如何在 2020 年举办虚拟会议：分步指南

在 2020 年的头几个月，冠状病毒和由此产生的社会疏离规定导致远程工作突然增加并严重依赖远程工作工具。

这也让许多公司想知道如何举办虚拟会议，因为他们需要快速从面对面的活动过渡到在线活动。 许多公司，尤其是那些不确定如何在 2020 年成功举办虚拟会议的公司，选择完全取消这些活动。

但现在远程工作和仅限在线的活动和研讨会已成为新常态，您的企业需要适应并学习如何举办与面对面会议一样具有影响力的虚拟会议。

从学习如何选择最好的网络研讨会软件到有效地跟进活动参与者，这份关于如何在 2020 年举办虚拟会议的分步指南为在线活动的成功提供了一个简单的路线图。

举办虚拟会议有什么好处？

学习如何举办虚拟会议除了节省与活动空间、旅行和酒店相关的成本外，还有许多好处。

在线参加会议还可以节省旅行时间的麻烦，并使您的活动更容易接触到全国或国际观众。 由于虚拟会议的成本和便利性较低，您更有可能拥有更多的注册人和与会者 - 这意味着您的公司有更多的潜在客户。

说到潜在客户，您在虚拟会议期间通过实时投票和问答环节收集的与会者数据可以帮助您改进营销策略、产品发布以及您未来举办的任何虚拟活动。

在线会议是新公司提高品牌知名度的绝佳方式，同时还可以通过在线会议期间销售产品或收取注册费来创收。

如何举办虚拟会议：分步过程

成功举办一次虚拟会议需要大量计划，不仅涉及演讲主题和嘉宾演讲，还需要网络研讨会软件、安全性和观众参与度。

下面的分步过程很容易分解如何主持一个获得结果的虚拟会议。

第一步：最重要的网络研讨会软件功能是什么？

虽然有一些免费的网络研讨会平台可用，但它们不具备在 2020 年举办大型虚拟会议所需的功能。最好使用具有您需要的所有功能的付费虚拟活动平台。

在网络研讨会软件中寻找的最重要的功能是：

• 参加人数上限高
• 自定义注册表
• 能够分配多个主持人/小组成员
• 自动电子邮件提醒/通知
• 观众参与工具
• 屏幕共享
• 文件共享
• 聊天消息工具
• 受众分析和报告
• 事件记录
• 直播和预先录制的内容
• 与团队协作和营销工具集成

在这篇文章的后面，我们将分享具有所有这些功能的最佳网络研讨会平台。

第二步：考虑其他演示工具

除了网络研讨会软件本身，考虑您将使用哪些其他工具来简洁地共享信息，并让与会者保持参与。

与其让演讲者做介绍，不如使用预先录制的视频。 在会议期间共享您的屏幕以更好地说明要点或引导与会者了解如何使用软件或浏览您的网站登录页面。 创建幻灯片演示以显示重要数据和信息图表。

我们还建议您在会议开始或之前与与会者虚拟共享讲义和文件。 这些可以包括会议议程、要考虑的问题、工作簿、演示文稿副本、演示者简历等。

最后，请务必考虑硬件和设备如何改善您的虚拟活动。 投资一个高质量的网络摄像头和照明可以让世界变得不同。

该视频提供了有关如何在家中设置实时视频会议照明的宝贵且快速的提示：

第三步：选择主题和演讲者

决定虚拟活动主题时的最佳方法是尽可能具体。

抵制涵盖广泛主题的诱惑，而是专注于提供有关热门话题的新信息的相关利基市场。

例如，如果您想在 2020 年举办一场关于社交媒体使用的在线活动，那么一个标题为“如何使用社交媒体来促进销售”的会议可能很少有注册人。 一个更好的会议主题应该是：“TikTok：它如何以及为什么取代 Instagram 成为 2020 年最受欢迎的社交媒体平台。”

在选择演讲者阵容时，我们建议您安排一个由 3-5 位行业专家组成的小组，而不是让一个人主持整个活动。

多位主持人将根据他们自己的关注者和讨论主题带来不同类型的与会者。 此外，人们会觉得他们从在线会议中获得了更多价值，因为您提供了各种观点。

第四步：创建虚拟会议注册表

接下来，创建一个注册表单，允许人们注册（并支付相关费用）您的虚拟会议。

您可以选择将注册表单嵌入您的网站，以便通过 Google 搜索找到。 您还可以在社交媒体页面上列出它或通过电子邮件将其发送到直接链接中。 如果可能，选择一键注册。

