10 个基本的团队协作功能以及哪些工具具备这些功能

团队协作软件帮助员工了解他们的职责，并允许项目经理监控项目进度报告。

但是，大多数团队没有利用该软件提供的其他协作功能，例如看板、检查表、时间跟踪和任务依赖关系。

这些协作功能以及下面概述的功能使项目负责人能够将任务管理提升到一个新的水平，并为员工提供更加精简和平衡的工作流程。

项目经理应该寻找哪些团队协作功能？

对于项目经理来说，最重要的团队协作功能是那些提供对项目进度和整体团队工作流程的实时洞察的功能。

以下功能提高了团队领导者作为主管的角色，并使个人、团队和公司范围内的员工更容易沟通。

合适的团队在线协作工具提供的功能使项目经理能够快速解决障碍并平衡员工工作量。 他们还让团队成员了解他们的长期和短期责任。

任务分配

要寻找的最重要的团队协作功能是任务创建和分配。

团队领导者可以在个人和团队范围内将较大的项目分解为多个更小、更易于管理的任务——这是最重要的生产力技巧之一。

可以以“待办事项”清单格式创建任务，员工可以在完成后将其核对。 在这些任务中创建子任务可以防止重要的细节从裂缝中溜走。

例如，假设整个项目是“公司假期聚会”，并分配给人力资源部门（团队）。

有些任务可能是确保场地、选择娱乐、选择日期和雇用餐饮公司。 可以为一名特定员工分配寻找场地的任务，以及检查场地的人数限制和支付场地首付的相关子任务。

一些协作平台只允许将一名团队成员分配给特定任务，这让项目经理感到沮丧。 经常分配任务（不仅仅是整个项目）需要多个员工和团队之间协作的团队领导者应该选择一种不会限制分配给一项任务的人数的软件。

除了标准的任务分配团队协作功能外，还可以考虑允许任务相关性的软件工具。 这可以防止员工在完成相关任务之前完成一项任务或推进项目计划。 继续我们上面的活动策划示例，设置任务依赖关系意味着团队成员在确保场地安全之前无法决定娱乐。

项目状态报告

为员工分配任务或子任务后，团队领导需要监督整体进度，以确保按时完成任务。

寻找允许团队成员使用“进行中”、“未开始”、“卡住”或“等待批准”等标签更新任务进度的协作功能。

这些更新使项目经理和其他团队成员能够快速解决问题、完成相关任务或更好地了解事情何时完成。 这提高了生产力，并防止团队领导者不得不不断检查项目进度，从而让他们腾出时间来完成更重要的任务。

这些简单的状态更新取代了在会议室或电话讨论问题或截止日期的时间。

与其他团队协作软件集成

无论远程团队协作工具多么全面，员工和项目经理都将使用额外的软件和团队沟通工具。

虽然合适的团队协作平台可以取代其中的许多工具，但员工使用他们已经熟悉或只是喜欢的软件感觉更自在。

为避免大的学习曲线和员工的挫败感，请确保选择的任何团队协作软件都与基本应用程序和工具集成。

流行的集成包括：

• Slack 和 Slack 替代品
• Zoom 和其他网络会议软件
• G Suite 和 Microsoft 365
• 谷歌文档
• 销售队伍
• Skype
• Gmail 和 Outlook
• 邮件黑猩猩
• 扎皮尔
• 社交媒体平台
• 其他团队协作工具

工作流管理功能

超过 25% 的美国员工表示，他们经常感到工作过度——但研究还表明，普通上班族每天只有大约 3 小时真正富有成效。

工作流和内容管理协作功能通过显示当前员工工作量、即将到来的截止日期等来纠正这种不平衡。 这可以防止员工筋疲力尽和任务超负荷，因此项目经理可以更好地在团队成员之间分配工作量。

