您应该了解的 Google 表格技术和技巧

已发表: 2021-06-14

Google 表格是为个人和企业使用而创建的最佳工具之一。 这个简单的软件提供了多种服务，如邮件合并、复杂的公式等等。 只要您了解程序的所有细节，您就可以充分利用该工具。

谷歌表格也是最通用的程序之一。 除了创建工作表本身之外，您几乎可以做任何您想做的事情。 许多文件所有者可以创建、共享和编辑计算和报告。

如果您与遍布全球不同地区的团队合作，您可以随时轻松访问和查看 Google 电子表格。 当您遇到一个有趣的新应用程序（例如 Google 电子表格）时，您会想知道尽可能多的提示和技巧，以充分利用这种体验。 因此，您学习这些技巧和技巧的速度越快，您的体验就越有效。

无论您想如何使用它们，Google 表格都具有广泛的功能并具有大量的适用性。 它们很容易上手，但是随着您继续了解这个惊人应用程序的更多特性和功能，您可以对数据进行广泛的工作。

在 Google 电子表格可以带来的众多好处中，您会很想知道如何利用它来发挥自己的优势。 否则，您将错过它可以为您和您的整个业务带来的所有巨大优势。

以下是您应该了解的一些最佳 Google 电子表格技巧和窍门

  1. 通过评论发送电子邮件

在 Google 电子表格上，您可以突出显示特定单元格并在其中插入您的评论。 此外，您还可以通过此评论自动发送电子邮件。

因此，Google 电子表格提供了与您的整个团队协作的最佳功能之一。 使用此自动电子邮件功能，您可以实时更新收件人。

要通过评论发送电子邮件，您只需执行以下操作：

  • 单击要添加评论的单元格，然后选择添加评论选项。
  • 当评论框弹出时，添加一个加号 (+)，然后是收件人的电子邮件地址。
  • 当您添加评论时，收件人也会立即收到电子邮件。
  1. 按特定顺序对单元进行分组

您可以通过多种方式对 Google 电子表格上的单元格进行分组。 通常，这可能取决于创建的电子表格的具体功能或您的个人喜好。 在这里，您可以应用的最佳技术之一是使用 ARRAYFORMULA()。

为了进一步简化事情，数组指的是一个值表。 当 ARRAYFORMULA 应用于您的数据时，您的数据也会在一个批次中进行处理。 通过使用此公式，您可以立即在一个地方进行更改，然后这些更改会自动应用于整个数据范围。

  1. 创建热图

热图是一种功能，可让您将注意力吸引到表格的某些重要部分。 尤其是当您处理大数据、大工作表和多个表时，如果读者立即指出感兴趣的主要领域，将会非常混乱。 除了简单地突出显示之外，热图是在工作表上创建重要层次的最佳方式。

例如，较浅的红色高光是不太重要的信息，中间的红色高光是非常重要的数据，但是，深红色是最重要的信息，可能最需要关注。

要创建热图，您可以通过以下步骤使用 Google 表格上的条件格式功能：

  • 选择要应用格式规则的单元格
  • 单击格式，然后单击条件格式
  • 使用色阶功能创建规则
  1. 使用数据透视表

Google 电子表格上的数据透视表会派上用场，尤其是当您处理要汇总的大量数据时。

借助数据透视表功能，您的二维表可以进行透视，让您可以得出表格的第三维度。 这种功能可以帮助您回答以下问题：

  • 2019 年第四季度，每家商店或分店销售了多少摇杆？
  • 就 5 月份的收入而言，哪个销售代表贡献最大？

此后，要创建数据透视表，您可以按照以下步骤操作：

  • 突出显示您要用于数据的所有单元格
  • 在顶部菜单上，单击数据，然后选择数据透视表选项
  • 根据需要创建自定义数据透视表
  1. 应用不同的过滤器

是的，过滤器也可以应用于您的 Google 电子表格文档，并且这些过滤器已经到位，这样您就可以更好地理解和分析工作表中的某些数据组。

使用过滤器，现在您可以仅查看工作表中特别感兴趣的行或列。 这个技巧可以派上用场，尤其是当您现在在报告期间使用电子表格时。

要对您的电子表格应用过滤器，请执行以下步骤：

  • 选择过滤器图标或按钮
  • 选择您希望包含在过滤器中的值
  1. 使用数据验证功能

另一个使您的 Google 电子表格更高效的功能是数据验证功能。 此功能允许您限制在工作表中输入的所有值。

要使用数据验证功能，请记住以下步骤：

  • 从顶部菜单中选择“数据”
  • 点击“数据验证”
  • 之后，您可以选择“范围列表”或“项目列表”

通过这种方式，当您输入的数据与您创建的列表中的任何项目都不匹配时，会弹出警告。 使用此功能，您甚至可以限制人员，从而查看或访问您的工作表的人现在只能输入来自您列表的项目。

  1. 保护工作表中的数据

当有许多用户使用同一个 Google 电子表格文档时，此技术非常有用。 当存在必须是最终的信息时，尤其是那些非常重要的数据时，您可能需要锁定这些单元格。 这样一来，您锁定的单元格内的数据就不会被意外更改。

这可以通过访问“范围编辑权限”选项卡来完成。 然后，选择“只有你”选项。

最后的话

这份Google 表格备忘单，使您能够最大限度地利用 Google 电子表格的实用性和功能。 一般来说，我们的目标是尽可能以最佳方式从 Google 电子表格中受益。 是的，您可能需要一些时间和精力来掌握这些技术。 但是，一旦你掌握了窍门，你就会意识到你实际上已经错过了这么多，仅仅是因为你还没有使用谷歌表格来发挥你的优势。 现在，继续并开始应用这些技术。

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