您的注册表应包括：

• 参会人员联系方式
• 发言人/小组成员信息
• 会议日程
• 贵公司的社交媒体链接
• 与会者人口统计信息（年龄、地点、性别）
• 参会人员就业信息

不要仅仅使用表格来获得注册——将其视为了解您的受众和微调您的内容的机会。

包括调查，询问注册者他们希望从会议中得到什么、他们最感兴趣的主题以及他们最期待听到哪些演讲者。

第五步：推广虚拟活动的最佳方式是什么？

推广虚拟活动的最佳方式取决于您举办的会议类型以及您希望从活动中获得什么。

如果您通过收取注册费用来销售网络研讨会本身，请向现有客户发送电子邮件营销爆炸，并引导电子邮件列表并在社交媒体上发布相关信息。 如果您想与特定行业的其他人建立联系，请在论坛上发布有关您的活动的信息或直接与您所在行业的其他公司联系。 您甚至可以考虑与相关的社交媒体影响者建立联系，他们将与他们的追随者分享有关您的会议的信息。

请记住，推广虚拟会议不仅仅是为了获得大量注册者。 你还想确保你有一个强大的注册：出席率。

向注册人发送一次提醒通知，尤其是会议的那一周。 更重要的是，创建一个私人社交媒体页面或讨论论坛，注册者可以在其中相互了解、提出问题并谈论他们希望从会议中学到什么。

如果您仍然没有看到活动当周预期的注册人数，请不要惊慌。 超过一半的网络研讨会参与者要等到活动的那一周才能注册。

第六步：如何保证虚拟会议的安全？

由于 Zoombombing 等问题，您需要采取额外的预防措施，以确保 2020 年的虚拟会议安全且私密。

寻找需要对会议主持人进行双重身份验证并允许您对虚拟活动进行密码保护的网络研讨会软件。 管理控制，例如将参与者静音/取消静音、决定谁可以共享音频/视频以及谁可以和不能在活动期间共享他们的屏幕也很重要。

确保活动安全的最佳方法是启用虚拟等候室。

这允许管理员和主持人在允许参加活动之前预先筛选与会者。 如果有人没有注册或看起来不熟悉，您不需要让他们进入。您也可以选择在活动开始后锁定活动，以防止其他人加入。

第七步：选择你的背景

如果没有设置舞台以反映您的品牌，您就不会举办面对面的活动 - 因此请确保您对设置虚拟背景给予同等的关注。

您可以从网络研讨会软件提供的预制背景图像中进行选择，为演示者提供隐私并隐藏杂乱的家。 许多网络研讨会平台还提供带有公司徽标的自定义品牌背景。

该视频简要介绍了如何自定义虚拟会议背景。

第八步：如何提高虚拟会议的参与度？

与会者参与是您的虚拟会议中最重要的部分——但仅凭有趣、相关的内容并不总是足以吸引观众的注意力。

在您的虚拟活动期间进行现场民意调查和调查有助于主持人评估更广泛的观众的参与程度，并让与会者有机会像在现场活动中一样分享他们的意见。 它让他们从远处参与到演示中。

事实上，您可能会发现您收到的虚拟反馈比现场活动更诚实和详细，尤其是在您允许匿名的情况下。

每个虚拟会议都应该有自己的聊天消息工具，允许公开和私人消息。 通过这种方式，与会者可以提出快速澄清的问题、分享想法，甚至对分享的信息发表评论。

在在线活动期间进行问答时，您有多种选择。 首先，与会者可以在活动期间的任何时候通过聊天消息工具中的问答框提问。 或者，您可以在活动结束时或每位演讲者之后留出专门的问答时间。 虚拟举手和观众聚光灯工具显示人们在视频直播中提出问题，从而进一步复制了现场问答体验。

