业务流程自动化及其如何推动企业效率

已发表: 2022-01-13

每家公司都有数百个手动执行的内部任务。这些领域的结构是为了完成它们的任务和目标，而不管它花费的时间或执行的功能。那么为什么不启动流程自动化和数字化转型呢？

面对市场的不断演变和不断变化的趋势，公司必须搁置浪费时间和资源的任务来实现流程自动化。

如今，我们谈论手动执行大量流程的公司似乎很奇怪，但事实并非如此。全球 69% 的组织没有跨越数字化转型，这可能是由于无知或害怕创新。

事实是，不自动化流程的公司花费过多的时间在他们可以在技术帮助下完成的任务上。

什么是业务流程自动化？

当我们谈论业务流程自动化时，我们指的是在业务中执行重复任务或流程的技术。这种用途使您能够最大限度地降低成本、提高效率并简化日益复杂的操作。

数字化转型与自动化有很大关系。它描述了借助新技术优化业务流程。

自动化流程可提高效率，创建合理的标准，并最终帮助组织节省时间、金钱和资源。它还组织重复的、大容量的任务，因为它们更容易被机器访问并为组织带来最高的利润。

您是否知道团队将将近 20% 的时间花在我们可以自动化的任务上，例如分析运营数据和查看状态报告？出于这个原因，CEO 已经了解流程自动化已成为一种趋势，并正在努力将其融入其中。

例如，呼叫并跟进大型客户群的销售代理将受益于使用设置呼叫、创建提醒和自动更新日历或客户数据库的控制和自动化系统。考虑到它们的特殊性，同样的例子也适用于销售或技术支持领域。

但不要认为自动化只会使某些领域受益。自动化流程对于跨职能方面最有效，跨越整个业务和集成应用程序。在本指南的后面部分，您将发现流程自动化的所有好处。

业务流程自动化工具如何扰乱工作场所

每家公司都必须进行彻底的分析以了解自己的需求，从而在报告最大收益的领域实施自动化。

在本指南中，我们选择了市场上最常见的过程自动化类型。

1. 知识库

这种类型的过程自动化已经在市场上获得了相关性。千禧一代越来越多地使用搜索引擎在向客户拨打服务电话之前寻找答案。此外，Econsultancy 发现 51% 的客户更喜欢通过知识库获得技术支持，因为它更具交互性且更易于使用。

同样，67% 的千禧一代客户在去年提高了他们对客户服务的期望（包括实施知识库等新工具），78% 的客户在一次糟糕的客户服务体验后将业务转移到其他地方。

现实情况是，客户已经改变了他们的消费习惯，更喜欢能够让他们更加独立的工具。

2. 自我保健

福布斯杂志透露，40% 的客户更喜欢自助服务而不是人际接触，因为他们更愿意私下解决问题，并且不想让他们的问题听起来“愚蠢”。

自我是一种策略，它使用数字渠道让客户在没有代表帮助的情况下下订单、回答他们的问题并寻求护理或服务。

它是一个使用人工智能并为消费者提供自主权、敏捷性和效率的客户服务系统。

此时，您可能会认为我们指的是知识库，它们之间没有区别。然而，自助服务更进一步，因为它专注于客户体验。

3. 客户关系管理

当我们谈论公司流程的自动化时，我们不能忘记这一类别的伟大明星之一：销售中的 CRM。

在销售中的 CRM 指南中，我们将此类软件定义为“一种技术工具，负责将所有客户数据组织在一个地方，并允许您的销售团队自动执行管理任务、组织流程以及优化和管理管道”。

定义清晰而准确。它解决了几个细微差别，并表明 CRM 是一种方便的工具，可以帮助销售代表日常工作。

4. 全渠道关注

全渠道是您可以用来为客户提供优质护理和服务的策略。

谈论全渠道自动化就是谈论其他类型的流程自动化。它属于每个人都可以优化员工时间并改善客户体验的保护伞。

全渠道策略促进业务流程自动化，当所有渠道都很好地集成时，用户可以从使用最适合他们当时需求的渠道中受益。

考虑到上面提到的流程自动化的类型，我们可以看到全渠道的一些特征以及它对向数字化转型飞跃的重要性。每一项都在全渠道战略中发挥着重要作用，以优化企业的时间和资源。

企业应自动化运营的 5 个原因

流程自动化为实施它的公司带来了一系列优势。我们可以先验地认为，最大的受益者将是合作者和工作团队，他们将避免一些需要大量时间的任务。

但事实是，组织和客户也将从中受益。以下是流程自动化的七个优势。

1. 提高生产力

所有管理者的梦想是在不延长工作时间或投入更多资源的情况下提高团队的生产力。有些任务需要不必要的努力，并且可以通过自动化来提高生产力。

例如，专业人员平均需要 18 分钟手动查找文档，占他们时间的 20% 到 40%，他们每天花费 50% 的时间搜索信息。

想象一下他们可以通过自动化这些流程来实现什么！

事实上，工作团队最好把时间花在其他活动上，例如改善客户服务和注意力，并在他们的一天中有空间进行培训或增加他们的知识。

60% 的公司区域可以通过业务流程自动化节省 30% 的时间。这种改进将反映在生产力的提高上，因为他们将有更多的时间专注于遵守拟议的目标。

2. 迈向数字化转型

对于不在这条道路上的组织来说，数字化转型似乎是一个复杂而压倒性的目标。但是，流程自动化可能是采用持续转型文化的基本步骤，它使您的公司可以减少管理任务的时间，专注于其他方面的改进。

