2022 年 10 种最佳免费在线协作工具

虽然冠状病毒可能导致 2020 年远程员工人数突然激增，但从 2015 年到 2020 年，在家工作的人数已经增长了大约 44%。

然而，这种流行病确实迫使小企业主和项目经理重新考虑他们当前的团队协作软件是否真正满足了员工的需求——无论是远程还是内部员工。

随着美国劳动力变得越来越协作，有无数新的免费在线协作工具旨在更好地从任何地方复制办公室体验。

然而，并非所有人都是平等的。

下面，我们将分解针对小型企业的顶级免费团队协作平台。

目录

• 什么是标准团队协作工具功能？
• 十大免费团队协作工具
• 远程团队的其他业务工具
• 团队协作工具常见问题解答

什么是标准团队协作工具功能？

在我们探索顶级小型企业协作工具提供商之前，让我们先介绍一下在为您的团队选择解决方案时应该寻找的标准功能。

第三方集成

您选择的任何工具都必须与现有的第三方软件集成，例如商业通信工具、项目管理软件或聊天消息平台。

即使团队协作工具本身提供了上述某些功能，集成也可以防止您的员工不得不学习全新的软件。

通过集成，团队成员可以在他们使用团队协作工具的同一界面中使用他们喜欢的应用程序。

与 Salesforce、Slack、Skype、Microsoft Office 365、Google Sheets、Dropbox 和 Outlook 或 Gmail 等流行的付费和免费工具的高度集成简化了办公工作流程。

还要记住，免费版本的协作工具可能没有付费选项那么多的功能。 这些集成填补了功能空白。

视频会议

鉴于 Zoom 的用户群在 2020 年前 3 个月从 1000 万增加到 2 亿，许多项目经理现在在选择合适的团队协作工具时将视频会议视为最重要的功能或集成。

对于地域不同的团队、完全远程的团队或同时拥有办公室和远程员工的团队来说尤其如此。

在评估协作解决方案的视频通话功能时，请考虑最长会议时长、与会者人数以及可以同时显示多少个与会者屏幕。

寻找具有高清音频和视频、电话会议功能和随附即时消息的解决方案（稍后会详细介绍。）

其他主要网络会议功能包括：

• 主机控制（屏幕共享、静音/取消静音用户）
• 背景画面
• 虚拟举手
• 直播/网络研讨会功能
• 安全性（加密、密码保护、等候室、删除/阻止用户）

文件共享和编辑

具有自动同步和版本控制的实时协作文件编辑是成功协作解决方案的另一个重要方面。

团队成员需要能够查看、编辑、评论、标记其他用户并突出显示文本，而不必担心他们是否正在处理文档的最新版本。

此外，协作应用程序应提供自己的本地文件存储库或与 Google Docs 或 Microsoft Word 等工具集成。

这些工具还需要提供文件存储、可搜索文件夹和文件访问控制。 确保您正在考虑使用的工具适用于各种文件格式。

屏幕共享

屏幕共享功能允许视频会议参与者与其他会议参与者共享他们的整个屏幕或选择应用程序。

除了单独共享屏幕外，团队成员还可以实时编辑/标记文件、进行幻灯片演示，甚至使用远程屏幕控制来帮助解决问题或演示工具的工作原理。

白板功能允许用户在空白页、演示文稿和网页上共享、绘图和做笔记，就像在传统的办公室会议中一样。 这对于需要大量团队合作的头脑风暴会议和项目特别有用。 可以保存白板以供将来参考。

为了防止像 Zoombombing 或员工可能没有意识到他们的屏幕对每个人都可见的尴尬时刻，寻找强大的屏幕共享主机控件，允许主机关闭与会者屏幕共享功能或限制哪些团队成员可以共享他们的屏幕。

