会议室安排工具采购指南

我们工作中的很大一部分时间都花在了会议室和会议室中，以协作和完成工作。 会议室的性质为任何规模的团体之间的丰富协作提供了一个开放空间。 但是，您的团队是否曾经意外地在同一个房间预订了两次会议，而没有明确沟通谁将在何时何地？ 或者你的会议被敲门声打断了，想知道你的团队还要多久——或者甚至偶然发现一个“被占用”的会议室，里面没有人？

如果没有明确的日程安排和组织，很容易陷入尴尬的日程安排冲突。 当然，这一切都可以在纸上完成，或者通过电子邮件链或专门用于会议室安排的 Slack 房间完成——但如果有一个解决方案，一个与您的其他团队协作应用程序一样工作的解决方案呢？ 值得庆幸的是，随着基于云的解决方案的兴起，似乎每一个利用灵活、始终连接的平台的机会都取得了成果——即使是会议室调度也是如此。

那么它是什么？

会议安排工具几乎就是这样，灵活的基于云的平台，供您的所有团队预订、安排、取消、更新或跟踪会议室的可用性和安排。 这些解决方案通常包括输入信息的“homebase”应用程序，例如建筑物中有哪些会议室，哪些会议占用了哪些会议以及持续了多长时间。

轻松安排日程
由于它们是基于云的，只要设备连接到互联网，就可以随时从您的手机、计算机或平板电脑访问这些应用程序。 无论您在哪个平台或一天中的什么时间打开应用程序，您都将能够看到相同的确切信息。 这些“homebase”应用程序还将允许与许多流行的日历应用程序集成，这样您的团队就可以真正保持进度，不会错过重要的会议或日程安排变更。 这样，您可以在创建活动时直接在日历上安排房间，它会更新您的会议室安排解决方案以显示正确的时间和位置信息。

通过智能会议室转换为智能办公室
但除了在您的工作计算机或手机上安装应用程序之外，会议室调度工具的第二个方面是能够与每个会议室外部的硬件显示器集成。

通过一些初始投资，您的团队可以为办公室中的每个会议室配备 iPad 或 Android 平板电脑，以显示您在应用程序上配置的所有日程安排信息，例如该房间将举行哪些会议的全天日程安排、当前的日程安排会议正在进行，或您的团队认为相关的几乎任何其他信息。 这就是云的力量再次出现，您的所有显示设备都连接到网络和您的会议室调度解决方案，即使您被困在家里或地铁运行中，信息也会即时和远程更新晚了。 这样，任何走到您会议室门口的人都可以简单地查看安装的显示器并快速了解会议室是否正在使用以及何时空闲。

有什么好处？

1. 轻松安排会议室

借助一个集中式平台，该平台可以与您已经熟悉的任何日历直接、整齐地集成，这些工具旨在使调度过程和保持在日程表上的过程相对简单。 不再是寻找空房间的日子，也不再是令人讨厌的干扰，每个会议室外的壁挂式显示器会分散您的团队的注意力。 使用某些解决方案，用户甚至可以签到以宣布他们的出席，或者如果您的团队提前完成，应用程序可以立即更新以将房间显示为空置。 当然，因为它完全基于云，您可以随时随地保持最新状态，甚至是远程。

2. 提高生产力

效率是生产力的绝对关键。 减少停机时间并消除试图争夺丢失信息的限制或头痛绝对是浪费时间。 使用一种解决方案来处理所有在云端的会议室日程安排信息，您的团队可以确保一切都是最新且正确的。 安装的显示器使快速查找当天的日程安排或定位空房间变得超级容易，更少的干扰意味着分心和停机时间。 某些软件解决方案甚至允许用户直接从壁挂式显示器更新、更改或预订会议室，团队成员可以在他们到达时登记，以便在开始会议之前知道谁失踪了。

