低效会议的成本以及如何识别问题

有没有在会议结束后感觉什么都没有完成？ 你可能还记得开会时坐着，不断地看手机，一遍又一遍地讨论同样的事情，或者想知道你为什么会在那里。 好吧，你并不孤单。

在当前的商业环境中，很难找到任何人喜欢经常举行的休闲、例行会议。 许多勤奋的人声称在这些会议上几乎没有取得任何成果，更多的会议时间被浪费而不是生产力。 你让这些低效的会议感到比以前更加困惑。

会议本应提高生产力并帮助每个人达成共识，但大多数参与者声称在这些糟糕的会议中浪费了大量的会议时间。 尽管如此，具有明确议程的高效会议仍然是每个成功企业的基础。

会议对于通过适当的团队协调和工作流程组织来保持业务发展是必要的。 如果处理得当，它们总是会为所有相关人员带来积极的净收益，这也是每个企业都希望实现的目标。 那么，究竟为什么这里会出现如此多的效率问题，以及究竟可以做些什么呢？

世界各地的企业普遍存在低效会议，这给相关企业和个人造成了巨大损失。 现在是我们解决这个问题的时候了，并且有足够的资源可以帮助我们一劳永逸地解决这个问题。

• 低效会议的实际成本是多少？
• 效率低下的后果
• 什么导致糟糕的会议？
• 如何提高会议效率
• 网络会议应用程序的四个好处
  1. 节约成本
  2. 节省时间
  3. 提高参与度和生产力
  4. 安全
• 三大视频会议解决方案
  • 商务版 Skype
  • Google 环聊聚会
  • 飞涨
  • 价格对比
• 低效的会议代价高昂但可以避免

低效会议的实际成本是多少？

根据发表在《欧洲工作与组织心理学杂志》上的一项研究，美国的无效会议每年给企业造成的损失高达 370 亿美元。 由于会议效率低下导致工作效率下降，每年损失 370 亿美元——我们都知道时间 = 金钱。 这里的企业蒙受了本可以避免的金钱损失。

这个数字可能看起来很荒谬，但考虑到所有因素，它变得非常真实。

效率低下的会议会降低工作日的​​生产力，参与者最终会浪费宝贵的时间，而这些时间本来可以花在更有成效的任务上。 50% 的时间花在会议上并没有带来任何积极的结果，这就是生产力和金钱损失的原因。

根据《人力资源文摘》，专业人士每月会在会议上损失 31 小时的生产力，您可以想象拥有数百名员工的大型企业会发生什么。 Wolf Management Consultants 进行的研究表明，95% 的与会者错过了部分会议，39% 的人声称他们在会议室打瞌睡。 在安排下一次会议时，您应该想到这些潜在的成本。

效率低下的后果

由于会议效率低下导致生产力下降，一些主要后果是：

• 工作流程中断
• 延长决策周期
• 降低员工士气
• 更糟糕的团队合作
• 工作效率低下
• 最后，需要更多的会议

所有这些后果都会导致企业遭受重大损失，无论是时间还是金钱。 低效会议的成本无法准确计算，但很明显，此类事件存在一些重大负面影响。 成本可以概括为时间和金钱的损失、员工敬业度的降低、团队士气和整体团队化学反应。

好消息是这个问题很可能有解决方案。 现在是确定此问题的核心原因的时候了，以便我们可以采取一些措施。 许多因素导致会议效率低下，所以让我们继续探索其中的一些因素。

什么导致糟糕的会议？

许多因素导致会议对团队成员来说效率低下。

组织会议本身就已经够难了，我们必须传播信息，制定行动计划，让每个人都在同一个房间里——所有这些都需要时间和精力。 而这仅仅是开始，因为在商务会议方面还有更复杂的问题。

您可能在会议中遇到过以下一些问题：

• 迟到的人
• 非结构化会议大纲
• 缺乏明确的目标
• 吃东西和看电话等浪费时间的活动
• 话题重复
• 缺乏沟通或过度沟通
• 团队内争吵和打架

所有这些问题每天都在发生，它们都会导致会议效率低下。

一些参与者甚至觉得他们根本不应该在那里，因为他们对这个话题没有任何贡献或贡献很少。 另一个流行的抱怨是跟上某些主题是多么困难，尤其是当有很多文档需要跟踪时。 而且，为了充分利用每次会议，有必要做到这一点。

