2022 年 7 款最佳实时文档协作工具
已发表: 2020-06-25Basecamp 和 Asana 等项目管理软件让团队成员可以创建待办事项列表、接收项目分配以及对上传的文件进行评论。
尽管使用了上述工具，但 Nintex 最近的一项研究发现，39% 的员工仍然在为实时文件协作和编辑而苦恼。
2020 年的顶级文档协作工具可让多个团队成员实时编写和编辑草稿。 这些工具有助于防止沟通不畅，同时允许更快、更简化的文档创建过程。
要寻找的基本功能
除了实时在线编辑之外，还可以寻找文件协作工具功能，例如：
- 自动保存
- 版本历史
- 版本控制
- 跟踪变化
- 新变化通知
- 多种文件格式
- 评论
- 用户标记
- 聊天即时通讯
- 预制文件模板
- 应用程序集成
- 移动设备可访问性
- 文件访问控制
- 在线和离线访问
- 可扩展的文件存储空间
顶级文档协作工具
以下文档管理工具包含上述功能，并在 2020 年获得最佳用户评价。
谷歌文档
Google Docs 在全球拥有超过 8 亿活跃用户，是该列表中所有文档协作软件中最著名的。
但是，许多人没有意识到，除了添加评论和对完成的草稿进行编辑之外，还可以使用 Docs 进行实时在线协作。
最多 200 人可以同时查看一个 Doc，10 位用户可以同时进行实时编辑。
所有编辑都会在同一个主文档中自动更新并保存在云端，因此无需为每个草稿创建新文档。 此版本控制功能可防止团队对过时的草稿进行编辑。
文档通过电子邮件或 URL 共享，团队负责人可以选择哪些特定员工可以直接编辑、建议编辑或拥有仅查看权限。
“实时编辑”功能显示多人对文件进行的实时、颜色编码的更新。 用户可以跟踪更改以查看没有新更改的先前文件版本、批准或拒绝编辑。 他们还可以在侧边栏中发表评论，在这些评论中相互标记，或通过聊天消息进行交流。
Docs 还允许用户以多种格式保存文件，包括 PDF、纯文本、网页和富文本。 对于专注于用户友好软件的团队或需要免费编辑工具的小型公司来说，这是一个明智的选择。
定价和计划
Google Docs 可以作为 G Suite 产品包的一部分购买，也可以单独购买。 下表比较了免费 Google Docs Personal 计划和付费 Google Docs Business Plan 的价格和计划。
| 特征 | 个人计划 | 企业计划 |
| 成本 | 自由 | 每月 10 美元/用户 |
| iOS 和 Android 移动应用程序 | ✓ | ✓ |
| 自动保存 | ✓ | ✓ |
| 实时协作 | ✓ | ✓ |
| 离线办公 | ✓ | ✓ |
| 语音输入 | ✓ | ✓ |
| 修订记录 | ✓ | ✓ |
| 评论和内嵌编辑 | ✓ | ✓ |
| 包括 Google Meet | X | ✓ |
| 云储存 | 每个用户 15 GB | 每个用户 100 GB |
微软 365
Microsoft 365（以前称为 Microsoft Office 365）允许同时用户通过 SharePoint Online 和 OneDrive for Business 创建和编辑文档。
创建文档并将其保存到云后，用户可以通过向其他团队成员发送文件链接或电子邮件来邀请其他团队成员与他们协作。
与在 Google Docs 中一样，每个用户都具有访问知识库的特定文件权限，由文件的创建者设置。 访问也可以通过 365 Groups 来控制，它将所有用户分成小组。 每个团队都可以被授予或拒绝访问特定文档，从而加快协作过程。
新的文档更改会自动同步，并且可以在线显示或在边栏中显示。 审阅者只能跟踪特定员工所做的更改，或查看团队所做的所有新更改的摘要。 可以在接受建议的更改之前预览标记，审阅者可以集体或单独接受更改。
除了直接进行实时编辑外，作者还可以通过 Microsoft Teams 应用程序中的评论、用户标记和聊天消息相互交流。 最重要的是，因为它与 Microsoft Teams 一起提供，所以它是这里为数不多的允许在编辑文件时进行视频会议的工具之一。
Microsoft 365 允许每个文档最多同时有 99 个编辑者。
它非常适合希望从 Skype 和其他业务通信工具切换到 Microsoft Teams 更新的团队，以及需要将较大的团队划分为较小的编辑组的团队。
定价和计划
Microsoft 365 有三个付费商业计划，可以按年或按月计费。 如下所示，这三个计划之间唯一真正的区别在于安全性和存储，因此大多数公司可以使用 Business Basic 版本。
| 特征 | 商务基础 | 商业标准 | 商务高级版 |
| 成本 | 每月 5.00 美元/用户 | 每月 12.50 美元/用户 | 20.00 美元/用户每月 |
| 一个驱动器 | ✓ | ✓ | ✓ |
| 共享点 | ✓ | ✓ | ✓ |
| 微软团队 | ✓ | ✓ | ✓ |
