如何让您的后台流程如丝般顺畅

也许现在是评估和丢弃拖累企业的过时流程和程序的最佳时机。 COVID-19 大流行带来了很多损失，但它也允许各种各样的雇主对日常运营进行硬重置。

虽然传统办公环境即将消亡的说法可能被夸大了，但消除低效率必须是重中之重。

对许多人来说，这可能代表了一个积极的、振兴业务的成果。 当然，自动化趋势已经持续了几十年。 企业越来越依赖从工资单软件到文档管理系统的一切来处理日常任务。 然而，今年，由大流行引发的远程工作的增加提供了一个机会，让人们有机会发现不必要的生产力障碍。

当您评估您的后台流程如何帮助或阻碍您的客户、员工和管理层时，请小心行事。 去年很多人失去了工作，许多人并不害怕他们会失业。 当您寻求简化后台程序时，请努力向员工保证仍有大量工作要做。 您的目标是减少苦差事，以便您的员工可以处理更重要的任务。

当您思考帮助员工完成最高价值工作的方法时，请考虑以下五种改进后台流程的方法：

1.消除纸张追逐

在数百万员工离开办公室并开始在家工作后，收集必要的签名变得越来越困难。 无法走到相邻的办公室进行例行签收凸显了可能隐藏多年的运营效率低下。 再加上不愿进入任何营业场所的警惕病毒的客户，现代化的需求变得紧迫。

幸运的是，您的企业可以快速实施多种安全的电子签名解决方案。 一些最受欢迎的服务包括 DocuSign、PandaDoc、SignEasy、HelloSign 和 Secured Signing。 此类产品的成本和功能各不相同，但都可以依靠它们来确保机密材料的安全。 在为包裹定价时，将成本与费用（和延迟）进行比较，您的企业需要在城里穿梭文书工作。

2.加快招聘过程

有几个因素可能导致招聘流程效率低下。 一些最常见的包括发布写得不好的职位描述、面试太多的申请人以及花太长时间做出决定。 被分配参加多次冗长面试的团队成员不能利用这段时间来完成他们的主要工作。

CareerBuilder、Monster 和其他求职网站现在提供有针对性的搜索服务，将精心编写的职位描述和关键字与合格的用户资料相匹配。 不合格的申请人可以被屏蔽或过滤掉。 通过投资于筛选候选人以满足您的需求的搜索过程，您的企业可以吸引更高质量的申请人库。

通常，您希望填补的工作的最佳人选甚至不是在找工作。 通过使用有针对性的活动，您仍然可以通知他们，可能会引发兴趣。 瞄准合适的候选人——无论他们是否在寻找——将大大简化您的人力资源流程。

3.随着销售额的增加减少库存

电子商务继续呈指数级增长，但有强有力的证据表明，实体零售也总会有一席之地。 零售商只需要确保他们存入了人们想要的东西。

作为零售商，未使用的库存代表着双重打击。 您不仅要为在显示器上积聚灰尘的产品付费，还要为显示器所在的地面空间付费。 无论您的未售出商品是放在销售楼层还是在仓库中，都会让您花钱。

当购物者在大流行后返回商店时，请确保您通过投资库存预测软件来提供他们正在寻找的产品。 QuickBooks Desktop Enterprise、NetSuite、Fishbowl 和 Shopventory 等软件包将使您能够掌握采购趋势。 他们可以帮助您管理已有的库存，并根据实际销售情况提出未来的购买建议。

4. 自动调度

如果您的业务依赖于安排约会，您可能已经知道这需要多少时间和麻烦。 您需要找到双方都同意的约会时间，提前确认，然后在发生冲突时重新安排。 最好的约会是客户自己安排的，而不占用您办公室工作人员的时间。

今天，几个日历软件包可以帮助您减少错过约会的百分比。 一些最好的包括日历、Setmore、谷歌日历和 Acuity。

根据您的业务需求，可以设置一个应用程序以通过电子邮件向客户发送一些可用的预约时间。 单击其中任何一个都会向您的企业发送确认信息，并自动预订该时间段。 警报可以根据您的业务需求进行定制，并通过电子邮件或短信发送。 自动预约是双赢的，它可以为您的员工和客户腾出时间。

5.停止将文件保存到个人计算机

基于云的计算解决方案几乎消除了将文件存储在本地服务器或更糟的是单个员工的桌面上的需要。 如果你曾经玩过“谁有文件？”这个令人抓狂的游戏？ 在重要演讲前几分钟，您就知道这样做的代价有多大。 随着越来越多的员工转向远程工作，现在是时候让 kibosh 将文件保存到本地机器了。

通过选择最适合您业务细节的解决方案，让您的员工更轻松地过渡到纯云存储。 流行的选项包括 Google Docs、Microsoft OneDrive 和 Apple iCloud。 从桌面功能到基于云的解决方案的任何成功转变都将从全面的需求评估开始。 如果您错过任何必要的标准，工作人员将迅速制定解决方法，破坏共享访问重要文件的目的。

更进一步，过渡到集成平台即服务或 IPaaS。 IPaaS 致力于促进不同业务系统之间的通信，通过让您的所有信息和数据触手可及来节省您的员工时间。

以全新的视角看待熟悉的事物

当您寻求升级您的流程时，您最大的敌人可能是您自己根深蒂固的“我们一直都是这样做的”预设。 在简化后台流程的任何努力中，您最大的盟友可能是一双不受您过去成功或失败影响的新眼睛。

员工、客户和供应商都对您的公司有既得利益，这是一件好事。 然而，在追求有意义的改变时，请考虑在等式中添加至少一个高素质的无利害关系方。 努力对任何以“为什么？”开头的问题保持开放态度。