如何通过精益 IT 方法消除 SaaS 膨胀

已发表: 2023-10-27

二十年来，SaaS 稳步普及，其集成的、基于云的功能适用于各种规模和类型的企业，使得可下载软件的永久许可模式已经过时。然而，为任何企业提供技术基础设施的完整可见性都可能具有挑战性。

虽然 SaaS 工具几乎适用于所有组织资产，有望提高工作流程效率，但如果没有适当的管理结构和框架，重复、不必要的重叠和分散的授权可能会加剧软件膨胀。深入了解 SaaS 膨胀背后的动态以及缓解膨胀的策略，旨在实现更精简、更高效的 IT 职能。

了解 SaaS 的膨胀及其挑战

最简单的软件膨胀是指计算机程序的连续安装变得明显变慢，消耗更多的内存、磁盘空间和计算能力。在以云为中心的时代，随着越来越多的 SaaS 应用程序耗尽资源，这个问题不仅在单个系统内而且在整个企业范围内放大。预计到 2022 年，58% 的应用软件支出将分配给云解决方案，预计到 2025 年将攀升至 66%。这一趋势是由 SaaS 应用程序轻松获取、实施和使用所推动的。

虽然提高效率是一件好事，但 SaaS 采购的简单性给 IT 带来了各种挑战。 SaaS 激增的一个证明是，与 IT 无关的业务部门现在控制着公司一半以上的系统。影子 IT 通常构成标准企业 SaaS 产品组合的重要组成部分。因此，IT 高管可能难以规范 SaaS 支出，无法轻松识别成本削减机会。对于各种规模的组织来说，缺乏可见性和理解都会产生巨大的影响。研究表明，一般组织持续利用其应用程序订阅的比例不到 50%，从而造成相当大的浪费。

如何最大限度地减少 SaaS 膨胀？ IT 经理的实用技巧

重要的是要认识到工具的成本超出了许可费，包括培训成本、定制、过渡到新系统期间的中断以及整体资源配置，所有这些都可能耗尽团队的资源。因此，必须通过以下步骤来消除 SaaS 的膨胀：

进行定期审核： IT 领导者应执行例行软件审核，以识别和评估整个企业中所有 SaaS 应用程序的有效使用情况。收集有关软件采用、使用和用户反馈的数据将有助于确定哪些工具真正增加了价值，哪些工具是多余的或未得到充分利用。此评估有助于做出有关维持、减少或取消许可证的明智决策。
了解使用模式： IT 经理必须向最合适的员工群体提供正确的功能，并确定这些群体的实际需求和使用频率。这种方法可以帮助企业更有效地谈判定价。
根据风险对技术膨胀进行分类：简化技术环境并最大程度地减少过剩涉及风险评估的三个基本阶段：关键、必要和高潜力。
实施 SaaS 授权流程：为了防止 SaaS 过载，尤其是在大型或远程团队中，请实施强大的授权机制。确保有简单的步骤和程序来记录批准和拒绝。
执行定期审查和供应商审核：定期评估当前的 SaaS 提供商和合同，确保它们符合组织要求，有助于在膨胀给您的组织带来负担之前识别出来。

为什么 2024 年控制 SaaS 膨胀至关重要

随着公司拥抱数字化，未使用的 SaaS 应用程序已成为一个重大问题，这是大流行时代的延续，见证了快速且经常是计划外的技术采用。当 SaaS 膨胀超过一定阈值时，可能会导致不必要的 IT 支出、安全风险增加以及供应商锁定的可能性。

不必要的 IT 支出：在 SaaS 应用程序上的过多支出可能会导致组织预算超支和财务困境。必须考虑这对组织的数字化转型蓝图和资源分配的连锁反应。
安全风险增加：如果您无法控制 SaaS 的扩散，您的企业对影子应用程序的使用可能会增加。这些未经授权的应用程序可能无法满足组织的安全性和合规性规范，因此增加了数据泄露的脆弱性。
供应商锁定的可能性：组织经常与供应商续签并签订扩展协议，不幸的是，这些供应商提供的价值不足。即使问题已得到解决，这也使得过渡到经济上可行的解决方案变得具有挑战性。

总结：削减 SaaS 的臃肿

基于云的 SaaS 平台是当今大多数技术框架的基础，与传统上接受的永久许可软件模型相比，具有显着的优势。然而，如果不勤奋，您可能会积累过多的许可证，其中一些可能是不必要的或过多的，甚至最终会导致 SaaS 环境中充斥着影子应用程序和未经授权的许可证。所讨论的五个步骤将有助于消除软件膨胀，使您的 IT 环境更精简、更高效且更具成本效益。此外，积极避免购买不合适的软件产品（那些没有足够集成、不必要的功能或复杂的用户界面的软件产品）对于预防和防止 SaaS 膨胀成为负担至关重要。

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