| iOS 和 Android 移动应用程序 | ✓ | ✓ | ✓ |
| 外部文件共享 | ✓ | ✓ | ✓ |
| 实时共同创作 | ✓ | ✓ | ✓ |
| 自动保存 | ✓ | ✓ | ✓ |
| 跟踪变化 | ✓ | ✓ | ✓ |
| 无限云存档 | X | X | X |
| 高级威胁防护 | X | X | ✓ |
Zoho WorkDrive 
Zoho WorkDrive 的 Writer 是一个实时在线文档创建和编辑平台，非常适合拥有大量文件需要跨设备频繁协作的企业。
它的“空白页”界面旨在消除写作或编辑时的干扰。 对于必须执行特别详细编辑的审阅者，该工具的“焦点模式”一次仅突出显示一行文本。
Zoho 还配备了一个虚拟写作助手 Zia，它可以扫描文档的语法错误和可读性。
它与 Microsoft Word 和 WordPress 集成，并带有一个模板库，用于起草人力资源政策和活动邀请等文档。 Zoho WorkDrive 包含“内容掩码”功能，允许管理员对选定的审阅者隐藏敏感信息或文档的特定部分。 它的“内容锁定”允许文档的创建者选择他们不想更改的文本部分。
其他 Zoho WorkDrive 功能包括：
- 快速聊天消息工具
- 实时光标
- 离线编辑
- 访问合作者的收据
- 评论和用户标签
- 跟踪变化
- 文档合并
- 数字签名
定价和计划
Zoho WorkDrive 提供三种付费计划，可以按月或按年付费。 额外的存储空间可供购买。
| 特征 | 起动机 | 团队 | 商业 |
| 成本 | 2.00 美元/用户每月 | 每月 4.00 美元/用户 | 8.00 美元/用户每月 |
| 文件上传限制 | 1 GB | 5 GB | 50 GB |
| 贮存 | 1 TB/团队 | 3 TB/团队 | 5 TB/团队 |
| 团队文件夹/子文件夹 | ✓ | ✓ | ✓ |
| 外部文件共享 | ✓ | ✓ | ✓ |
| iOS 和 Android 移动应用程序 | ✓ | ✓ | ✓ |
| 内容搜索栏 | ✓ | ✓ | ✓ |
| 实时协作和评论 | ✓ | ✓ | ✓ |
| 文件活动时间表 | ✓ | ✓ | ✓ |
| 文件访问统计 | X | X | ✓ |
| 团队活动时间表 | X | X | ✓ |
| 文件锁定 | X | X | ✓ |
盒子
Box 是可口可乐、通用电气和奥林巴斯等顶级公司使用的安全文档共享和实时协作创作工具。
过去，Box 只是一个文件共享和存储系统，但现在它允许同时用户在 Microsoft 365 和 Google Docs 中创建和编辑文档。
它提供内部和外部文档编辑，没有用户上限，并在 Box Drive 中提供无限的文档存储。 编辑会自动保存，每个编辑器都有颜色编码的符号和注释。
与此列表中的其他工具相比，Box 拥有最多的第三方应用程序集成。
它适用于 Salesforce、Zoom、流行的 Zoom 替代品、Slack、Microsoft 365 和 1,400 多个其他团队协作平台。 对于需要通过视频进行交流或在一起进行实时编辑时共享屏幕的团队来说，这使其成为一个绝佳的选择。
它也是此列表中为数不多的与 Zoom 集成后能够进行视频通话的工具之一。
其他功能包括：
- 文件和驱动器搜索栏
- 文件锁定和解锁
- 文档版本控制
- 离线文档编辑和访问
- 两因素身份验证
- 符合 HITECH 和 HIPAA 标准
定价和计划
Box 有四个付费商业计划，每个都按年或按月支付。 Business Plus 计划将为大多数公司提供最佳服务。
| 特征 | 入门计划 | 商业计划 | 商务加计划 | 企业计划 |
| 成本 | 每月 5.00 美元/用户 | 每月 15.00 美元/用户 | 每月 25.00 美元/用户 | 35.00 美元/用户每月 |
| 贮存 | 100 GB | 无限 | 无限 | 无限 |
| 文件上传限制 | 2GB | 5 GB | 5 GB | 5 GB |
| 外部合作者 | X | X | 无限 | 无限 |
| 实时编辑 | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| 版本历史 | 最多 25 个 | 50 | 50 | 100 |
| iOS 和 Android 移动应用程序 | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| 企业应用集成 | X | 1 | 3 | 无限 |
| 模板库 | X | X | ✓ | ✓ |
投递纸
Dropbox Paper 与 Box 的协作系统类似，在过去，Dropbox 只是一个存储和共享文件的工具。
Dropbox Paper 是一款完全免费的文档编辑工具，可让用户同时进行实时编辑和建议。 与 Zoho WorkDrive 一样，Dropbox Paper 的界面整洁，没有菜单和工具栏等干扰，只有在突出显示特定文本时才可用。