我们已经到了这些问题甚至被认为是正常的地步，毕竟，它们会一遍又一遍地发生。 在这一点上，这似乎是一个文化问题，然而，研究清楚地表明，大多数低效的会议都归结为管理问题。

如果我们能改变我们处理这些会议的方式，我们就能获得更好的会议结果。

如何提高会议效率

多年的研究致力于最大限度地提高业务沟通，并且有一些行之有效的方法可以提高生产力。 然而，今天我们手中有一些完全不同的东西，这就是我们所说的技术。

如果我们可以使用技术来摆脱烦人、低效的会议呢？

好吧，如果我们考虑标准会议的组织方式，技术似乎确实可以帮助解决我们今天面临的许多问题。 一方面，它可以大大减少组织会议和让每个人都参与所需的时间。 似乎最合乎逻辑的解决方案是使用所有令人惊叹的技术来主持会议。 它可能要求每个人都使用某些硬件和软件，但我们已经在这里一直在使用我们的手机。

数十人通过电话参加会议，这怎么可能？

但它确实有效，许多公司已经在利用它来发挥自己的优势。 您可以简单地组织会议，通过一条简单的消息通知每个人，将大纲、目标告知每个人，并共享每个人都可以使用手机访问的重要文档。 时机成熟时，参与者会提前收到通知，以便使用他们最喜欢的设备接听电话。

我们可以将这项技术称为 VoIP 电话、视频或网络会议软件，没关系。

这是一个解决许多问题的过程，所需要的只是稳定的互联网连接。

有大量 VoIP 视频会议应用程序开发用于改善业务沟通并允许团队成员仅使用互联网进行协作。 您可以连接您的手机、笔记本电脑、平板电脑以及任何带有麦克风、摄像头并可以访问互联网的设备。

让我们探索这些应用程序可以帮助您举办高效会议的一些方式。

网络会议应用程序的四个好处

那么，网络会议应用程序如何帮助我们最终摆脱低效的会议呢？

这些应用程序带来了许多好处，其中一些甚至与效率没有直接关系。 尽管如此，随着世界越来越习惯于在线操作，这些应用程序已被设置为商业通信的标准方法。

使用网络会议应用程序有四个简单的好处：

1. 节省成本

成本效率可能是网络会议应用程序必须提供的第一件事。 无需在场地、管理和其他会议费用上花钱，您所要做的就是投资一个简单的应用程序，培训您的员工如何使用它……就是这样！