这可以防止员工倦怠，还可以帮助项目经理评估特定员工的生产力。

时间跟踪工具还允许团队成员准确跟踪完成任务或项目所花费的时间。 这使得为​​未来项目设定时间表更加现实。

项目模板

项目模板充当工作流程路线图，连接不同的团队、项目经理、个人员工，甚至是组织外的客户或自由职业者。

一旦团队领导决定了特定的模板格式，他们就不必在每次有了新的项目大纲时都重新创建相同的模板。 要寻找的最重要的协作功能之一是能够保存项目模板以供将来使用。

此外，敏捷团队协作平台应为营销活动、创建培训网络研讨会的路径、网站更新和销售宣传等内容提供许多预制项目模板。

哪些团队协作功能将提高员工的工作效率？

虽然项目经理应该专注于更容易监控项目进度的团队协作功能，但他们还应该考虑该工具将如何使员工受益。

以下功能对于提高员工生产力和整体协作至关重要。

公共和私人消息传递功能

成功的团队沟通和协作始于一种即时消息工具，该工具允许员工和经理实时相互联系。

消息传递功能应包括：

• 团队/项目渠道
• 直接提及和标签
• 私聊
• 群聊
• 公开留言
• 固定消息
• 消息线程
• 可搜索的聊天记录
• 文件共享功能
• 公司范围内的讨论板

请记住，聊天消息功能可能是团队协作工具的原生功能，也可以与其集成。

尽管视频通话通常不是团队协作应用程序的原生功能，但大多数都将与 Zoom 和其他流行的 Zoom 替代品等工具集成。

应用内文件共享和编辑

共享文件和编辑文件的能力是团队协作中最重要的部分。 然而，文件共享通常也会导致很多沟通问题、浪费时间和员工沮丧。

例如，假设您的人力资源团队正在创建入职文档，向新员工传授公司呼叫中心代理技能。

应用内文件共享应该为与该项目相关的每个文件提供一个 wiki 中心位置，例如销售宣传脚本和客户服务标准。 如果没有一个中心位置，员工将浪费时间在电子邮件或聊天消息历史记录中寻找他们需要的文件。

他们还冒着更改这些文件的过时版本的风险。

文件共享和编辑中的版本控制和文档管理可以防止这种情况发生。 这可确保每个团队成员实时看到文件的最新版本以及任何编辑。

最后，评估团队协作工具提供的存储空间量，以及一段时间后发生的任何自动文件删除。

多个仪表板视图

虽然团队协作工具都提供特定的默认视图，但允许员工根据他们的视觉偏好自定义和更改这些视图是一个重要的功能。

流行的仪表板视图包括：

• 看板
• 清单/待办事项列表视图
• 甘特图/时间线图
• 日历视图
• 基于位置的视图

任务组织

除了选择他们喜欢的仪表板视图之外，团队成员还将受益于能够自定义他们组织任务的方式。

颜色编码和关键字标记任务允许员工快速筛选与其特定项目相关的任务，同时能够确定任务的优先级让其他团队成员知道首先要解决哪些事情。

还可以按截止日期、总成本、位置、估计所需时间和当前进度状态来组织任务。

实时通知

虽然远程工作有很多好处，但缺点之一是这种级别的灵活性可能会阻塞电子邮件收件箱，使重要通知很容易被埋没。 此外，在不同时区和相反时间表工作的团队成员使实时通信成为一项挑战。

移动设备的桌面和推送通知让您随时随地轻松工作，并让其他团队成员和项目经理等快速批准或评论任务，以保持工作流程继续进行。

什么是顶级团队协作工具？

以下工具具有上述所有基本协作功能，以及独特的界面和可定制的选项，它们将成为您选择过程中的决定因素。

体式

Asana 是一个基于浏览器的团队协作工具，其界面主要由清单、任务和子任务组成。 它允许用户在任务评论中相互标记，设置任务状态更新，并切换到看板或甘特视图。

Asana 定价和计划非常适合小型公司或预算有限的公司，因为它提供了我们介绍的所有工具中最好和最全面的免费计划。

尽管可以将多个用户分配给一个项目，但 Asana 一次只允许一个团队成员分配给一个任务。 因此，它不适合需要多个员工之间高度协作的任务。 它更适合用作帮助个别员工在大型项目中跟踪其独特角色和职责的工具。

