HR 如何使用电子邮件签名来代表公司文化？

已发表: 2022-07-12

超过 62% 的营销人员使用电子邮件签名，作为一种有价值的工具，可以进一步扩大公司周围的品牌知名度。作为电子邮件的简单补充，您可以使用此营销工具为您发送的每封电子邮件带来专业元素，并附加有用的信息，帮助人们与您的工作帐户保持联系。

然而，除了宣传公司和确保更高程度的品牌知名度外，电子邮件签名还可以用来进一步代表公司文化和促进沟通。事实上，提高沟通便利性的最后一点已经在各个主要营销机构中得到了回应，89% 的营销人员使用签名来包含更多的联系信息。

在本文中，我们将探讨在整个公司中使用电子邮件签名的好处，介绍主要优势，并展示如何帮助告知和发展内部公司文化。

让我们开始吧。

如何在 Outlook 中添加电子邮件签名？

在 Outlook 中添加电子邮件签名非常简单，只需几分钟即可创建和上传签名。借助高度可定制的选项和您可以求助的一系列在线创建者，实现公司范围的签名并不像您想象的那么难。

在 Outlook 中，您可以遵循一个特定的过程：

首选项 –打开 Outlook 电子邮件帐户后，导航至首选项，该首选项应位于屏幕左上角的窗口栏中。
签名 -通过向下移动字母列表导航到签名或选择“帮助”，然后直接搜索它。单击此按钮可在 Outlook 中打开签名页面。
编辑 -单击加号 (+) 以添加新签名。然后，您将能够编辑签名的类型和名称，然后再使用个性化字段和响应对其进行自定义。同样，如果您使用第三方应用程序或服务创建了一个预先制作的签名，您可以在此处直接上传。
发布 -自定义您的电子邮件签名后，您可以点击应用，然后将更改发布到您的帐户。确保您选择了电子邮件签名。如果是，那么您从您的帐户发送的下一封电子邮件会自动在页面底部包含电子邮件签名。

有了这个，您已经快速创建并包含了一个电子邮件签名，您可以在整个公司中平等地分发该签名。

创建电子邮件签名后，您将开始体验这个有用的电子邮件添加的好处。通常，电子邮件签名既有立竿见影的好处，也有随着时间的推移而增加的好处。例如，虽然我们将很快讨论这些签名的即时好处，但现在使用一个意味着您发送到未来的每封电子邮件都将永久包含这些附加信息。

如果有人查阅他们的电子邮件并回顾过去的电子邮件以查看您可能说过的话，您的电子邮件签名将永久提醒您公司的品牌、信息以及您可能包含的未来详细信息。

使用电子邮件签名的即时好处是巨大的，这个简单的添加会产生很大的不同。在线电子邮件签名可以：

提高专业性——超过 82% 的企业现在正在积极使用电子邮件签名。出现这种情况的主要原因之一是它提升了专业形象。公司可以使用它们来展示他们的品牌，包括更多细节，并使用公司颜色。这不仅方便，而且增加了在线的专业感。
简化联系——使用电子邮件签名的另一个好处是员工可以包括更多的联系点。电子邮件虽然被广泛使用，但远非最有效的沟通方式。因此，包括电话号码、备用电子邮件地址或其他联系方式将有助于人们与公司保持联系。
提升品牌认知度——品牌认知度是在线营销的重要组成部分。事实上，即使只是在您的电子邮件中包含颜色，以反映您公司的颜色，也可以将品牌认知度提高多达 80%。贵公司的电子邮件签名提供了一个绝佳的机会，包括营销材料、品牌徽标和公司名称。随着时间的推移，这将有助于增加人们认可积极的客户服务并将其与您的品牌联系起来的可能性。

虽然这些是包含电子邮件签名的主要好处，但它们只是皮毛，这是您可以对您的业务进行的低成本更改之一。

尽管我们已经讨论了将电子邮件签名引入您的业务的外部好处，但您也能够获得内部优势，人力资源部门使用电子邮件签名来促进公司文化的进步。

电子邮件是企业内部沟通的核心方法，员工全天使用此流相互交谈。有了这个先例，人力资源部门可以在他们的沟通中包含一系列额外的信息。

例如，HR 可以使用电子邮件签名

进行公司调查——在从人力资源部门发送的电子邮件签名中，员工可以包含指向人力资源部门最近正在进行的调查的链接。这可能包括指向关于工人条件的匿名调查、提供反馈的地方或当前正在进行的任何其他调查的链接。这为员工提供了一种简单的方法来访问一个地方来分享他们的感受，这是在人力资源电子邮件中节省每个人的时间，同时提供一个中心位置来搜索调查。

安排会议– HR 中的许多员工现在使用他们的电子邮件签名作为存储“预约会议”链接的位置。这些将把其他员工带到一个在线平台，在那里他们可以从可用的会议时段中进行选择。当人力资源员工必须安排大量会议时，这可以为他们节省很多来回时间，同时还可以确保员工可以找到适合他们一天的时间。这是简化公司内新会议的创建和分发的最佳方法之一。

发布新闻——最后，HR 可以通过他们的电子邮件签名发布消息和公司新闻。从大型公告到他们可以分发的每日公告，电子邮件签名是一个让人们参与和更新的好地方，而无需集中精力阅读公司新闻门户。通过这种不拘一格的信息分发方式，您的人力资源团队可以轻松地传达信息，而无需付出额外的努力。

作为人力资源部门向其发送电子邮件的任何人都可以看到和访问的单一位置，电子邮件签名是一个包含有助于促进公司文化的元素的好地方。通常没有得到充分利用，这是一个独特的变化，您可以将其纳入您的人力资源部门，从而产生巨大的影响。

虽然电子邮件签名被广泛讨论为可用于改进专业沟通和提高品牌认知度的有用工具，但它很少被视为内部沟通的有用工具。除了简单地为员工提供更多可能的方法来联系他们的人力资源代表之外，电子邮件签名通常是进一步沟通的一个很好的布告栏。

从包括日程安排会议按钮到设计可以插入公司新闻的地方，电子邮件签名是在公司环境中促进公司联系和文化的绝佳场所。