2019 年优化商务语音邮件问候语的 15 个技巧

我们都知道，当我们最忙时，无论我们以什么为生，一天中都没有足够的时间来满足每个人的需求。 大多数人都理解这一点并乐于接受，只要他们收到的语音邮件信息丰富且可操作。 在 2019 年，个性化体验至关重要，企业必须优先考虑客户体验并围绕客户制定战略。

确保您创建的商务语音邮件问候语也很重要，以鼓励您的客户在哔声后留言。 有很多方法可以确保发生这种情况； 我们在这里与您分享优化您的商务语音邮件问候的十五个技巧。

1. 找出你的痛点

在您开始起草和实施业务语音邮件问候语之前，您需要确定您的痛点。 例如，如果您对客户没有在语音邮件中留下足够的上下文感到不安，请确保您清楚地说明了语音邮件中需要包含的内容。 如果您的客户不熟悉您的业务运作方式并在下班时间继续打电话，请确定什么时间最好打电话，并说您会在早上第一时间回复消息。

识别您的痛点的一种方法可以很简单，例如与您的团队会面，讨论是什么让他们的一天 - 以及客户的一天 - 变得更加困难。 通过预测您的客户自己努力寻找的东西，您可以在他们留下语音邮件之前解决他们的问题，或者至少为他们指出正确的方向。 这将有助于减轻您自己的痛苦，让客户更容易浏览体验，从而使流程更有条理。

2.识别客户痛点

要记住的一件事是，这不仅仅与您有关。 是的，您需要认识到是什么让您的生活更轻松，但您需要确保您知道是什么让您的客户的生活更加困难，以便您确定您需要他们听到什么样的可操作语音邮件问候语。 当然，这也会让您的生活更轻松。

他们是否想通过可能会或可能不会将他们定向到正确的人的 IVR 菜单坐下来？ 他们知道你是一个男人/女人的团队，没有理由坐在菜单上吗？ 完全跳过菜单，让他们尽快留言。 没有理由添加任何额外的步骤或让您的客户经历跳跃和障碍来留下简单的语音邮件。 当您确定客户的痛点是什么时，您就可以更轻松地确定您希望他们做什么来使每个人都免于不必要的压力。

3. 确定您的号召性用语

一旦您确定了您的痛点，您会发现更容易确定您的语音邮件问候语中需要包含哪些说明。 我们之前暗示过这些，所以让我们分解另一个例子。 如果您希望您的客户留下语音邮件，但您也希望他们访问您的网站以获取有关他们问题的更多帮助，请给他们明确的号召性用语，例如他们可以在收听您的消息时轻松写下的网站地址。

您的号召性用语必须易于理解，并且在呼叫者聆听时易于执行。 使用有效的号召性用语的一个技巧是自己测试一下。 您可以在通过电话收听时写下整个网站的 URL 吗？ 根据进展情况，您将确定您是否说得太快或您的指示是否太复杂而无法遵循。 调整您的号召性用语可以在消除痛点和改善客户体验方面产生重大影响。

4. 指导调用者进程

既然您知道需要执行什么样的操作来优化客户体验，同时确保您的一天尽可能顺利，您必须确保您的客户知道如何执行您希望他们执行的任何操作。 当企业优化其业务语音邮件问候语以确保流畅的体验时，号召性用语需要放在前面和中心，并有一个简单的流程可以遵循。 当最后期限临近时，人们想要快速得到答案，而一个团队只能处理这么多杂乱无章的信息。

如果您希望他们留下语音邮件，请从一开始就告诉他们：“请留下您的姓名、打电话的原因以及与您联系的最佳方式。” 如果您希望他们在正常工作时间给您回电，请告诉他们：“请在正常工作时间给您回电。” 如果您希望他们回电，为长时间的谈话做好准备，您可以说“请参阅我们网站的常见问题解答页面”，然后提供 URL。 永远不应低估自助服务。

5.简化你的问候

既然您知道客户在留言时希望他们做什么，那么您必须确保该消息清晰地传达出来。 由您的几个同事运行它，并询问他们您的问候是否有意义，并在必要时进行调整。 如果你说得太快，请放慢速度。 会计不是最吸引人的职业。