星期一网

Monday.com 是一个基于 Web 的 SaaS 项目管理工具，在此列表中的所有选项中提供最高级别的项目和界面定制。

用户可以查看看板、清单、时间线和日历格式的任务，同时利用时间跟踪、任务优先级和工作流自动化等功能。

然而，Monday.com 的定价是一个争论点，因为它是少数不提供免费计划的团队协作应用程序之一。 对于拥有大量员工并同时处理大量详细项目的企业来说，它是理想的选择。

较小的团队可能会被过度的自定义功能所淹没。

写

Wrike 是一款基于板的在线项目管理软件，非常适合需要项目经理和员工之间经常沟通的项目。

Wrike 最适合需要向上级提供进度报告的团队和项目经理，因为它具有出色的数据分析和生产力图表功能。

但是，一些基本的协作功能只能通过 Wrike Proof 插件访问，这意味着用户需要支付更多费用才能通过实时文档协作来评论任务和工作。

大本营

Basecamp 是一个基于看板的工作管理平台，以其内置的实时聊天信使功能和自动签到工具而闻名。 需要频繁但不是过于详细的相互沟通的团队将从这个工具中受益最大。

但是，Basecamp 确实缺少重要的协作功能，例如甘特图、任务状态更新、任务评论和子任务创建。

因此，它最适合需要清晰、整洁地查看即将到来的任务和分配的中小型团队。 对于需要跨部门协作的项目来说，它也是一个不错的选择，因为它提供了基于团队和公司范围的董事会创建。

特雷罗

与 Basecamp 一样，Trello 也是基于看板的团队协作解决方案。 每个项目都由一个团队范围的板组成，然后用卡片和清单填写以创建和监控任务。

Trello 的“加速”或集成允许用户使用时间跟踪、甘特图和文件共享等其他协作功能进一步自定义他们的工作流程。

对于希望尽可能多地自动化其工作流程的团队来说，这尤其有益，因为它的“管家”功能提供了此列表中任何其他选项中最高级别的任务自动化。

但是，准系统界面可能无法提供足够的原生功能来满足具有高度详细项目的大型企业的需求。

RingCentral Glip

RingCentral Glip 是一款任务管理软件，提供无限的用户、集成和文件存储——使其成为大型团队的明智选择。

但是，在此处列出的所有其他工具中，RingCentral 的 Glip 缺少最多的基本协作功能。 它不提供看板或甘特视图，而是仅提供清单和日历视图格式。

尽管如此，它还是少数拥有自己的原生聊天消息工具的平台之一，因此非常适合需要频繁实时通信的公司。

点击向上

ClickUp 提供了我们在这篇文章中提到的每个平台中最全面的原生协作功能列表。

它提供看板、甘特图、日历和清单视图，提供高级别的界面定制。 它还包括时间跟踪工具、任务依赖性和任务优先级功能。

使用 ClickUp 唯一真正的缺点是它需要与 Google Drive 集成才能共享和编辑文件。 除此之外，很难找到不好的说法。

任何规模的团队需要一个永远免费的协作工具，并且不会影响其提供的功能，都应该选择 ClickUp。

工作流管理工具提供哪些协作功能？

下面的交互式表格清晰地概述了上述团队协作工具提供的功能和限制。

哪些团队协作工具值得使用？

我们的研究表明，就功能和定价而言，Asana 和 ClickUp 是最好的团队协作工具。

它们具有很高的客户满意度，用户友好，非常适合各种用例，并具有简化工作流程管理的所有基本协作功能。

除了允许进一步定制的付费计划外，两者还提供全面的免费计划。

除了使用团队协作工具来连接远程和本地员工之外，还要考虑网络会议软件如何实现项目经理、团队成员和客户之间的面对面交流。

我们对流行视频会议工具的细分可以帮助您了解在视频通话平台中寻找什么以及屏幕共享、VoIP 音频和白板工具等功能将如何使您的团队受益。

我们将让您直接了解哪些平台值得使用——哪些平台应该被抛在后面。