最佳酒店 VoIP 电话系统和重要功能

VoIP 行业本身正在崛起。 全球企业移动性是企业转向 VoIP 并摆脱传统电话线路的主要驱动因素，预计到 2020 年其价值将达到令人难以置信的 5000 亿美元。

在所有受益于大力推动 VoIP 的行业中，酒店业名列前茅。 在这里，我们将更仔细地研究适用于酒店的最佳 VoIP 商务电话系统以及要寻找的功能。

与标准固定电话相比，VoIP 和虚拟 PBX 解决方案带来了许多好处，其中最显着的是节省了大量成本。 但除了这些成本节省之外，商务 VoIP 还引入了一系列特性和功能，这些特性和功能不仅适用于更典型的组织，而且还特别适用于酒店业。

• 例如，使用虚拟接待员，如果实际的酒店员工正在从事其他活动，那么打电话预订房间的人永远不需要等待。 他们可以立即连接到第三方地点的代表，该代表可以处理所有预订和客户互动事宜，可能根本没有意识到他们不是在与他们将要入住的酒店的人交谈。
• 国际和长途电话的便捷性，以及上述成本节省，可以显着提高酒店的底线——尤其是如果它们迎合出差旅行的商务人士。
• 在线传真提高了工作效率并增强了随时随地的协作，而 IVR 菜单允许酒店组织创建相关、有用和特定的自动问候语，以改善当前和现有客户的体验。
• 自动呼叫路由、短信功能和其他功能也是酒店员工和他们致力于服务的客人的主要吸引力。

这些只是 VoIP 电话系统可以为酒店业带来重大好处的几种方式。 事实上，这只是表面上的问题——VoIP 成为该行业采用的一种技术的原因有很多。 让我们潜入水中。

尤其是经营酒店业务通常涉及大量文书工作：例如信用卡付款和报表、护照（针对海外旅客）。 重要文件的邮寄也是必不可少的。 一次接待数千名客人的酒店可能会在纸张、墨水和打印机需求上花费无穷无尽的金钱； 如果应用得当，在线传真可以消除大部分（如果不是全部）这些成本。 在此过程中，它将腾出一条专用电话线，这取决于您酒店的规模，可以显着降低成本。

在线传真与传统传真非常相似——只是在这种情况下，文档会在需要打印之前被扫描并通过电子邮件发送。 您仍然可以向特定号码发送传真，但现在您可以在没有传真机的情况下这样做。 这通常是一个非常灵活的选项，因为它支持各种不同的文档类型，例如 .DOC 和 .PDF。 除了多功能之外，这使其成为一种廉价的选择。 下面，您可以看到 Nextiva 的在线传真正在运行。 密切注意前面的电话，以及传真如何直接发送到您的电子邮件。

此外，这不仅有助于酒店组织降低上述成本，而且还可以定位为另一种“增值”服务，旨在吸引商务旅客的注意力。 如果商务旅行者住在您的酒店并在城里参加会议等活动，那么他们很可能需要在旅途中尽可能保持高效。 这可能意味着他们需要立即将重要文件发送给客户或同事。

您提供与在线传真一样方便的功能这一简单事实通常足以让人们预订房间，这可能意味着如果他们再次来到城里，他们将更有可能回到您的组织。 他们可以在不离开酒店的情况下，从生产力角度执行他们需要的任何功能。 在线传真通常为用户提供电子签名功能，以使文件正式化，并为以电子方式发送的任何内容提供额外的法律安全性。 现在客人和员工可以完全控制他们发送的文件。

当客人在另一个国家/地区时，便利尤其重要。 例如，如果需要护照复印件作为身份证明，您的酒店可以立即收到该复印件。 不言而喻，必须优先考虑客户体验，而在线传真使酒店能够这样做。

将护照或出生证明副本等文件直接发送到您的电子邮件而不是打印出来，可以为那些极其敏感的文件提供额外的安全保障。 建立信任对酒店很重要，因为客人希望在离开时有宾至如归的感觉。 具有显着优势的小功能在改善整个客户体验方面发挥了重要作用，并将鼓励他们回来。

