如何以正确的方式存储小型企业数据

已发表: 2020-08-28

存储数据是经营小型企业的一个重要方面。所有小企业主都知道数据泄露的危险。

所以你会怎么做？小企业主究竟如何保护他们的小企业数据？

最好的方法是找到一个有效的数据存储解决方案。您想要一个地方来存储您可以从任何地方访问的文件。您需要一种可以为您的文件提供安全性的服务。

您应该做的第一件事是了解有关备份和数据恢复的更多信息。一旦您有了小型企业数据恢复的解决方案，您现在就可以继续寻找存储数据的最佳选项。

以下是您应该考虑的事项：

图片：KnowTechie

第一步是为所有员工投资外置硬盘。您应该要求您的员工在此硬盘上备份他们的文件。该外部硬盘驱动器应保留在员工的办公桌上。您可以以可承受的价格购买 4 TB 到 6 TB 的硬盘驱动器。

要求您的员工定期确认他们上次将文件备份到此外部硬盘驱动器上的时间。外部硬盘驱动器也应受密码保护。这可确保在硬盘驱动器被盗或丢失时无法访问文件。

您还应该为每位员工购买一个 USB 闪存驱动器。由于闪存驱动器可以存储较少量的数据，因此您的员工应该使用它们来存储无法替换或复制的紧急数据。

同样，USB 闪存驱动器也应受密码保护并存储在办公室中。闪存驱动器的密码应该只有个别员工和任何管理员或主管知道。

虽然它们可能看起来过时，但仍有一个地方可以将您的数据存储在 CD 和 DVD 上。如果您的计算机可以使用 CD/DVD，那么您可能希望在 CD/DVD 上存储一些文件。

您可以像使用 USB 闪存驱动器一样使用 CD/DVD。使用它们来存储不能轻易替换的紧急文件。如果您的员工必须与其他员工共享文件，他们可以使用 CD/DVD 作为一种存储形式来共享文件。

有可以远程访问计算机的监控应用程序，例如 Prey Project。如果计算机被盗/丢失，通常会这样做。您可以使用它立即将文件备份到云存储服务上。

然后，备份文件后，您可以从计算机上远程删除它们。特别是如果您的员工可以使用笔记本电脑远程工作，我们建议您要求他们安装 Prey Project 等服务。

最后，最后一个选项是使用云存储。这些文件存储在云中，可以在办公室内和办公室外远程访问。

云存储通常是免费的，额外的存储空间需要付费订阅。您可以跨多个云存储服务存储您的业务数据文件。这些服务还将提高安全性，使黑客难以找到您的数据。您可以（也应该）用密码保护您的文件。

一些云存储服务还允许您创建文档、演示文稿和电子表格等文件。

让我们看几个：

谷歌驱动器

Google Drive 免费为您提供 15 GB 的数据存储空间。您可以在不同的文件夹中组织文件。您还可以使用 Google Drive 创建文档、电子表格和演示文稿。

您可以通过订阅费升级到更多存储空间。您可以共享对个人文件的访问权限。例如，您可以将 Google Drive 上的资产负债表的访问权限授予您的簿记员。然后，您和簿记员可以随时编辑此文件。

您还可以选择限制某些文件，以便它们只能由某些工作人员访问。或者，您可以将一些文件向公众开放（例如贵公司提供的免费电子书）。可以远程访问 Google Drive 中的文件，也可以随时将其下载到计算机上。

Box 是一种流行的企业云存储选项。这是一项付费服务，提供了许多出色的功能。这包括对您的文件进行高级加密。它还包括在您的员工之间轻松共享文件。

您可以将离线文件同步到“盒子”。您还可以使用 Microsoft Office 365 创建文档、电子表格和演示文稿。 Box 还拥有高级技术支持，可帮助您的业务进行数据存储。

每月只需 10 美元，您就可以拥有 100 GB 的存储空间。

这是另一种流行的存储选项，可免费为您提供 2 GB 的存储空间。您可以以每月 15 美元的价格升级到 5 TB。

DropBox 让您可以轻松地与员工共享文件。如果您希望客户访问任何文件（无需编辑它们），您也可以选择该选项。 DropBox 还允许您从头开始创建文件，因为它具有原生文档、电子表格和演示文稿制作工具。

DropBox 还允许您对文件进行密码保护，从而使黑客更难访问。

这是云存储的另一个不错的选择。您将免费获得 5 GB。您还可以以每月 9.99 美元的价格升级到 6 TB。这可能是为每个员工安装的一个很好的选择。这可以很好地补充他们放在办公桌上的外部硬盘驱动器。

Microsoft OneDrive 具有交叉同步功能，可以轻松搜索以找到您的文件。有许多第三方应用程序可以与云存储服务一起使用。

既然您知道如何存储您的小型企业数据，您就可以确保它始终保持安全。我们建议使用本指南中提到的所有选项，这样您就不必担心存储数据。

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