如何有效地收集未结发票：小企业主的最佳实践

已发表: 2022-10-03

小企业主一直在寻找提高盈利能力的策略。实现这一目标的一种方法是尽快收集过期发票。但是，对于没有大量收藏专业知识的企业主来说，这可能会很困难。

此外，大多数小企业主都没有收款部门，这使得监控逾期发票和迅速联系尚未付款的客户更具挑战性。

本文将讨论收集发票以帮助小企业主的一些最佳实践。

1. 签订合同

尽管直接涉足业务很诱人，但在达成交易之前，您应该拥有一份具有法律约束力的合同。这也有很好的商业意义。

您同意提供的服务以及您将收到付款的条款必须包含在具有法律约束力的合同中。把任何事情写下来，即使只是“我会做这个”和“然后你会做那个”，总比什么都没有好。

在起草此类合同时，您最好与熟悉您业务的法律专业人士合作。

如果没有客户，您将无法生存，但如果您经常忽视付款延迟，您将损害您的声誉、失去信誉并赔钱。通过这样做，您为您的客户提供免息融资。

如果那是您希望从事的业务，您应该追求它。但很可能情况并非如此，因此您需要开发一个程序来密切关注未付发票，并在必要时提醒客户他们在与您开展业务时同意的付款条款和合同。

您的目标是确定客户扣留您资金的原因以及您如何取回资金。也许您的客户已经忘记了，遇到了艰难的时刻，或者被行政职责压得喘不过气来。

当您确定问题的根源后，您和客户就可以制定出包含公平付款条件的解决方案。

如果客户正经历艰难时期，您可能需要弄清楚他们重新站起来的可能性有多大，以及您可以期望收回多少钱。例如，他们无法支付是否是由于他们无法控制的因素？

一旦您建立了与应收账款联系的开放渠道并更好地了解“为什么”，按时获得付款的“方式”将变得显而易见。

付款延迟可以提醒您组织中的其他问题，例如未完成的项目可交付成果。如果您发现危险信号，它还可以帮助您确定客户是否值得保留。

收款领域的任何人都会告诉您，您在付款周期中越早活跃，您收回部分或全部资金的可能性就越大。

通常情况下，事情变得比预期的更糟，因为你等了几周，被其他事情分心，因为没有尽快跟进而感到愚蠢，然后再等几周。

在它开始之前停止这种恶性循环。增加成功收回债务可能性的一种方法是从周期开始就进行系统的跟进。

如果您没有接受过任何应收账款或收债方面的培训，您可能会在收集发票方面一头雾水。

您越早了解您的权利和可能的追索权，您的生活就会越好。您不仅会了解自己能做什么和不能做什么，而且还能在处理客户时获得自信。

例如，您是否知道，如果某人避免您的债务追回努力，您可以合法地搜索他们的社会安全号码？

假设一位客户欠您 20,000 美元，并且迟到了 120 天。在过去的四个月里，你一直在努力追讨看似毫无希望的债务。在注销债务之前，请务必尝试与客户协商减少的结算金额。

即使延迟付款会让您感到压力，但您可以确定它会让客户更加压力。他们可能为此失眠了。

如果你接近他们并说你准备好接受，他们可能会渴望从他们的账簿中获得 5,000 美元。而且因为无论如何你已经把它记下来了，所以你口袋里多了5,000美元。

对接受了您的服务但迟到付款的客户感到沮丧是人之常情。

但是，您必须深呼吸并保持冷静。愤怒会降低成功收债的可能性。客户会感觉到你的愤怒，把它当成个人，拒绝与你合作。

你的心情会极大地影响你如何与客户打交道以及他们如何与你打交道。对待每一个电话，就像它是美好的一天的第一个电话。如果您在最后一次通话时很生气，请给自己一些时间冷静下来，然后再试一次。

客户会对您设定的语气做出反应。你的乐观态度会影响客户并促使他们做出更合作的反应。

尽管坚持在追债中至关重要，但跟进和纠缠之间有一条狭窄的界限：

在试图从客户那里收回资金时，文件是最重要的事情之一。如果债务导致诉讼，那么有记录可供参考将非常有帮助。

收款流程依赖于所有面向客户的部门，尤其是销售部门的意见。许多公司没有将他们的销售人员包括在他们的收款过程中，因为他们错误地认为义务只属于财务团队。

但是，如果您在第三次提醒后仍无法收到付款，则答案可能在于您的销售团队。

您可能会认为客户的财务管理不善，但您的销售团队可能不知道。这可能是待处理的投诉或产品或服务的不可预见问题。

收集发票是一个累人的过程。在某些情况下，您可能会觉得自己太软弱，而在其他情况下，您可能会担心自己太强硬。

目标是在两个极端之间取得平衡，以便客户认真对待您并在适当的时候回报您。

有时，您将不得不注销坏账，但如果您坚持上述指导方针，您应该会看到一些改进。我们希望这篇文章能帮助您获得更多有关收集发票的知识。