什么是电子数据交换 (EDI)？ - 指引

已发表: 2021-07-15

近 20 年来，电子数据交换 (EDI) 被认为是一种对企业供应链管理至关重要的技术，可在多个层面为企业带来效益。 电子数据交换允许组织交换有关采购订单、发票、预订请求等的关键任务信息。 电子数据交换不过是一系列允许企业相互通信的规则。 在 EDI 保护伞下，我们正在研究电子邮件、便笺和文档的交换，这些由软件有效地支持以读取和解释这些信息。

电子数据交换包含在纸上交换的相同信息。 但是，在这种情况下，两个业务系统之间存在无缝集成，因此可以以电子方式交换相同的纸质信息。

在这篇文章中
  • EDI 是如何工作的？
  • EDI 的好处
  • 它的缺点
  • EDI 实施
  • 未来知道
  • 实例探究
  • EDI 资源
  • 电子数据交换示例

EDI 是如何工作的？

EDI 运作的一个关键方式是通过实施可以轻松以电子格式交换此类信息的业务系统来替换传统的手动流程，例如邮件、传真甚至标准电子邮件。

在这种方法中，有一个翻译器最初在两个交易贸易伙伴或实体之间转换应用程序数据。 这些是参与业务交易的组织，独立的组织。 这种交易的一个典型例子是 OEM 公司与制造商和买家之间。 实施 EDI 可显着缩短处理此类订单或交易的周期时间。

EDI 的好处

电子数据交换不是一项新技术。 早在 1960 年代，甚至在遗留系统中也有实施 EDI 的实例。 以下是一些好处，它们证实了电子数据交换是一种非常有效的协作和沟通方式。

  • 降低运营成本

    预计企业实施EDI后，运营成本可降低35%左右。 这主要是由于减少或消除了纸张、打印、存储、归档和其他此类领域的开销。 此外，它还大大减少了维护费用和管理资源的使用。

  • 提高业务周期时间

    订单处理的一个非常关键的因素是时间。 进行信息交换的手动过程可能会花费大量时间来执行交易。 通过电子数据交换，预计周期时间缩短了 61%，这主要归功于在实施时设置的自动化协议。

  • 提高数据准确性

    实施电子数据交换可以减少任何类型的错误，因为在此类交易中几乎没有人工干预。 这提高了捕获数据的整体质量，将错误减少了惊人的 30% 到 40%。

  • 环境友好型

    由于电子数据交换在无纸化环境中运行，因此完全环保，可大幅减少二氧化碳排放。

  • 提高业务效率

    减少人为干预的直接影响是提高整体业务绩效，从而显着提高整个组织的效率。 由于货物和服务的交付速度更快，EDI 还加强了与供应商、客户、分销商等贸易伙伴的关系。

EDI的缺点

虽然我们正在研究实施 EDI 的一些好处，但我们不能放弃 EDI 的限制或缺点。 让我们看看组织必须考虑的一些重要缺点。

  • 初始设置

    虽然拥有 EDI 听起来很笨拙，但 EDI 的初始设置（不包括最新的 WebEDI）是一个耗时的过程。

  • 应遵循的标准

    EDI 附带了组织需要遵守的大量行业标准。 这可能会带来挑战，因为需要部署资源以确保公司达到这些标准。 其中一些标准包括 UN/EDIFACT、ANSI ASC X12、GS1 EDI、TRADACOMS 和 HL7。

  • 强大的备份系统

    这不仅仅是实施 EDI，还包括维护它。 拥有如此庞大的技术需要强大的备份系统，而组织需要能够执行此任务的资源。

EDI 实施

EDI 的实施只不过是在组织中部署 EDI 软件的过程，该过程符合所定义的目标或目的。 在实施 EDI 时，您需要遵循某些准则。 这里有 3 个重要的指导方针供您参考。

  • 关于谁执行 EDI 实施的决定

    虽然您不熟悉此 EDI 框架，但组织内没有任何专家可以实施 EDI，尤其是对于中小型企业。 因此，就决定谁将成为您的实施伙伴达成共识非常重要。 选择很多，但在选择合适的合作伙伴之前，您需要进行适当的尽职调查。