更重要的是，您的来电者觉得他们可以就他们不太了解的主题向您寻求帮助。 简化问候语的一种非常简单的方法是使用较小的单词。 想象一下你自己向一个三岁的孩子解释你想要什么。 您的客户并不愚蠢，但他们不会总是熟悉典型的商业术语。 确保您正在调整您的问候语，以适应缺乏熟悉、不必要的细节和技术信息的情况。

6.注意单词选择（特别是动词）

我们已经提到在您的商务语音邮件问候语中传递简单、易于理解的消息的重要性，但我们现在需要谈谈单词选择。 在您的商务语音邮件问候语中密切注意您的单词选择。 在一个人意识到你的真正意思之前，某些词会触发某些动作。 下面是一个具体的例子，说明单词选择如何导致客户和会计师之间的混淆：

医生办公室的秘书创建了一个语音邮件问候语，上面写着：“如果您与我们有预定的会议，我们可以使用您去年的所有医疗文件的副本，所以请做好准备。” 使用“可能”这个词会给患者一种印象，即他们不一定“需要”去年的文件。 看到“可以”和“需要”之间的区别了吗？ 您的措辞会显着影响未来的会议。 如果您希望客户执行特定操作，则需要密切注意如何表达您的号召性用语。

7. 说清楚

如果您在一天中的繁忙时间录制语音邮件问候语并且有大量背景噪音，则它可能会干扰您希望客户执行的号召性用语。 如果你没有直接对着电话说话并且你的声音正在破裂，请将电话靠近你的嘴，慢慢说话，并在必要时从脚本中读取。

当您在留下可操作的商务语音邮件问候语时，您不能冒任何潜在的沟通不畅的风险。 你想清楚地发音每个单词。 在创建商务语音邮件问候语时，请注意您所在的位置和正在执行的操作。 如果您在零售业工作，并且正试图提出节日问候语，您可能希望远离无休止的行列，这样您就可以清晰地思考和说话。

8. 创建脚本

熟能生巧。 再一次，另一个明显的，但它必须强调。 如果您希望您的语音邮件问候语是真实的，您必须练习。 如果你只是简单地把一个听起来和感觉很匆忙的问候放在一起，你的客户不会让你侥幸逃脱。 你会表现得好像你真的不在乎，这不会让任何人相信你优先考虑客户体验。

如果您的客户觉得您不在乎，他们会将业务转移到别处。 经验是企业之间的差异化因素。 当客户被他们的朋友和家人询问与您合作有多容易时，通过制作语音邮件问候脚本以微小的方式改善整体体验的巨大努力可能会产生巨大的变化。 在社交媒体时代，消息迅速传播。 您提供的积极体验越多，即使您不在，这些人就越有可能回电。

9.避免技术术语

有时很难记住客户不具备您和您的同事所拥有的有关您的业务的知识和专业知识。 同样，商务语音邮件问候背后的主要思想是提供清晰、可操作的消息。 如果您使用仅对您和您的同事有意义的技术术语，您将疏远客户，而不是鼓励他/她留言。

避免这种情况的一种方法是编写脚本。 当您为商务语音邮件问候语编写脚本时，请务必查看它，看看是否有任何俚语或商业术语可能意味着两种不同的事情，具体取决于您的观点。 如果有任何混淆的可能性，请修改脚本并简化语言。 你总是可以问一个你不合作的朋友，看看你的信息是否也很清楚。

10.获得季节性

对于任何企业来说，假期通常是一年中最繁忙的时间——尤其是零售业。 很明显，对吧？ 很明显，您，作为疲惫的员工或业务经理，对您的来电者能够识别出这对您意味着什么的能力有多大信心？ 您认为他们了解日复一日长时间工作的折磨以及这对您的身心状态有何影响吗？ 他们可能会，但他们可能更关心获得个性化的体验。

无论如何，您必须提醒您的来电者这是假期，事情很忙，并且为了让您的业务更顺利地开展并吸引尽可能多的客户，您需要您的客户留下详细的信息，并且您需要您的语音邮件问候语来表达现在是假期，事情会变得更慢。 通过承认这是一年中最繁忙的时间来保持透明，让客户可以期待等待。 这有助于改善客户体验并使他们感到更受欢迎。

