之外，基于云的通信平台还支持广泛的功能，这些功能可以对运营效率和公司内部以及与客户沟通能力的整体有效性产生相当大的影响。