原则上，可以将需要更广泛资源可用性的手动流程自动化，并根据他们的需求改变路线。一旦出现一些差异，将更容易自动化流程以更好地利用团队的时间。

3. 更清晰的流程

自动化需要对公司的每个流程有一定的清晰和理解。如果您不认识负责运行流程和所涉及任务的人员，您就无法有效地设计和自动化您的工作流程。

流程图可以作为培训资源并阐明所有员工。通过分析自动化流程获得的信息可以显示其当前发生方式与其最终版本之间的差距。

4. 更敏捷的流程

这似乎是一种冗余，但流程自动化的一大好处是简化。明确的问责制、结果分析、可定制的通知、有价值的见解和更快的周转速度使消除低端活动并专注于改进增值任务变得容易。

五、完成任务记录

通过流程自动化，还可以记录特定活动的所有细节。我们可以提供此信息以在内部审计或评估期间证明合规性

适用于多个行业的 5 个最佳业务流程自动化解决方案

运营自动化的最大好处是降低成本、提高生产力、可用性、可靠性和性能。

1. 降低成本

自动化有很多好处，这是主要的好处之一。每个企业都面临着提高盈利能力的国际压力。实现这一目标的一种方法是降低成本。但降低数据中心的能力会对整个公司产生负面影响。

自动化软件是一种更具创新性和更好的控制和降低成本的方法。它提供的最重要的机会是增加客户（最终用户）服务，同时系统地降低成本。

管理层经常忽略这种节约潜力。大多数现代服务器的运营成本都很低，这意味着总拥有成本更低。操作人员的价格可高达总成本的71%。

2. 提高生产力

流程和任务自动化的第二个主要好处是生产力的显着提高。随着组织的技术需求增长，生产力成为一个重要的问题。通常，由于某些业务领域拥有提高效率和生产力的工具，因此 IT 运营处于次要地位。

桌面生产力软件的普及在办公室和人力资源环境中产生了巨大的成就。但是，PC 的普及并没有减轻 IT 专业人员的工作量，而是意味着他们必须做更多的事情。

随着人们越来越多地使用计算机，他们对系统的要求也越来越高。更多的用户产生更多的工作，尽管减少了打印报告，但打印输出有所增加。

尽管有在线交易和客户端/服务器系统的趋势，但批处理工作负载仍在继续增长。批处理作业仍然消耗大部分 CPU 时间，并且在大企业中，作业不断开放。

3. 可用性

可用性是流程自动化的第三大好处。企业越来越依赖计算机。人们通过在线系统进行日常业务：采购订单装载、预订、组装说明、运输订单，等等。如果计算机不可用，公司就会受到影响。

几年前，计算机几个小时不可用是可以接受的。在这个时代，随着云计算的大量使用，关键系统的中断可能会造成数百万美元的销售损失并损害公司的声誉。

4. 可靠性

生产力是自动化的一个明显好处。然而，可靠性是皇冠上真正的宝石。它是任何优秀 IT 运营部门的基石，没有它，您就会造成混乱、混乱和不满的用户。

IT 运营需要两种相反的技能：一方面，运营人员需要高技术技能，例如了解操作系统的复杂性以及分析和解决出现的问题。另一方面，必须满足同一个人按下按钮和装入纸张。

自动化流程确保作业不会被遗忘或乱序运行，您输入的数据是正确的，并且会发生任何必要的特殊处理。

5. 性能

流程自动化的第五个好处与性能的显着提高有关。每家公司都希望其环境表现得像纯种马一样。

尽管计算的进步使它们每年都变得更快、更便宜，但需求总是让它们以总容量工作，并最终超过计算基础设施的能力水平。这使得许多公司希望提高他们的系统性能。

提高性能的两种选择是：升级硬件或购买更新的系统。而且这两种选择都很昂贵。也可以调整和配置系统以更好地执行，但这需要高技能人员的工作，他们通常不能 24 小时都在工作。

而且，一旦我们为给定的工作负载配置了系统，如果工作负载发生变化，配置就不再是最佳的。自动化软件可以解决这些挑战并帮助提高系统性能。

结论

流程自动化已成为一种趋势，企业必须适应以避免被市场淘汰。当然，每个组织都有其优先事项，但不可否认的是，技术是优化许多任务和提高团队生产力的手段。

想想数字化转型如何彻底改变手动任务并最大限度地减少人为错误。确定要自动化的流程对于重新定义公司的数字化转型路径至关重要。员工将有更多时间可用于更复杂和更重要的任务，而组织将享受这些好处。

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