11. 监控音质

贵公司使用哪种商务电话服务？ 如果它们最近没有更新，或者您没有切换到通常提供更好音质的高端 VoIP 电话，那么是时候升级了。 您使用的设备可以使一切变得不同。 归根结底，人们会根据诸如此类的小事来判断您的业务。

你可以想出完美的商务语音邮件问候语，但如果质量低，意味着有静电，音量太低或太高，或者单词被打断，你就会疏远你的客户，让他们认为他们不在乎基于非常重要的第一印象。 解决方案很简单：用手机拨打您的号码。 您的商务语音信箱问候语听起来如何？

12. 监控特定于呼叫的 KPI

诸如剩余语音邮件数量之类的 KPI 可以很好地表明即使是最小的更改也会对收到的语音邮件数量产生影响。 如果您决定大声说话，请跟踪潜在的增加或减少，以确定您的更改是否有任何影响。

您可以对其进行微调，类似于公司 A/B 测试其网站、广告、调用脚本以及任何其他需要更改的内容。 您查看的通话元素越多，您就越有可能优化您的语音邮件问候语。 如果你没有说“你好”就直接打招呼，那么在第二次尝试时让你的问候更加个性化。

13. 更新你的 IVR（如果你有的话）

如今，大多数企业都将配备某种 IVR 系统，将呼叫者引导至他们需要联系的部门。 不幸的是，我们面临的一个常见问题是菜单与您正在寻找的内容不符，或者它们与当前的业务战略不符。 您有多少次通过菜单等待正确的数字按下才意识到您绝对需要与代理交谈？

呼叫者不会花时间坐在不允许他们至少留下语音邮件的菜单上。 如果呼叫者知道对方的分机号码，一个选项可以而且应该是“按 1 留下语音邮件”或类似的内容。 这样一来，客户就可以感觉好像他们在表达他们的担忧而无需与代理人交谈，并且代理人不会为他们在处理其他事情时无法接听而感到抱歉。

14. 帮助客户做好准备

任何企业的一个主要痛点是当客户没有准备好打电话或开会时。 例如，如果您是一名律师，您需要您的客户准备好他们的文件。 你也知道有大量的文件需要整理和归档——通常也有很紧的截止日期——客户必须让所有文件都易于访问。

您也必须传达该信息。 如果客户没有准备好，您知道您的时间将被浪费在试图解决丢失的文件上。 为避免这种情况，请确保您的语音邮件问候语强调参加会议的重要性，并准备好任何可以加快流程并让您的生活更轻松的信息。 突出显示客户需要携带的一些最常见的文件和信息，以便他们从正确的起点开始。

15. 表达您的可访问性

这是一个有趣的事实：千禧一代并不懒惰——尤其是在拥抱美国的企业家精神方面。 他们是劳动力中人数最多的群体，他们发现企业为他们提供个性化体验至关重要。 如果您尝试针对年轻客户，您的语音邮件问候语需要反映您与他们合作的愿望。

为此，您可以简单地说：“我期待与您交谈并尽快解决您可能遇到的任何问题或疑虑。” 这意味着您将阅读您的消息，您将响应这些消息，并且您将解决任何问题，无论客户有多大或多小。 通过让自己更容易接近来充当导师是改善整体客户体验的好方法。 让您的企业语音邮件问候反映这是向客户展示您的优先事项所在的好方法，即使您现在无法接听电话。

最后的话

商务语音邮件问候语一点也不难优化。 这一切都归结为做好准备，了解您和您的客户需要什么才能使每次互动顺利进行，确保您的信息易于理解并清楚地表达您的意图，并保持开放和乐观。

企业主和日常客户都知道，有时候——比如假期——事情会变得很忙。 当您对无法接听电话的原因保持透明时，人们通常会理解并且更愿意对您的业务保持耐心。 如果目标是鼓励更多人留下语音邮件，那么您的问候语必须是可操作的，并清楚地表明您希望呼叫者做什么。 让来电者转到语音信箱并不是世界末日。 它会发生，所以你必须充分利用它。

这十五个技巧只是起点。 有些可能适用于您的业务； 有些可能不会。 然而，让它们都值得关注的是它们实施起来的容易程度。 他们还确保客户体验始终是第一要务，如果不是，则应该已经如此。 一天中的忙碌时刻不足以成为忽视客户需求的有力借口。 当这些技巧立即投入使用时，它们将极大地有益于您的业务。