抛弃传真机：在线传真的完整指南

已发表: 2017-09-18

是的，在 2017 年，人们仍然使用传真。更令人震惊的是，它仍然在许多企业的日常运营中发挥着重要作用。法律文件、医疗文件和任何需要签名的文件都应传真。然而，技术已经取得了长足的进步，为企业提供了一种新的传真方式，可以节省时间和金钱。

您的企业不再需要普通的传真机来发送和接收需要签名的重要文件，并且传真不再需要拨打号码（无论有无区号）来工作。那就对了！现在您可以像发送电子邮件一样发送传真：通过互联网。

什么是在线传真？

在线传真是常规传真的现代化版本。在线传真通过您的计算机或移动设备的互联网连接以数字格式发送传真，而常规传真需要一条电话线，并且有人站在他们自己的传真机旁等待您的消息 - 也许 - 被打印出来。

简而言之：它使用起来更加方便，使其成为所有类型企业的必备工具。此外，还有许多供应商可供选择。

在线传真的好处

与常规传真相比，使用在线传真有很多好处，因此我们将分解那些看似显而易见但需要提及的好处。

没有独立的硬件或软件：
在线传真消除了拥有自己专用电话线的传真机的需要。更少的硬件意味着更少的问题；更少的问题意味着更少的时间和金钱花在解决问题上。

降低电话成本：
由于不再依赖带有专用电话线的传真机，电话成本将不可避免地下降。除了每月订阅外，唯一的费用是您应该已经拥有的互联网服务。事实上，许多商业 VoIP 提供商提供虚拟传真作为其服务的附加组件或一部分。在此处查看排名前十的托管 PBX 提供商。

增加保密性：
在线传真可以直接发送到您的电子邮件，而不是每个人都可以访问的办公室传真机。许多传真包含需要保密的敏感细节的法律文件。将传真直接发送到您的电子邮件可以消除这种潜在风险。有关保护您的 VoIP 网络的更多信息，请单击此处。

电子邮件重点：
在线传真使事情变得私密、井井有条，并降低了纸张成本。传真可以通过电子邮件完成。您所要做的只是发送一封电子邮件，其中包含收件人的电话号码和地址行中提供的域名。这是我们关于如何直接通过 Gmail 发送传真的快速指南。

国际传真：
由于在线传真不需要专用电话线，您的数据不会通过 PSTN 传输，因此不会产生额外费用或麻烦。与电子邮件一样，在线传真可以随时随地发送。请务必查看 2017 年最佳在线传真服务以获取更多信息。

功能细分

根据提供商的不同，在线传真具有企业可以利用的大量有用功能。以下是您不想错过的一些重要功能：

团体配送：
通过允许企业同时向 20 个不同的地址发送传真，集团交付将显着提高办公效率。收件人将在收件箱中收到一条消息。

流动性：
在办公室外安排、发送和接收传真的能力允许强烈的移动性。只要您有互联网连接，您就可以发送和接收传真。如果员工正在旅行或在旅途中，将不再需要花费时间寻找传真机来发送或接收一份文件。您甚至可以通过手机发送传真。

电子签名：
由于传真仍被用作交换法律和具有约束力的文件或合同的主要方法，因此必须具有对您可能需要发送或接收的任何表格进行数字签名的功能。通过在线传真，用户可以进行数字签名，或轻松导入他们的手写签名。

垃圾传真筛选：
无论您的企业主要使用什么，无论是电话、电子邮件还是传真，垃圾邮件总是会让人知道它的存在。在线传真通过允许您的企业利用白名单或黑名单功能从坏地址中筛选出好地址，有助于消除问题。

大文件共享：
当您的企业严格使用电子邮件发送文件时，您可能会发现无法发送超过一定大小限制的文件。通过在线传真，现在可以发送超过 100 页的文件，以及视频、高分辨率图片、音频文件和电子表格。结合群发，可以轻松发给多人。

有关在线传真功能的更深入分析，请查看本文列出的十个强大的在线传真功能。

提供者名单

为了了解您的业务选项是什么，我们将分解每个提供商提供的内容，以便您确定最适合您公司需求的选项。

如您所见，这些提供商中的大多数都提供许多相同的功能。但是，这些提供商中没有一个提供您可能正在寻找的一切。总会有取舍。同样，由您（企业主）决定什么对您的公司最有利。

我们的看法

此时，没有理由继续使用普通传真机。前面提到的提供商不存在设置在线传真的成本，他们最便宜的计划每月不超过 15 美元——一些提供商甚至允许客户将在线传真添加到他们现有的 UC 服务中。

如果您的企业有安全的互联网连接，那么您不妨切换到在线传真。新技术为新类型的威胁打开了大门，但 VoIP 供应商一直处于领先地位。如果您担心您的重要文件，请阅读本文以了解有关思科 2017 年中网络安全报告的更多信息。

所有的好处，没有缺点

您节省了自己的时间，您的隐私保持不变，您支付的费用更少，并且您可以同时与多个人共享电子邮件可能无法处理的大文件。

传真机占用空间，维修要花钱，不能过滤垃圾邮件，必须有人站在旁边才能确保收件人收到传真，而且您一次只能传真一份文件——所有这些都被淘汰了如果您的企业愿意上网。

人们仍然使用常规传真的唯一原因似乎是他们不知道在线传真是一回事。我认为在办公室配备专用传真机并没有实际好处。寻找最适合您公司需求的供应商，并利用在线传真所提供的优势，您将永远不必回头。

阅读完本文后，请阅读我们的从 Gmail 发送传真的五步指南。你会看到在线传真是多么容易，你会因为不早点切换而责备自己。

补充阅读：

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