尽管这适用于所有类型的企业，但对于那些主要远程操作的企业来说甚至更好，因为您避免了在办公空间外举办会议的巨额成本。

节省成本固然重要，但节省时间才是这些应用程序真正大放异彩的地方。

2. 节省时间

如果您还没有意识到，网络会议将为您节省宝贵的时间。 除了寻找具有良好互联网连接的地点外，与您的团队成员一起参加会议没有其他要求。

连接到会议很简单，您还可以及时收到通知，以免忘记。 最重要的是，大多数应用程序都允许消息传递和文件共享，因此您可以及时了解与会议相关的重要信息和文档。

如果您想节省时间，没有比这更好的方法了。

3.增强参与度和生产力

研究表明，网络会议功能（例如屏幕共享）可以转化为更好的参与度和更高的生产力。 还有其他功能，例如我们上面提到的屏幕共享，也有助于提高生产力。

这并不奇怪——网络会议应用程序在构建时就考虑到了生产力，毫无疑问，随着时间的推移它只会变得更好。

随着云计算等技术的兴起，我们预计在线管理和生产力将大幅提高，所有企业都应该关注这一点。

4. 安全

安全性是许多企业的重中之重，与电子邮件或电话等传统形式相比，VoIP 是一种更安全的技术形式。

通过这些平台共享的大多数通信都是安全的，并且在处理绝密信息时还有其他选项可以确保更好的安全性。

这些只是网络会议的四个基本好处，可以帮助您提高会议效率并推动您的业务向前发展，还有许多其他较小的好处也可以派上用场。

最重要的是，在决定您的 VoIP 提供商时，您可以选择许多选项。

以下是当今用于网络会议的一些最受欢迎的软件的快速列表：

三大视频会议解决方案

高效的网络会议有很多选择，企业可以自由选择最合适的。 大多数网络会议软件都是单独提供的，但是，一些选项是提供全方位服务的商业通信平台的奖励。

商务版 Skype

Skype for business，也称为 Office 365，是 Microsoft 用于在线商务交流的旗舰产品。

它是一款功能强大的在线协作工具，具有现代解决方案，可实现高效的业务沟通。 借助 Office 365，用户可以访问 Office 应用程序、消息传递、呼叫、在线存储，并能够通过屏幕和文件共享等功能召开大型团队会议。

对于希望进入网络会议的企业来说，Skype for business 是一种流行的解决方案，尤其是因为大多数用户已经对该平台有些熟悉。

标准计划的起价为每位用户每月 8.25 美元，高级计划还有更多选择，价格范围为每月 12.50 美元。 总体而言，使用 Skype 进行在线会议似乎是一个安全的选择，对于希望彻底摆脱低效会议的企业来说，它是一个很好的解决方案。

Google 环聊聚会

Google Hangouts Meet 是 Google 的官方网络会议解决方案，作为流行的基于云的工具系统 G Suite 的一部分提供。

与往常一样，谷歌更喜欢保持简单，而这正是 Meet 的意义所在。

每个用户都可以选择安排与 Google 日历自动同步的会议，任何人都可以使用简单的会议链接 URL 加入。 整个系统与其他 Google 工具同步，因此每个人都能及时收到有关会议的通知。

对于喜欢在单一平台上运营的企业，如果企业已经在使用流行的 G Suite 平台，Google Hangouts Meet 是一个不错的选择。 有趣的是，Meet 还允许使用类似应用程序（例如 Skype for Business）的用户加入会议，而无需牺牲他们最喜欢的用户界面（在本例中为 Skype）。

起始费率取决于您的 G Suite 计划，每位用户每月 6 美元起。

飞涨

Zoom 是一种功能强大的视频会议解决方案，与 Skype 或 Google 的 Meet 等与其各自平台一起提供的解决方案相比，它是单独提供的。

这让 Zoom 在提供终极视频会议服务方面具有一定的优势。 Zoom 提供高清视频、屏幕共享、团队聊天、录制和脚本等协作工具、强大的安全性和基于云的集成。

Zoom 是一款现代化的会议应用程序，可以从任何设备访问，为企业提供所有额外的灵活性，以实现高效的会议。 用户可以通过手机、汽车或个人电脑加入会议。 总体而言，Zoom 提供了许多额外的工具，对于严重依赖视频会议运作的团队来说，它似乎是一个不错的选择。

基本计划是免费的（0 美元），但举行高效会议有一定的限制。 Pro Plan 具有大部分功能，每位用户每月收费 14.99 美元。 企业还可以升级到商业计划以获得全部功能，每位用户每月只需 19.99 美元。

其他流行的选项包括 GoToMeeting、Zoho 等解决方案或 RingCentral 等全方位服务的商业通信平台。

价格对比

如果我们排除可用于某些目的的 Zoom 的免费版本，Google Hangouts Meet 是最便宜的选择。 在附加工具和功能方面，Zoom 是更出色的产品，但它的价格范围确实更高。

总体而言，寻求简单解决方案的企业可以安全地依赖 Skype 或 Google，而更依赖视频会议技术的企业可以投资更高级的解决方案，例如 Zoom、RingCentral、Zoho 或其他。

低效的会议代价高昂但可以避免

当出现问题时，在非生产性会议和任务中的团队成员会发现试图跟上对他们的工作没有用的事情是浪费时间。 每个企业都应该努力消除这些问题，而 VoIP 通信似乎是一个很好的解决方案。

网络会议解决方案可以帮助企业在线举行更高效的会议，其功能包括简单的日程安排、通知、协作工具、多设备访问、聊天、基于云的文件共享和一流的安全协议。 这些工具甚至可以无缝安排后续行动。

在考虑时间管理和会议数量的同时，还要考虑用于召开会议的工具。 我们的网络会议工具交互式比较表可以确保您充分利用下一次会议。