  • 部署第三方顾问

    要成功完成 EDI 实施，最好聘请第三方顾问。 此人将帮助您定义 EDI 实施旅程的路线图，并帮助您选择合适的软件供应商。

  • 与您的软件供应商合作

    在您为您的 EDI 实施选择了软件供应商之后，与供应商合作很重要，而不仅仅是把所有事情都交给他们。 通过这种方式，您可以创建一个内部 EDI 负责人，然后他可以领导该项目。

遵循这些指南可以确保您的 EDI 项目的顺利实施。

EDI的未来

EDI 的未来不变的一件事是普遍存在的不确定性，尽管这是一项古老的技术。 EDI 已经存在了几十年，并且仍然是企业中最受青睐的技术，然而，许多机构实际上已经预测到该技术的潜在终结。 这可能是真的，因为在 2021 年，我们看到了替代技术选项的萌芽，组织正在探索各种选项，尤其是在供应链领域。 根据专家的意见，当谈到 EDI 的未来时，我们可以看到的要点很少

  • 大型企业正计划建立处理 EDI 的内部能力
  • 由于新技术的出现，中小型企业不断面临着应对这种动态情况的挑战
  • 据估计，95% 的 EDI 实施都是量身定制的，这意味着这些实施需要大量的成本和资源形式的维护投资
  • 大约 41% 的公司尚未实施 EDI

EDI 案例研究

这些案例研究是实施电子数据交换的公司的示例，它将让您深入了解这些公司为成功部署 EDI 所采取的各种途径。

  • 日轮英国有限公司

    该公司是日本企业集团 Nichirin Group 的子公司，为英国的汽车制造商生产和分销各种汽车软管

    挑战

    • 客户期望推动实施 EDI 以维护业务关系并保护收入。
    • 需要设置一个与发货建议相匹配的包装标签
    • EDI 和标签是获得质量标准奖的先决条件

    Nichirin 实施了产品OpenText Freeway Professional来解决上述挑战。

    价值/利益

    • 供应商了解特定场景（在本例中为贸易伙伴消息格式），从而实现更快的部署
    • 实现了 ODETTE 合规标签的合规性
    • 该供应商还帮助 Nichirin 达到了 JLRQ 质量标准
    • OpenText 部署的系统的关键属性是灵活性和易用性

  • 狄克逊车载电话

    它是一家销售电子和电信产品的跨国公司，总部位于伦敦。

    挑战

    • 新供应商的加入需要很长时间
    • 随着组织的发展，对电子交易有相关要求并使流程自动化

    Dixons Carphone 实现的产品是OpenText Trading Grid Messaging Service。

    价值/利益

    • 入职流程时间从几周缩短到几天
    • 完全可扩展且安全的解决方案
    • 提供更好的库存水平可见性和响应时间也得到改善

EDI 资源

在本部分中，我们将展示一些关键资源和支持材料，这将帮助组织决定正确的 EDI 解决方案。 这些资源包括常见问题解答、重要术语词汇表的详尽列表等等。

  • 参考下载

    这包括帮助组织深入了解 EDI 的白皮书。 更多详情，您可以点击这里

  • 教程

    在这里，您可以下载有关 XML、EDIFACT 和 ANSI 的教程。 有关这些教程的更多见解，请单击此处。

  • 样本 RFP

    这些示例将帮助您了解如何定义需求。 这些 RFP 将作为指导，因为它由要求和评估标准组成。 您可以单击此处访问示例。

这些是一些资源材料，可帮助任何想要了解有关启动 EDI 项目的详细信息的组织。

EDI 示例

实施 EDI 的主要原因是加快业务交易。 EDI 的一些示例包括 EDI 850（采购订单）、EDI 214（发货状态）和 EDI 820（更多关于发票、客户信息和付款确认）。

最后的想法

尽管 EDI 是一项古老的技术，但组织仍然更喜欢实施它，它仍然被认为是 B2B 领域的首选解决方案。 虽然 EDI 方法没有太大变化，但用于执行此操作的系统和工具已经发生了范式转变，现在许多系统都可以在云上使用，使其灵活、更便宜、更易于部署和更易于使用； 不用说，它具有许多功能。

对于组织而言，在实施 EDI 之前考虑好处和限制是很重要的。 但是，他们还需要确保实施 EDI 的服务提供商具有强大的资质，可以帮助您发展业务。