任务管理能力

项目和任务管理功能真正将团队协作应用程序与标准视频会议软件区分开来。

它们允许项目经理创建和分配员工任务和子任务，以确保即使在远程工作时，每个人都清楚自己的职责和截止日期。

经理可以同时检查多个任务的进度，解决错过的最后期限，查看长期项目的时间表，甚至监控月度预算。

团队成员可以在项目中相互标记、更新任务状态、共享链接/文件、设置任务依赖关系以及对有任何问题的任务发表评论。

用户还应该能够集成 Google 日历和 Outlook 日历来更新他们的日程安排、接受/拒绝邀请，并让其他团队成员知道他们何时可以开会。

最后，许多任务管理工具还将提供多种视图，包括甘特图、列表视图、看板视图等。

任务管理简化了部门间的沟通，允许团队领导跟踪员工的工作时间和生产力水平，并简化了为上级生成报告的过程。

十大免费团队协作工具

此处展示的 10 款最佳在线协作工具除了独特的界面选项、任务自动化、应用内文件编辑等之外，还包括上述核心功能。

请注意，虽然本文中概述的信息仅涵盖每个工具提供的免费计划，但许多工具还提供包含更强大协作功能的付费计划。

下面的比较表提供了每个工具的简要概述。

写

Wrike 是一个可扩展的桌面和 iOS/Android 移动团队协作平台，旨在简化部门间的沟通，提高员工的工作效率，并明确团队成员的任务和责任。

其最多可容纳 5 位用户的免费计划包括基本任务创建、实时进度更新和活动流、板和电子表格视图以及可定制的开源模板/仪表板。

用户可以拖动板以根据时间线或优先级重新排序特定任务，并且活动流旨在模仿社交媒体供稿以方便使用。 用户可以创建特定的活动流过滤器，以避免必须梳理不相关的信息来查找他们已分配的项目的注释/更新。

虽然 Wrike 与 Google Hangouts、Slack、Microsoft Teams 和 Zoom 集成，但在撰写本文时，它没有本地视频通话功能或聊天信使工具（尽管用户可以在 Wrike 板上发表评论和标记同事。）为了进行视频通话、与他人共享屏幕或使用聊天信使功能，用户需要将他们喜欢的工具连接到 Wrike。

Wrike 还提供了几个付费附加功能，例如 Wrike Integrate 和 Wrike Resource。

Wrike 的免费版本还包括：

• 将活动组织到任务、文件夹或项目中
• 任务、文件夹和项目评论/用户标记
• 文件共享和高达 2GB 的文件存储空间
• 实时实时编辑器
• 任务的批量操作（批量任务状态更新）
• 根据状态、受让人、截止日期筛选任务
• 表格（电子表格）视图
• 云存储集成
• 用于通知的用户收件箱
• Google Drive、Outlook、Office 365、Dropbox 集成

最适合： Wrike 最适合有大量较小的日常任务的初创公司/微型企业，这些任务通常不需要大量协作，但取决于其他团队成员项目的任务状态。 流行的用例包括产品开发、活动策划、营销部门和 IT 团队。

体式

Asana 是最著名的团队沟通工具之一，尤其是它是由 Facebook 的一位创始人创建的。 其直观的界面提供即将到来的任务和项目、实时进度和状态更新、重要文件和特定团队的鸟瞰图。

它提供多种任务视图，包括待办事项列表视图、日历视图和文件视图。 用户可以根据优先级、分配日期、截止日期等对任务进行排序。 Asana 还允许用户更新任务描述、创建子任务、设置任务依赖关系、分配任务垂直和更新任务进度。

请注意，一项任务只能分配一个人，但可以将多个用户添加为协作者。 用户可以创建任务笔记、上传文件和标记其他团队成员。

与 Wrike 一样，为了进行视频通话、使用信使功能或与他人实时共享屏幕，用户需要将具有这些功能的工具集成到 Asana 中。 Asana 与 GoToMeeting、Zoom 和 Microsoft Teams 等众多视频会议程序完美集成。 它还与其他流行的通信工具集成，如 Slack、Office 365、G Suite、Adobe Creative Cloud 和 PDF 文件以及 Dropbox。

Asana 免费版的特点包括：

• 最多 15 个用户
• 任务列表和板视图
• 任务创建和分配
• 日历功能
• 调度功能
• 项目模板
• 用户收件箱
• 团队创建
• 星标/固定某些任务
• 基本任务/用户报告
• 应用内评论和用户标签
• Android 和 Mac 移动和桌面版本