3. 利用云

就像所有基于云的应用程序一样，这些会议室调度解决方案充分利用了它们所使用的云网络，无论您在何处或以何种方式连接，都可以提供持久的信息。 只要您的设备作为互联网连接，您就可以登录并查看最新的日程安排，或进行任何必要的更改。 如果您的团队决定充分利用并集成到会议室外的硬件显示器中，那么利用云网络绝对是使此类系统正常工作的关键。 甚至您的远程工作人员也会知道，管理员可以远程对硬件显示器进行任何更改。 多亏了云，如果会议时间短而房间打开，只需更新显示屏或手机上的信息，网络上的其他人就会立即知道。

确定您的需求

当然，每个解决方案都有一个它试图解决的特定用例或场景。 但是，对于这些会议室调度工具，几乎任何依赖会议并且拥有大量可以从适当管理和调度中受益的房间的团队都可以充分利用。 当然，如果您的团队规模较小，并且您的办公室仅限于一两个会议室，那么这个软件可能看起来有点不必要。 但是，我认为即使您是一个只有一个会议室的小团队，这种性质的解决方案也可以使您的办公室受益——这样多个团队不必竞争或担心谁在房间里。

会议室调度解决方案的最佳用例很可能是拥有大型团队的大型组织。 无论您的办公室只有 5 间还是 100 间会议室，您的公司可以用来帮助保持整个办公室井井有条并保持同步的任何工具都将有助于大幅减少停机时间。 如果您有很多人，而且房间不多，那么这些解决方案可以在减少干扰或阻止会议室 B 的最后一分钟开放方面创造奇迹。如果您的团队很大，并且您有大量的会议室，这些解决方案将帮助您的团队保持最新状态并知道何时何地。

购物时要寻找什么？

1.设备兼容性

当然，对于云解决方案，最好采用在最广泛的设备上可用的解决方案。 无论是平板电脑（Apple 和 Android）、PC 和 Mac 台式电脑，还是 Android 和 Apple 手机，您都不会想排除很大一部分员工使用新解决方案的可能性。 具有 BYoD 特性的办公室将尽最大努力确保他们选择的解决方案可在最广泛的平台上使用。

2.硬件显示支持

虽然这些解决方案提供了一个强大的应用程序，可以在云端和移动中简单地安排和组织信息，但真正的力量来自为您的会议室配备这些硬件显示器。 就像设备支持一样，搜索支持这些硬件显示器的解决方案以及支持最多显示器的解决方案应该排在首位——无论是不同代的 iPad，还是不同风格的 Android 平板电脑。

3. 包含的硬件

这可能有点棘手，但某些解决方案可能会提供硬件捆绑软件及其软件，以使采用成为一站式流程。 购买 20 台全新 iPad 的价格本身就很昂贵，更不用说在每个会议室外正确放置显示器所需的任何安装硬件或外壳了。 一些供应商可能愿意在硬件包中加入他们的服务订阅。

4. 高级分析报告

收集数据是一种强大的资源，可用于改进或消除任何问题或痛点。 一些平台将充分利用您转储到解决方案中的信息，例如安排时间、最常用的房间、常见的会议时长，并提供对这些信息的访问，以形成关于如何真正提高生产力和减少停机时间的更强有力的想法。

5. 可自定义的显示和设置

如果所有这些硬件显示器只是简单地显示会议室名称、时间以及房间是否被占用，那么同样的工作可以用一个不那么紧张的解决方案来完成。 但是，如果您的显示是完全可定制和可配置的，那么这就开辟了一个充满可能性的新世界——显示一整天的日程安排、会议参与者、关于讨论的简短说明，以及您的团队可能认为相关的任何内容。 一些解决方案甚至允许管理员锁定这些平板显示器上的功能，因此不会意外更改任何内容。

6.第三方日历集成

由于能够直接集成到众多流行的日历应用程序之一，会议室调度解决方案将通过平稳过渡进入您的日常工作生活，在正确的位置为您的团队提供必要的信息，因此 Todd 不会错过了那次会议，因为他忘记检查他的第二次会议，安排特定的日历。