当客人出国旅行时，他们自然希望与回家的朋友和家人保持联系。 他们需要让人们了解他们的旅行进展和行程，并经常利用那些宝贵的安静时光回到酒店。

问题是通过传统电话系统拨打国际电话通常非常昂贵——无论是对于酒店还是对于最终将为其帐户支付部分商务电话费的用户而言。 根据 Business.com 的一项研究，通过传统固定电话从美国打到墨西哥 30 分钟的平均费用可能在 8.10 美元到 10.26 美元之间，具体取决于提供商。

VoIP 通过 Internet 连接工作，因此从数据的角度来看，拨打国际电话与发送电子邮件或参与在线聊天会话并没有太大的不同。 数据就是数据，作为提供服务的企业，您可以享受随之而来的效率和成本效益收益。 客人不必担心拨打国际电话的费用，员工也不必与希望预订房间的海外客人取得联系。

另一项研究表明，切换到 VoIP 可以帮助企业将国际电话的成本降低多达 90%。 平均而言，大多数各种规模的企业都可以节省 50-75%。 这些不仅可以帮助显着降低任何酒店业务的成本 - 它也是您可以用来巩固自己在您所在地区的竞争优势的好处。

与其花大量的钱接触国际客人并失去预订额外房间所带来的一大笔利润，您可以通过互联网免费联系这些客人，而不必担心费用。 同样，当您不必担心成本时，您不必担心谈话速度会加快，这可能会影响人们预订房间。 相反，您的员工可以只关注客户体验。

无论旅行者是想在度假期间与家人保持联系，还是需要在紧急情况下更新亲人的信息，都应该有这样的选择，即如果不是免费的话，可以轻松、廉价地做到这一点。 如果这是他们的优先事项，并且您将低成本或免费国际电话作为预订房间的标准功能推销，那么预订房间可能会有所不同。

“交互式语音响应”的缩写，IVR 菜单是您在致电企业时听到的自动问候语。 通常，您会收到一条简短的欢迎信息，并被要求“按 1 与销售部门通话； 按 2 与支持代表通话”等。

到目前为止，IVR 菜单是面向客户的组织（如酒店业）更有效地处理来电的绝佳机会。 键盘上的每个号码都可用于将呼叫者路由到特定地点，具体取决于他们首先呼叫的原因。

您不仅不需要雇用接线员来手动路由这些呼叫，而且您甚至可以根据业务变化的方式在一天中的不同时间使用不同的菜单。 此外，人工智能将在 IVR 系统中发挥更大的作用。 请参阅下图以更好地了解其工作原理：

请记住，与与任何其他类型业务互动的客户一样，客人希望快速有效地被引导到相应的部门。 如果他们预订房间，他们想立即与允许他们这样做的人交谈。 如果他们对计费有疑问，他们希望尽快解决。 IVR 菜单是您做到这一点的绝佳机会，无需手动将呼叫者从一个部门路由到另一个部门，以找到合适的人与之交谈。

这以几种不同的方式使您的普通酒店业务受益。 首先，客人可以尽可能快地与正确的部门建立联系，从而加快问题和疑虑的解决时间，并普遍改善用户体验。 同样，这也意味着您可以更轻松地处理更多呼叫，再次全面改善您业务的客户服务部门。

通常，酒店客人需要很多帮助——但与此同时，如果他们赶时间和/或不想在工作时被支持代理卡住，他们可能会犹豫是否真的要求帮助假期。 这是一种常见的情况，也强调了通过 VoIP 进行高级呼叫路由的重要性。

借助高级呼叫路由和自动呼叫分配，您拥有比基本呼叫路由中简单的 24/7 设置时间表更多的选择。 您可以根据需要转发号码，可以是同时拨打的号码，也可以是按顺序拨打的号码，具体取决于具体情况。 您甚至可以根据呼叫是否已接听或未接听来执行不同的功能。

如果您不接听，您可以让某人自动转接到语音信箱。 如果这样做，您可以录制通话、将其置于保留状态、将其转接到其他号码等等。 高级呼叫路由甚至可以将呼叫者路由到支持代理移动设备等替代号码，或使组织能够建立独特且可定制的时间表。