Asana 的付费计划提供额外的功能，如项目时间表、Asana 表格、报告生成、工作量分析、自动化等。

最适合： Asana 最适合主要是远程团队，这些团队有多个用户在一个项目上工作，因此需要能够创建子任务、评论任务，并在需要时调整截止日期。 作为跟踪家庭作业、项目准备、小组演示等的一种方式，它在教育工作者和学生中也特别受欢迎。 内容营销人员使用 Asana 分配任务、审查内容、安排发布等。

松弛

与此列表中的其他一些选项不同，Slack 拥有自己的内置 1:1 音频/视频通话功能和聊天信使，使其成为每天超过 1000 万用户的首选团队协作工具之一。

虽然主要用作聊天消息应用程序，但 Slack 的免费和付费版本都提供了许多功能和应用程序集成，可以快速将其转变为高度定制的通信和任务监控工具。

用户可以根据主题、部门、项目等创建公共和私人群组和直接聊天消息通道。 在这些对话中，用户可以相互标记、上传多种格式的文件、使用表情符号做出反应以及直接在线程中回复消息。

用户还可以将投票上传到聊天、创建快捷方式、设置提醒以及更新他们在 Slack 中的状态。 将消息静音和加星标可以轻松确保您掌握所有消息，同时在必要时不受干扰。

Slack 的免费计划允许用户：

• 创建无限数量的频道
• 集成多达 10 个应用程序
• 存储/搜索过去的 10,000 条消息
• 启用双重身份验证
• 共享文件并存储高达 5 GB

在撰写本文时，Slack 中的屏幕共享和注释仅适用于付费计划，但这两个功能都是应用程序本身的原生功能。 我们的 Slack 替代品列表提供了在免费版本中提供屏幕共享和注释的选项。 为了在免费版本中共享屏幕，用户需要集成 Zoom 或 Microsoft Teams 等工具。

最适合： Slack 最适合远程或内部小型团队，这些团队主要通过聊天消息进行交流，并为每个部门、团队甚至项目创建渠道。 在主要协作环境中运作的团队需要能够立即相互沟通——但没有电子邮件——也将享受 Slack。

群

Flock 是一个团队消息传递和跨协作平台，免费版本提供一对一视频通话、聊天沟通渠道和任务管理功能。

请注意，虽然它的界面与 Slack 的类似，但 Flock 的免费版本只允许公共聊天消息通道。

Flock 的最佳功能之一是，当用户离开后返回 Flock 时，它会显示用户已标记的所有新消息。 这消除了用户挖掘旧消息以查找重要信息的需要。

最近，Flock 还添加了语音笔记功能，移动用户可以在其中互相发送录制的音频消息。

任务管理功能包括带有用户标记和任务分配的待办事项列表、带有自动通知的共享待办事项、提醒设置、截止日期和任务优先级。

尽管 Flock 的免费计划确实包含视频通话功能，但用户最多只能进行 20 分钟的一对一对话。 此外，屏幕共享仅适用于付费 Flock 计划，用户很难找到免费集成的屏幕共享应用程序。

话虽如此，Flock 仍然与 Jira、GitHub、ToDoist、Asana、Trello 和 Zapier 等集成。 它还允许您构建自己的自定义应用程序并将它们与您的 Flock 仪表板集成。

Flock 的免费计划还包括：

• 多达 10 个公共频道
• 自定义极化
• 频道静音
• 将任务添加到集成日历
• 1 个自动加入频道
• 公告频道
• 无限的第三方集成
• 文件共享和 5 GB 存储空间
• 笔记应用
• 聊天固定
• 无限1-1语音和视频通话
• 团队管理员
• 无限群发消息
• 多达 10,000 条可搜索消息

最适合： Flock 最适合使用许多第三方通信和协作平台的中小型企业，以及需要在其聊天消息平台中集成任务管理功能的企业。 它也非常适合移动优先的用户。

同页

寻找最完整的免费团队协作工具的公司——或者那些比大多数人有更多沟通需求的公司——应该强烈考虑 Samepage。

除了具有屏幕共享功能的免费音频和视频通话外，Samepage 的本地任务管理软件功能还允许团队负责人同时安排和跟踪多个项目的进度。

它还拥有与 Salesforce、Slack、Google Drive 等工具的出色集成，甚至通过 Facebook 和 Twitter 与社交媒体集成。

有了如此全面的免费计划，绝大多数公司可能不需要为 SamePage 计划付费，尽管有付费选项可用。

Samepage 的免费计划包括：

• 无限的聊天和消息搜索历史
• 无限数量的用户和访客
• 屏幕共享
• 文件共享和编辑
• 群组音频和视频通话
• 群发短信
• 高达 2 GB 的存储空间
• 无限的页面和文件夹
• 调查
• 日历
• 创建/分配任务的能力

