如何从gmail、电脑和手机发送传真

已发表: 2020-07-20

传真仍然是 2020 年发送文件的一种流行方式，并且是全球许多医疗保健组织的支柱。 传真比电子邮件更安全，更不用说加密传真符合 HIPAA 标准。

如果您不知道，HIPAA 代表健康保险流通与责任法案。 HIPAA 使医生和医院无法通过未经批准、不安全的途径共享患者的医疗信息。 但是，传真符合 HIPAA 并获得批准。

使用正确的传真服务，您可以安全地将任何文件从 A 点发送到 B 点，同时完全保密。 此外，一些现代传真服务完全在线运行，使用起来非常方便。

在本文中，我们将概述如何从 Gmail、PC 或手机发送传真。 这个过程非常快，不需要您提供任何特殊的技术知识。 此外，您可以通过避免使用传统的传真机来节省资金。

第 1 部分：如何从计算机传真

您可以借助在线传真服务、Windows Fax and Scan 或通过连接到您的 PC 的传真机从您的计算机进行传真。 我们不推荐后两个选项——它们需要大量配置并且不方便。

但是，互联网传真服务使用方便，并且需要零配置。 您可以在几分钟内开始传真并节省资金。 但是，您必须选择正确的服务，因为并非所有服务都是可靠或值得信赖的。

1.1 CocoFax – 可靠、专业的传真服务

CocoFax 是一种流行的、值得信赖的互联网传真服务，符合 HIPAA 标准。 Cocofax 拥有悠久的历史，是全球许多组织（包括医院）的首选服务。 该服务已被 Mashable、福布斯和 LifeWire 等知名媒体渠道在线提及。

使用 CocoFax 可免费使用 30 天，之后您需要支付合理的月费，具体取决于您的传真需求。 我们推荐使用 CocoFax 来满足您的传真需求的原因有 3 个：

  • CocoFax 提供高级功能

CocoFax提供的不仅仅是从您的计算机发送传真的简单便利。 该服务还提供了许多传统传真机无法提供的功能。 其中一些是 24/7 传真、国际传真、永久存储、多格式支持、Office 365 兼容性和号码移植。

  • 该服务非常安全和私密

并非所有互联网传真服务都提供 HIPAA 合规性，但 CocoFax 提供。 它使用最新的加密技术在传输过程中保护您的传真。 只有发送者和接收者拥有解密消息所需的密钥。 CocoFax 适用于机密业务通信。

  • 它可以节省您的时间和金钱

互联网传真服务不需要您拥有传真机或租用电话线。 相反，您只需直接从他们的服务器传真文档，就像您发送电子邮件一样。 您不必为拥有和操作传真机或电话线而支付昂贵的费用。

1.2 如何使用 CocoFax 从您的计算机进行传真

您需要订阅 CocoFax 才能从您的计算机进行传真。 正如我们之前提到的，它可以免费使用 30 天。 以下是有关如何使用 Web 浏览器使用 CocoFax 进行传真的分步说明：

第 1 步：在官方网站上注册 CocoFax 计划。 您不必立即承诺购买。

 

您将被要求选择一个免费的传真号码作为注册过程的第一部分。

您必须为下一个表格提供一些详细信息，以便识别。 您在此步骤中注册的电子邮件地址是您接收传真相关通知的地方。

完成注册后，您的浏览器将自动重定向到 CocoFax 仪表板。

第 2 步： CocoFax 仪表板本质上是您的虚拟传真机。 它允许您发送新传真并阅读传入的传真。 它还跟踪您的传真活动并存档您收到的传真。

准备好通过 CocoFax 发送您的第一份传真了吗？ 单击仪表板一角的“新建传真”按钮。 这将导致传真创建窗口弹出。

第 3 步： “发送传真”窗口与您撰写电子邮件的窗口完全相同。 撰写传真就像写电子邮件一样。

以下是您在发送传真时可以填写的详细信息：

  • “收件人”字段：收件人的传真号码进入“收件人”字段。 您可以提供本地或国际号码。
  • “主题”（可选）：主题是可选的。 如果您确实提供了它，它会在您发送的文档的顶部打印出来。
  • 封面（可选）：封面是您要发送的传真的第一页。 它是可选的，尽管您可以选择将其包含在上下文中。
  • 附件：附件是重要的部分——它们本质上是您要传真的文件。 您可以扫描和上传任何类型的文档。 支持的格式包括 Doc、Xls、Png 和 Pdf。

第 4 步：在您的传真完成并附上所有文件后，单击“发送”按钮。 您可以一次传真多个文档。

传真送达后，您将在仪表板上收到确认消息。 您还将在您提供的电子邮件地址中收到通知。

有时，传真可能会失败。 这是因为输入错误的数字或收件人机器的问题，通常不是这样。 如果是这种情况，您可以再试一次。

CocoFax 还允许您通过其他方式从计算机进行传真：

  • 您可以使用 CocoFax 插件从 Office 365 应用程序（如 MS Word）中进行传真。
  • 您可以使用 CocoFax 插件从 Google Drive 传真。

1.3 如何在没有传真机的情况下接收传真

没有传真机也可以接收传真，就像没有传真机也可以传真一样。 您只需要订阅 CocoFax 等互联网传真服务即可。

如果您有传真号码并订阅了 CocoFax，您将在仪表板中收到所有传入的传真。 CocoFax 自动将传入的传真转换为电子格式，并将它们转发到仪表板。 您不需要传真机或打印机。