酒店总是需要确保他们以一种优先考虑客人需求的方式与客人互动。 高级呼叫路由是您必须做到这一点的最佳机会之一，同时提高您能够同时提供的客户体验的整体质量。

同样，您从 VoIP（以及上述 IVR 菜单和高级呼叫路由功能）中获得的酒店业务的另一个主要好处与虚拟助理的概念有关。

如果你不熟悉虚拟助手，顾名思义，它们是一个数字助手——而不是真人——可以拨打电话、执行某些电话管理任务，并使用机器学习技术来处理更具体的任务，而无需让用户感觉自己在和机器人说话。 虚拟助手和聊天机器人经常作为同义词使用，因为它们执行相同的任务。 如果您了解聊天机器人的功能，那么您也了解虚拟助手的功能。

Vonage 的 Vee 是虚拟助手的一个真实示例，它可以设置和管理帐户和桌面电话，为您的服务添加群组通话和虚拟接待员功能等等。

通常，虚拟助手使用机器学习和自然语言处理等复杂技术，并且可以更擅长处理常见的客户查询，例如跟踪包裹，或将人们引导到正确的代理和/或部门以获得更具体的帮助。 但即使除此之外，仅此一项的好处是很多的：

1. 虚拟助手可帮助您的员工从手机中解放出来，以便他们可以为有重要问题和问题的客人提供更多的个人关怀和关注。
2. 虚拟助理通常比雇用实际员工（并支付福利）来做同样的工作要便宜得多。

即使您的所有员工当天都回家了，虚拟助理也可以为客户和客人提供信息和支持，同时提供积极的客户体验。 在酒店业，这是势在必行的，因为员工在与客人面对面交流时必须快速工作。 如果前台文员需要为客人叫出租车，他们可以简单地要求虚拟助手这样做。 有些人可以走得更远，以最便宜的价格找到最近的出租车服务，而无需员工费力。

SMS 消息是另一个术语，用于描述大多数人每天无数次在智能手机上收到的快速、高效的文本消息。 使用传统电话线，您无法发送 SMS 文本消息，而使用 VoIP，您可以。

从任何 VoIP 终端或连接的移动设备，您可以在几秒钟内立即向特定号码甚至大组号码发送快速更新。 例如，如果您需要向客人发送快速安全更新以使他们了解火灾等流动情况的最新信息，您可以将该信息作为基于 SMS 的数据消息发送给当前入住酒店的所有客人马上。 想想琥珀警报是如何工作的。

这不仅对火灾等情况非常有用，而且在告知人们不幸的常见情况（如主动射击者）时也非常重要。 它甚至可以在许多基本情况下派上用场，例如提醒人们注意城镇周围发生的有趣事件，提醒他们有关交易和您可能正在进行的某些促销活动等等。

在这里，您可以看到最好的 VoIP 电话系统在提供的功能方面是如何相互竞争的。 这些功能是我们已经在整篇文章中广泛提及的功能。 但是，仅仅因为您知道要寻找哪些功能并不意味着您知道哪个提供商适合您。 价格和客户服务也起着重要作用，因此请确保您也访问 Nextiva、Vonage、RingCentral、Jive、8×8 和 Mitel 网站。

呼叫路由	是的	是的	是的	是的	是的	是的
在线传真	是的	是的	是的	是的	是的	是的
虚拟助理	是的	是的	是的	是的	是的	是的
IVR 菜单	是的	是的	是的	是的	是的	是的
国际电话	是的	是的	是的	是的	是的	是的
自动群发短信	是的	是的	是的	是的	是的	是的
客户关系管理整合	是的	是的	是的	是的	是的	是的

有大量设备可供有兴趣转向 VoIP 的酒店使用。 在这里，我们将快速概述一些对我们来说最突出的设备。 我们还将向您展示不同的价格范围，以便您更好地了解酒店的预算。

酒店 VoIP 电话系统

让我们从酒店的 VoIP 电话和电话系统开始，这是酒店与客人沟通以及客人预订房间、订购客房服务、与家人保持联系以及提出他们遇到的任何潜在问题所需的最重要工具. 这些电话的设计考虑了酒店业。

思科 SPA525G2 5 线 IP 电话

这款不起眼的 VoIP 电话非常适合小型酒店的前台，而且提供的功能数量惊人地低。 你可以在亚马逊上找到它，它包括免费送货。 您还可以选择购买耳机、耳机升降器或两者都与手机一起购买，但需额外付费。 您甚至可以选择购买多达十部手机。

例如，Cisco SPA525G2 带有 5 条线路。 节假日业务开始回暖，最好多开几条线路，以防客人有疑问而其他人想预订房间。 更多技术功能，例如与蓝牙的额外连接、以太网供电或 Wireless-G 客户端。