最适合： Samepage 最适合需要免费团队协作解决方案的小型团队，该解决方案具有如此强大的功能，他们可能能够避免升级到免费计划，以及几乎持续需要协作的团队。

特雷罗

如果您的团队更注重视觉，那么 Trello 可能是合适的选择。

Trello 提供了一些独特的功能，包括其“Trello 卡片”，用户可以在其中附加文件、编写待办事项列表、分配任务/子任务、更新任务进度和添加评论。 然后，Trello 用户可以将他们的卡片固定到可共享的整体项目板上。 然后可以将用户添加到团队板以查看、编辑、更新和共享每张卡上的文件。

卡片可以包含任务分配、任务更新、截止日期、附件，甚至对话。 将每张卡视为自己的项目生态系统。 此外，Trello 还为项目管理、远程工作、市场营销、课堂等提供了庞大的看板模板库。

该应用程序的“命令运行”功能特别方便，允许用户自动执行任务，例如设置截止日期、概述日程安排以及将团队成员添加到卡片中。

尽管 Trello 没有原生视频会议或屏幕共享工具，但它集成了 Google Hangouts、Zoom 和 Zoom 替代品。 它还与 Slack、Yammer、Flock、Glip、Asana 和其他通信工具集成。

Trello 将集成称为“Power-Ups”，免费计划允许每块板一次上电。

Trello 的免费计划包括：

• 无限列表、卡片、个人板
• 时间线和日历视图
• 最多 10 个团队板
• 基本自动化
• 每月 50 次命令运行
• 两因素身份验证
• Apple 和 Android 移动应用访问

最适合： Trello 最适合需要自动化执行大量基本日常任务的小型团队，以及希望以可视方式组织任务但不打算使用许多第三方集成的团队。

微软团队

Microsoft Teams 是一个业务通信和协作平台，是 Microsoft 365 套件的一部分。

用户可以通过视频开会，通过即时消息聊天和共享文件，通过音频通话进行交流，以及在 Microsoft 365 工作区（PowerPoint、Excel、Word 等）中共同创作和存储文件。视频会议最多可容纳 100 名参与者最多 60 分钟。 屏幕共享、会议安排和无限制的聊天消息也可用。

如果我们必须为免费的团队协作工具选择最佳选项，Microsoft Teams 可能会成为优先考虑视频和音频通话的公司的赢家。

但是，Teams 在提供基本任务管理功能方面存在不足。 虽然此列表中的其他选项至少包括一些本机任务管理工具，但只有 Teams 的付费版本提供项目管理功能。

正如团队领导者必须将此处讨论的一些协作工具与视频会议软件集成以共享屏幕并虚拟地面对面会议一样，Microsoft Teams 需要应用集成或付费才能访问项目管理工具功能。

Microsoft Teams 的免费版本包括：

• 音频通话
• 模糊的背景
• 自定义背景
• 聊天信使
• 无限用户
• 无限且可搜索的群聊历史
• 文件共享（每个用户最多 2 GB，每个团队最多 10 GB）
• 超过 250 个应用程序集成
• 文件符号/编辑

最适合： Microsoft Teams 最适合主要通过视频通信进行通信的公司，因此需要能够共享屏幕、访问视频内聊天消息以及在视频通话中共享/编辑文件。 此外，它非常适合已经在 Microsoft 365 领域工作的团队。

空气桌

Airtable 是一个在线平台，允许用户构建、自定义和共享自己的数据库。

它以其电子表格（网格）视图而闻名。 尽管每个条目可能看起来像 Excel 电子表格中的简单行，但这些行具有令人难以置信的交互性。 用户可以创建任务、使用拖放工具对任务重新排序、上传相关数据、设置截止日期、概述主要联系人、共享笔记以及将照片/文档上传到每一行。