最后，考虑将与会者分成 5 到 7 人的小型虚拟分组会议。 一个小型的分组讨论室让他们可以交流、集思广益，然后向其他与会者展示他们的想法。

第九步：网络研讨会后最好的跟进方式是什么？

虚拟会议结束后，许多网络研讨会工具会自动向与会者和注册者发送活动记录和成绩单。 考虑一下您是否希望永久访问该录音，或者仅在一段时间内访问。

除了这些记录之外，演示者还可能愿意共享在虚拟活动期间显示的演示幻灯片或预先录制的视频。

即使您在在线会议期间发送了报价，也应在之后立即发送额外的报价或邀请参加即将举行的虚拟活动。

在虚拟会议之后发送的最重要的事情是调查，它可以是基于评级的，也可以是问答形式以获得更具体的反馈。 为了鼓励参与者参加调查，承诺在社交媒体上上传回复，或将回答调查的任何人输入抽奖。

特别是如果您的虚拟会议专注于网络，您可能还希望通过网络会议软件立即从会议过渡到虚拟欢乐时光。

第十步：将内容重新用于按需网络研讨会

了解如何举办虚拟会议的最后一步是确定您是否希望在未来的在线课程或网络研讨会中重复使用部分录制的内容。

考虑将现场会议中的画面转变为点播网络研讨会，尤其是在虚拟会议专注于常青内容的情况下。 这也让错过了现场网络研讨会的注册人将来可以查看内容。

您可以选择免费或付费制作这些点播网络研讨会。

成功的网络会议的最佳实践是什么？

除了上述步骤之外，请遵循这些最佳实践，了解如何在 2020 年举办虚拟会议。

虚拟会议应该多长时间？

首先，考虑事件的长度。

虽然一整天的物理会议很常见，但大部分时间都花在了社交和社交上。 如果您的虚拟会议是一整天的活动，请考虑将一些主题变成较短的按需会议，或者确保您有足够的休息时间。

近 70% 的网络研讨会注册是针对时长一小时的虚拟活动——所以在长度方面考虑“最佳时机”。 您可能还希望在一周内召开更长的虚拟​​会议。

但是，如果您的虚拟会议必须是一整天的活动，请确保您事先创建并与注册人共享活动议程。

您应该创建虚拟会议议程吗？

特别是如果您要主持一个长达数小时的虚拟会议，拥有活动议程可以让与会者选择他们将优先考虑哪些会议和演讲者，并说明活动的整体价值。

会议议程还允许您全天为与会者建立专门的虚拟网络时间，这将鼓励他们逗留更长时间。

议程有助于学习如何托管虚拟内容，因为它们提供了您将如何从一个主题或演讲者过渡到另一个主题的大纲。 另外，他们保留了倾向于按时完成时间的演讲者。

最佳做法是将最重要的信息放在会议开始时，并将最期待的会议或演讲者留到最后。

您如何练习虚拟活动？

首次举办面对面会议时，很容易提前几个小时到达该空间进行练习并确保所有设备和技术都正常工作。

举办在线活动时，请寻找包含虚拟练习室的网络研讨会软件。 这是一个私人会议室，所有展示产品的参展商和演讲者都可以在这里开会练习他们的演讲。 他们还可以确保幻灯片和其他参与工具正常工作。

这些房间可以录制练习课程，因此主持人可以观看和改进他们的虚拟演示。

然而，即使有大量的练习，事情也可能会出错。 确保您在会议期间有足够的技术支持人员和客户服务代表在场，并制定“B计划”以防技术困难。

什么是最好的虚拟会议平台？

如果您不选择正确的网络研讨会软件，上述关于如何举办虚拟会议的建议都不会产生任何影响。

以下是我们挑选的前 5 个虚拟活动平台。

转到网络研讨会

GoToMeeting 的网络研讨会平台 GoToWebinar 最多可容纳 3,000 名与会者，并允许直播和预录内容。

其主要功能包括：

• 讲义和文件共享
• 现场投票和问答
• 虚拟举手
• 观众聚光灯
• 白板
• 自动电子邮件
• 在线和本地录音和成绩单
• No0下载与会者访问权限
• 接受多次付款
• 事件分析和报告
• 自定义注册表
• 网络研讨会模板