这可以帮助从手机顺利转移呼叫。 它有一个 USB 端口、一个 MP3 媒体播放器并支持 Cisco MonitorView，它允许您从远程 IP 摄像机将视频流式传输到其彩色显示器。

在这里，我们将快速列出亚马逊上的一些功能：

• 通过以太网供电、具有 Wi-Fi 保护设置 (WPS) 的 802.11g Wi-Fi 客户端和蓝牙耳机支持增强了网络连接性。
• 图形范围、高分辨率 3.2 英寸 QVGA 320×240 彩色屏幕。
• 为语音设置简单易用的虚拟专用网络 (VPN) 客户端。
• 使用 Cisco MonitorView 从您的电话监控多达 4 个摄像机。
• 直接在手机上支持生产力应用程序。
• 支持多媒体功能，例如播放 MP3、显示数码照片和查看 RSS 源。
• 宽带音频可提供无与伦比的语音清晰度和增强的扬声器质量。
• 支持面向小型企业的 Cisco Unified Communications 500 系列的会话发起协议 (SIP) 和智能电话控制协议 (SPCP)。

Polycom VVX 601 有线商务媒体电话系统

这款时尚的 Polycom 电话不仅美观，而且是大型酒店的主力，这些酒店通常会定期接听大量电话。 这款手机在亚马逊上列出，免运费。 它配备 16 行、一个大触摸屏和一个简单的布局，在炎热的时候操作不会令人困惑。

有两个 USB 端口，通过外部 USB 摄像头进行视频播放和视频会议，集成蓝牙，以及用于定制开发的完整 API 工具包，这对于已经拥有特定系统的酒店特别有用。

这使得根据自己的喜好定制手机变得容易，从而增强了用户体验，并且不可避免地提升了客户体验，让您的员工有信心专注于手头的问题，而不是弄清楚如何使用手机。

以下是一些让这款手机值得您考虑的额外功能：

• 所有音频路径（扬声器、听筒、耳机）上高达 14KHz 的高清语音技术。
• 2 个以太网 10/100/1000。
• 2 个 USB 2.0 主机。
• 绿色 - 低功耗。
• 零接触配置即插即用配置。
• 强大的 SIP 功能堆栈。
• 广泛的配件支持（扩展模块、摄像机配件）。
• Skype for Business 和 Office 365 Cloud PBX 互操作性（订购以“-019”结尾的“Skype for Business Edition”代码）。

Yealink SIP-T48S 超优雅触屏IP电话

Yealink SIP-T48S 听起来像是最新款的高中生和大学生计算器，但我们保证这实际上是一款 VoIP 电话——而且是一款不错的电话。 它目前在亚马逊上列出，包括免费送货。 从图片中可以看出，触摸屏很大，有 7 英寸。

对我们来说最引人注目的是关于这款手机的评论。 它提供了大量功能，我们将在稍后列出，这些功能质量非常高。 有人评论触摸屏有多亮，这有助于提高手机的清晰度和可用性。

音质很高，另一位评论家提到手机的重量也令人满意。 很难以如此低的价格找到一款结构合理且功能齐全的手机。 亿联真的超越了这里。

现在让我们看一些更具体的功能：

• 7 英寸彩色触摸屏，分辨率为 800 x 480。
• 双端口千兆以太网。
• AC 100~240V 输入和 DC 5V/2A 输出。
• 29个触摸键。
• 高清扬声器和高清手机。
• Linux 操作系统。
• 3路会议。

酒店耳机

您可能已经注意到我们上面列出的电话有电线。 如果您整天坐在办公桌前，那么是否有绳索并不重要。 然而，在很多情况下你可能不得不起床，但为了简单的事情让客人暂停是很尴尬的。 为了消除这种潜在的情况，我们将展示一些 VoIP 耳机，以便您可以在需要时起床。

VXi Blueparrott B350-XT

这些耳机都是为了方便，它在酒店的呼叫中心代理或前台经理中起着重要作用。 有时您需要来回奔波以亲自接待等候的客人，有时需要去打印机整理文件，以及在打电​​话时帮助其他员工。