除了进行实时行编辑外，用户还可以使用评论和标记功能在侧边栏中提出建议。 他们还可以将评论标记为未读，并编辑和删除过去的评论。 评论历史也可用。
虽然主要是文件编辑工具，但 Dropbox Paper 还提供项目时间表。 这允许管理员管理截止日期、使用任务管理功能并设置项目里程碑以确保职责清晰。
对于需要特定文档大纲、有大量人员协作处理文件以及在创建内容时严重依赖图像和 URL 的企业来说，这是一个不错的选择。
其他 Dropbox 功能包括：
- 实时评论通知
- 搜索栏
- 预制模板库
- 文档格式的键盘快捷键
- 表情符号评论反应
- 拖放图像插入
- 自动图像库创建
- 链接嵌入
- 能够连接多个文档
纸是100％免费使用的。
比特爱
Bit.ai 是一个端到端的文件协作平台，用户遍布 100 多个国家/地区，其中包括佳能、麻省理工学院和埃森哲等知名公司。
除了实时编辑之外，Bit.ai 的集成智能文档还允许用户添加来自 Google Drive、云文件、网络链接、SharePoint、Box 等的内容。 Bit 文档与多种文件类型兼容，包括 PowerPoint、Excel、Word 等。
用户还可以链接文档以更好地组织文件，并在审阅过程中访问智能文档跟踪。 这提供了有关外部合作者参与程度的信息。 为了提高安全性，用户可以设置内部和外部文件的到期日期。
文件按工作区组织并排列在文件夹和子文件夹中。 Wiki 页面使查找过去的内容和回答常见问题变得简单。 还提供无限的文档版本历史记录和跟踪更改。
但是请注意，它不提供聊天消息工具，如 Chanty 和 Twist 等 Slack 替代品。
Bit.ai 非常适合经常重复使用和重新利用过去内容的团队，以及经常与组织外部的编辑合作的企业。
其他功能包括：
- 共同创作
- 实时线编辑
- 与 Github、Miro 和社交媒体平台集成
- 预制模板库
- 将过去的内容上传到新文档
- 颜色编码的编辑通知
- 提及
- 评论功能
定价和计划
| 特征 | 免费计划 | 专业计划 | 商业计划 | 企业计划 |
| 成本 | 自由 | 每月 12 美元/用户 | 20.00 美元/用户每月 | 未上市 |
| 最大合作者 | 5 | 无限 | 无限 | 无限 |
| 文件限制 | 5 MB | 200 MB | 无限 | 无限 |
| 贮存 | ||||
| 实时协作 | X | ✓ | ✓ | ✓ |
| 文件统计 | X | ✓ | ✓ | ✓ |
| 内联注释 | X | ✓ | ✓ | ✓ |
| 版本历史 | X | ✓ | ✓ | ✓ |
| 文件过期 | X | X | ✓ | ✓ |
| 实时通知 | X | X | ✓ | ✓ |
| 应用程序集成 | X | ✓ | ✓ | ✓ |
概念
Notion 是一款实时协作应用程序，旨在取代各种流行的工作流管理工具，如 Trello、Confluence 和 Asana。
它具有此列表中任何工具中最可定制的界面，允许用户创建自己的侧边栏文件组织系统、添加操作项以及为文件创建标签和标签。
除了实时共同创作和编辑等标准功能外，Notion 还提供版本历史记录、团队成员对文档的无限制访问以及多个视图选项。
对于需要整合他们当前使用的协作软件程序的数量但仍然需要项目协作功能的公司来说，它是理想的选择。
其他概念功能包括：
- 无干扰的界面
- 移动版和桌面版
- 键盘快捷键
- 用户标记
- 评论功能
- 截止日期
- 通知
- 拖放内容组织
- 看板和待办事项列表格式
- 模板库
定价和计划
Notion 提供一个免费计划和三个付费计划，按月或按年计费。 团队或企业计划附带最重要的文件协作工具。
| 特征 | 个人计划 | 个人专业版 | 团队计划 | 企业计划 |
| 成本 | 自由 | 每月 4.00 美元/用户 | 8.00 美元/用户每月 | 未上市 |
| Android 和 iOS 移动应用程序 | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| 访客访问 | 最多 5 个 | 无限 | 无限 | 无限 |
| 版本历史 | X | ✓ | ✓ | ✓ |
| 评论和实时编辑 | X | X | ✓ | ✓ |
| 高级权限 | X | X | ✓ | ✓ |
| 维基 | X | X | ✓ | ✓ |
| 多个视图 | X | X | ✓ | ✓ |
| 应用集成 | X | X | ✓ | ✓ |
使用视频软件进行实时编辑
除了以上文档协作工具外，还可以使用网络会议软件实时编辑文件。
屏幕共享、白板工具和远程桌面控制等功能使数十名员工可以同时访问和编辑文件，并享受面对面交流的额外好处。
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