它非常适合大型虚拟会议以及使用虚拟活动了解更多目标受众或产生收入的公司。

GoToWebinar 提供四种付费计划，价格从每月 49 美元到每月 399 美元不等。

网络研讨会果酱

WebinarJam 是一个虚拟会议平台，最多可容纳 6,000 名与会者、六名演讲者，并允许长达四个小时的网络研讨会。

它的最佳功能包括：

• 聊天信使
• 白板
• 现场投票
• 电子邮件/短信通知
• 文件共享和讲义
• 主动优惠
• 一键注册
• 性能分析
• 紧急按钮
• 自动录音
• 与 Mailchimp、Zapier 等集成

WebinarJam 是虚拟会议的理想选择，包括实时优惠以及严重依赖与会者参与和参与的会议。 但是请注意，它只提供实时网络研讨会，而不是自动网络研讨会。

WebinarJam 提供三种付费计划，价格从 499 美元/年到 999 美元/年不等。 阅读我们的详细评论，了解有关 WebinarJam 定价和功能的更多信息。

简易网络研讨会

EasyWebinar 提供多达 2,00 名与会者的自动化和预先录制的虚拟活动。

EasyWebinar 的主要功能包括：

• 每月无限制的网络研讨会
• 最多 4 位同时演示者
• 实时聊天信使工具
• YouTube Live 和 Facebook Live 集成
• 高清屏幕共享/与免费屏幕共享应用程序集成
• 自动录音
• 降噪 VoIP 音频
• 通过演示者工具
• 与会者报告/分析
• 实时报价
• 问答/投票
• 电子邮件通知/提醒

EasyWebinar 非常适合希望使用这些平台学习如何为员工或希望重复使用过去网络研讨会的人创建培训网络研讨会的公司。 它提供三种付费计划，价格从每月 78 美元到每月 499 美元不等。

蓝色牛仔裤活动

BlueJeans Events 是一个网络研讨会平台，最多可容纳 50,000 名与会者、与设备无关的与会者以及多达 100 个同步屏幕流。

其特点包括：

• 屏幕共享
• 文件共享
• 实时聊天消息
• 现场投票/问答
• 现场调查
• Salesforce、Marketo 等的集成
• 免费拨号访问
• 无限的虚拟会议长度
• 5小时的事件记录

BlueJeans Events 非常适合希望能够容纳尽可能多的活动参与者的全国性公司。 但是，与 WebinarJam 一样，BlueJeans Events 也不提供预先录制的自动化虚拟会议功能。

BlueJeans Events 以 499 美元的价格提供一次性网络研讨会托管服务，或以未公开金额提供无限制的网络研讨会。 要了解有关此平台提供的更多信息，请阅读我们完整的 BlueJeans 视频会议评论。

缩放视频网络研讨会

Zoom Video 网络研讨会最多可容纳 10,000 名虚拟活动参与者，并包括实时和点播观看选项。

其主要功能包括：

• 定制品牌
• 在线聊天
• 投票/问答
• 虚拟举手
• 通过演示者工具
• 直播到 Facebook Live 和 YouTube Live
• 与流行的团队协作集成
• 品牌注册模板
• 报告和分析
• 主机控制
• 活动策划协助

Zoom 的网络研讨会计划起价为每位主持人每月 40 美元，最多可容纳 100 名与会者。 对于希望提高品牌知名度和通过网络研讨会获利的公司来说，这是一个理想的平台。

如果 Zoombombing 对您的业务构成太大风险，或者如果行业监管机构禁止使用 Zoom，请考虑使用这些 Zoom 替代方案。

虚拟会议能否产生与面对面活动相同的影响？

特别是考虑到强大的功能、观众参与工具和详细的与会者分析，在 2020 年举办虚拟会议不仅与现场活动一样好，甚至更好。

但是，为了正确规划如何主持虚拟会议并确保所有小组成员和员工都在同一页面上，您需要升级您的团队协作软件以改进您的管理系统。

Monday.com 和 Asana 等项目管理工具可以帮助您将开发内容和联系演讲嘉宾等任务明确分配给特定的团队成员。

Slack 和顶级 Slack 替代品等聊天消息传递工具可确保员工能够快速获得对时间敏感的问题的回答，并与其他部门就注册页面错误等问题进行沟通。

我们对顶级团队协作工具及其最佳功能的详细审查可确保您选择的软件可以使网络研讨会的规划和执行变得简单而无缝。