您可以随时让来电者处于等待状态，但有时会让人感到不舒服，并且可能会破坏整个体验。 这对蓝牙耳机可以在亚马逊上找到。

VXI Blueparrott 耳机看起来有很多功能，但它们可以舒适地戴在您的头上，同时可以阻挡 96% 的背景噪音。 这允许座席在必要时关注呼叫，以确保客户得到座席的全神贯注。

其他一些功能包括：

• Parrott Button 可以使用 Blue Parrott 智能手机应用程序进行编程。 （iOS 和安卓）。
• 无与伦比的高清语音通话质量和 96% 的降噪性能。
• 近场通信 (NFC) 可实现轻松、即时的配对。 通话 24 小时，通过 micro USB 充电。
• 可同时与两部手机或一部手机和 PC 一起使用。 经久耐用，全天舒适。
• 麦克风频率响应：100 Hz 至 10 kHz。 在 1 毫瓦时，声压级为 123 dB 正负 3 dB。

微软生活聊天 LX-6000

在这里，我们有另一副无线耳机，在亚马逊上的售价为 39.27 美元，非常实惠。 这些耳机比第一对稍笨重，但微软保持轻巧，仅重 5 盎司。 对于一副降噪耳机来说，这还不错。 发烧友也知道这一点。

这些耳机的另一个优点是用户可以轻松访问的设置。 如果前端代理必须与前台的某人通话，或者如果声音太大或太小，可以调节音量。 在舒适度方面，耳朵周围的填充物也很重要。 代理商可以整天佩戴这些，几乎没有耳朵不适。

现在让我们深入了解更具体的功能：

• 清晰的立体声——宽带数字音频准确再现声音。
• 降噪麦克风——会议和电话会议将更有效率，因为声音清晰地穿透了嘈杂的环境。
• 内联音量和麦克风控制——使用方便的内联控制即时调整音量或静音。 通话指示灯让人们知道您“忙”。
• 即插即用简单 – 无需软件。 只需将其插入，您就可以开展业务。
• 全天舒适 – 符合人体工程学的听筒和 270 度可调节麦克风提供全天舒适。

发现 D904

在我们继续之前，我们想提一下这些是顶级（阅读：昂贵）耳机，也可以在亚马逊上找到。 但是，您一分钱一分货，并且提供两年保修。 这些耳机重量轻，配有充电座，可充电 9 小时。

这使座席可以继续他们的一天，而不必担心停下来给耳机充电。 它们还与 Mac 和 PC 100% 兼容，因此用户可以直接在他们的计算机上工作，而无需来回切换。

我们还想指出，仅仅因为耳机是无线的，并不意味着代理可以起身去任何他们喜欢的地方。 在一段距离（通常很短）之后，连接变得参差不齐，使它们毫无意义。 然而，Discover D901s 的射程为 1,200 英尺，这再次确保代理可以四处走动而不必担心失去连接。

以下是这些耳机包含的更多令人印象深刻的功能：

• 体验高达 1200 英尺（典型办公室为 400-600 英尺）的无线自由度，让您在办公室中行走和交谈，对话清晰。
• 重量轻，带有可调节头带和柔软的人造革耳垫，全天舒适。
• 兼容 98% 的有线桌面电话。
• Discover D901 无线耳机内置降噪麦克风，因此您的来电者可以听到您的声音，而不会受到背景干扰。
• 您享有 2 年的高级更换保修，这意味着在耳机有缺陷的情况下，保修过程可以快速简单地获得更换。

与任何其他行业相比，酒店业几乎比任何其他行业都更依赖沟通作为他们为客户提供体验的基石。 这是一条双向的道路——这不仅是客人如何获得问题的答案和解决问题的方法，也是酒店和其他组织如何让人们了解他们需要了解的所有信息以充分利用他们目前正在进行的旅行。

有一天，通过电话线进行简单的语音通话就足以完成工作。 那些日子正式结束了。 在绝大多数美国人拥有某种智能手机的时代，人们希望在如何、在何处以及为什么与他们有关系的企业沟通方面拥有更大的灵活性。 他们希望每天 24 小时都能获得优质高效的客户服务。 他们不想等待解决他们的问题。

借助高级呼叫路由、在线传真、虚拟助理等功能，很明显，企业虚拟电话服务是您改善客户体验的最佳机会，并且始终保持良好状态，同时降低成本并提高运营效率一举一动。

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