相关的表格/表格可以收集到 Airtable Base 中。 例如，客户满意度库可以由网格组成，例如现有支持票证、当前问题、支持代理对话历史记录或单个客户。

如果网格视图不受欢迎，可以随时在多个视图之间轻松切换，包括看板、甘特图、图库和表单视图。

Airtable 还提供广泛的自动化功能，允许用户从其他网格共享和提取数据，以及在团队之间共享网格。

Airtable 免费计划包括无限的基础，每个基础最多 1,200 条记录，以及每个空间 2GB 的存储空间。

其他免费计划功能包括：

• 100 次自动运行/月
• 2 周运行历史
• 超过 50 个预建的 Airtable 应用程序
• 1个手动表同步/基础
• iOS 和 Android 移动应用程序
• 字段类型，包括复选框、下拉列表、附件等

最适合： Airtable 最适合需要高度可定制的应用程序进行数据组织、共享和任务管理的团队。 至少具有一些编码经验或访问开发人员/IT 部门的团队将充分利用 Airtable。

逃跑

Fleep 是一个聊天消息、文件共享和任务管理平台，可根据对话组织频道。

每个对话都有一个独特的 Pinboard，用户可以在其中突出显示重要的更新、文件、链接或注释，他们需要团队中的每个人都可以查看并拥有编辑权限。 请注意，您可以在 Fleep 数据库中搜索外部用户并将其自动添加到您的工作区。

Fleep 具有高级聊天功能，不仅包括用户状态，还包括有关他们上次在线时间和阅读回执的信息，以确保您始终知道谁收到和没有收到您的消息。 Fleep 还有一个书写指示器。

用户可以创建基于列表的任务，分配任务并将相关文件上传到任务文件抽屉，突出显示重要任务，并监控任务进度。 还有一个 Fleep 每周进度报告，提供有关任务、已完成项目和即将进行的项目的更新。

其他 Fleep 免费计划功能包括：

• 用户状态更新
• 聊天记录
• 与 Zapier、Slack、Google Drive、JIRA 等集成
• 10 GB 存储空间
• 按用户搜索聊天记录
• 完整的消息历史记录
• 无限的 1:1 对话
• 视频集成
• 最多 3 个对话

最适合： Fleep 最适合经常与外部用户协作的小型团队，以及具有高级任务管理需求的团队。

任务

nTask 是一款任务管理和在线会议软件，旨在简化项目管理、时间跟踪、预算和资源分配以及团队沟通。

任务管理功能通过让用户根据固定和每小时成本、每项任务成本以及资源和材料成本自定义计费方法来提供估计的项目预算。

用户还可以设置任务期限、子任务和依赖关系，创建待办事项列表，并估计每个任务将花费的时间。 可以将多个用户分配给单个任务，受让人接收评论和任务更新的实时通知，并且还可以进行实时文档共享和协作。 可以对任务进行分类和标记，给定优先级，并且用户可以更新任务状态。

请注意，用户需要连接到 Zoom 帐户才能访问视频会议。

nTask 免费计划包括：

• 100 MB 存储空间
• 甘特图
• 设置重复任务
  任务导入和导出到 .csv 文件
• 日历、列表、看板或网格视图
• 任务里程碑
• 每个团队 5 名成员
• 无限的任务和工作区
• 问题跟踪
• 时间表
• 会议

最适合： nTask 最适合对于需要更好的方法来跟踪时间表、估计项目时间表和设计/管理预算的团队来说，它也是一个理想的解决方案。

远程团队的其他业务工具

特别是如果公司员工第一次适应远程工作，仅使用团队协作工具可能不足以在办公室外维持与办公室内预期相同的业务标准。

是时候开始考虑如何在任何情况下使用其他软件来利用通信了。

查看我们为中小型企业和企业级公司提供的网络会议软件定价和计划的交互式比较表，以了解更多关于正确的工具将如何让员工保持生产力并让团队成员与客户和彼此联系的信息。

团队协作工具常见问题解答

下面，我们概述了一些关于团队协作工具的最常见问题。