传真上是否附有文件？ 它们将被翻译成 PDF 格式。 您可以将这些文档存储在您的 PC 上或打印出来。

请注意，您需要一个传真号码才能接收传入的传真，即使没有传真机也可以。

第 2 部分：如何通过 Gmail 发送和接收传真

传统上，发送电子邮件总是比发送传真更方便。 借助现代技术，您可以将电子邮件的便利性与传真相结合。 可以通过 Gmail 等流行服务发送和接收传真。

CocoFax 是一个多平台的传真解决方案。 它提供电子邮件到传真功能。 使用电子邮件客户端来满足您的传真需求有几个优点：

  • 从 Gmail 发送传真非常简单。 您所要做的就是撰写一封电子邮件，附加一些文件，然后通过电子邮件将其发送到收件人的号码，然后是“@cocofax.com”。
  • 您可以在电子邮件收件箱中方便地接收与传真相关的通知。
  • 可以像检查新电子邮件一样轻松地检查新传真。
  • 您无需一直登录 CocoFax 帐户进行传真。

2.1 如何从 Gmail 发送传真

如果您想知道如何从 Gmail 发送传真，请按照以下步骤操作：

第 1 步：您需要注册一个 CocoFax 帐户和订阅。 一个月是免费的。

在注册过程中，您将被要求填写表格作为该过程的一部分。 在此步骤中注册您希望从中传真的 Gmail ID。 CocoFax 将允许您从该地址发送和接收传真。

第 2 步：登录 Gmail 帐户开始传真。 您可以使用网络浏览器或 Gmail 应用程序，只要最适合您。

第 3 步：从 Gmail 发送传真就像写电子邮件一样。 您向 CocoFax 的服务器发送一封电子邮件，该服务器将其转换为传真格式并代表您转发给收件人。

选择“撰写新电子邮件”选项并继续填写必要的详细信息：

  • “收件人”： “收件人”字段是您通常输入收件人电子邮件地址的地方。 出于我们的目的，您将输入收件人的传真号码，然后输入“@cocofax.net”。 例如，如果他们的传真号码是 98765，则输入“[email protected]”。
  • “主题” （可选）：主题显示为传真页面顶部的注释。
  • 电子邮件正文（可选）：传真的第一页（也称为封面页）是电子邮件正文。 这是可选的。
  • 传真文件：您可以将任何文件附加到电子邮件中。 这是您发送的主要传真文件。 您可以以任何支持的格式一次附加多个文件。

第 4 步：准备好后单击“发送”按钮。 恭喜，您已成功从 Gmail 发送传真！

与从仪表板发送传真一样，如果传真已发送，您将收到确认。 如果有问题，您也会收到通知。

2.2 如何接收到 Gmail 的传真

您如何接收来自 Gmail 的传真？ 您需要支持传真到电子邮件的 Internet 传真服务，例如 CocoFax。 使用 CocoFax，所有传入的传真都被翻译成电子邮件格式并转发到您的电子邮件收件箱。

如果文件被传真，它们将被转换为 PDF 格式并附在电子邮件中。 请记住，您需要一个传真号码才能接收传真，尽管您不需要传真机或电话线。

第 3 部分：如何从手机传真

最后，您还可以通过手机进行传真。 这可能是最方便的选择，因为您可以在任何地方使用手机。 您需要订阅互联网传真服务，例如 CocoFax，才能从您的移动设备进行传真。

如果您订阅了互联网传真服务，您可以通过三种方式发送或接收传真：

  1. 从手机浏览器发送传真

就像使用计算机网络浏览器一样，您可以使用手机的网络浏览器进行传真。 登录 CocoFax 仪表板以撰写传真并立即发送出去。 第 1 部分中提到的步骤也适用于手机浏览器。

  1. 使用 Gmail 等电子邮件客户端从您的手机发送传真

您可以使用 Gmail 等电子邮件客户端通过手机、网络浏览器或 Gmail 应用程序发送传真。 有关如何操作的说明，请参阅第 2 部分中提到的步骤。  

  1. 下载专用的手机传真应用程序

一些互联网传真提供商，如 CocoFax 也配备了专门的手机应用程序。 您可以在 iOS 或 Android 上下载此传真应用程序，以方便地从您的手机发送传真。

第 4 部分：常见问题解答

  1. 我可以免费从 Gmail 发送传真吗？

是的，您可以使用 CocoFax 从 Gmail 免费发送传真。 该服务提供 30 天免费试用。 试用结束后，您必须支付合理的月费。

  1. 我可以直接向 Gmail 帐户发送传真吗？

您不能直接传真到 Gmail 帐户。 这是因为传真使用电话技术，而 Gmail 等电子邮件客户端使用数字技术。 这两种技术互不兼容。 传入的传真将发送到电话号码，而不是电子邮件地址。

  1. 除了使用在线传真服务从 Gmail 发送传真之外，还有其他方法吗？

一些企业级传真服务器可以直接将电子邮件发送到传真机，但它们很难设置，更不用说维护成本高了。 您可能需要为此雇用整个团队。 使用互联网传真服务更方便。

结论

总而言之，您可以通过 Gmail 帐户、计算机或手机接收和发送传真。 您所需要的只是订阅 CocoFax 等互联网传真服务和互联网连接。 它快速、安全且简单。 有其他方法，但它们效果不佳。

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