通过雇用虚拟助理来改善您的工作流程

已发表: 2024-02-20

大多数时候，你选择职业会根据两个因素：

后者的问题在于，你进入一个领域是为了挑战、帮助别人或展示自己的能力，但当你了解真相时却感到失望。事实上，您实际上会花费 10% 的时间来执行这些主要任务，而“浪费”90% 的时间和精力来回复电子邮件、将数据输入 Excel 表格以及进行琐碎的对话。

好吧，如果你聘请一名助理，你就可以避免大部分内容并直接进入正题。以下是如何通过雇用虚拟助理来改进工作流程。

电子邮件管理

一个好的虚拟助理可以处理您的电子邮件。他们可以阅读并做出回应。然后，时不时地，当他们遇到真正需要你注意的事情时，要么指出来，要么发送给你。

电子邮件的问题在于您必须定期检查它们。其中大部分都不是实质性的，甚至可能完全不重要。当然，垃圾邮件过滤器可以做得很好，但并非所有不相关的都是垃圾邮件。

要记住的关键一点是，尽管其中大部分内容都是无关紧要的，但您仍然必须检查一下。软件可以做相对较好的工作，但它并不是万能的。有时，您需要一个真正的人来照顾它。

请记住，您回复电子邮件的速度对于您建立关系的努力非常重要。理想情况下，您会在一小时内回复，四小时内回复也是可以接受的。时间至关重要，作为专业人士，这是您始终缺乏的资源。

在紧张的日程中跑步是很困难的，但这只是冰山一角。然而，真正制定一个可管理的时间表又如何呢？

当然，日程安排工具可以帮助您解决这个问题。他们中的一些人甚至会阅读您的聊天记录，并且由于他们可以理解上下文，因此无需您的输入即可安排您的会议。然而，这项技术仍然很粗糙并且不那么可靠。

相反，您需要一个实际的人，一个虚拟助理，来处理您的日历，安排您的日程安排，甚至提醒您重要的会议。

更不用说，有一个助理来与其他与会者联系会让你显得非常专业。

除此之外，助理还可以帮助您提前准备这些会议的材料。

请记住，必须自己完成此操作非常耗时。不仅如此，我们还倾向于“违反规则”并严重高估自己。所以，当我们觉得日程太紧的时候，我们就会增加一两次会议，相信这不是我们处理不了的。

有时，局外人会更加客观，尤其是在给出明确指导的情况下。

对于商业研究来说，这是一个困难且耗时的过程，但它并不需要极高水平的学术能力。

毕竟，您并不是要求助手在分子水平上研究最新的抗癌药物或将其分解为最小的潜在成分。相反，您要求的是对该主题进行初步研究并提供结果。

例如，如果您从事房地产行业，您可以要求他们为您编制一份合适的房产清单。这意味着他们将浏览多个本地列表并记下满足您要求的标准的每一个房产。

在大多数领域，您可以想象要求您的助手进行此类研究。您进行的研究和其他人进行的研究之间的结果差异实际上并不那么显着。这不是一项困难的任务，只是耗费时间和精力。

您可以将其委托给其他人并专注于核心任务，而不是自己做。

现在，在大多数领域，仅仅外包客户服务并不令人满意。打电话的人不想通过第三方与某个品牌有轻微联系的人联系。

与助理交谈仍然意味着与公司内部的某人交谈。当然，他们不是发号施令的人，也不是直接提供他们所需服务的人，但他们已经足够接近了。

首先，当他们在你的公司呆了足够的时间（这并不意味着几年或几十年）后，他们将对大多数流程有相当不错的了解。即使他们可以回答与常见问题解答页面或聊天机器人相同数量的问题（或者即使他们从这些资源中获取），虚拟助理仍然是一个真正的人。

他们是真正的员工，真正的专业人士，负责解决他们的问题。这会让您的客户/顾客感到很特别。这会让他们感觉自己被倾听，并为你赢得很多额外的积分。

现在，当我们说到内容创建时，大多数人立即想到的是一份 4,000 多字的白皮书，其中充满了技术术语和独特的案例研究。即使是这种情况，使用现代写作辅助工具，这也不会超出普通虚拟助理的能力。

然而，当涉及到博客文章内容、YouTube 频道内容，尤其是社交媒体内容时，事情并不那么复杂或要求很高。想想看：大多数时候，您需要将视频剪辑剪切到适当的时长、添加滤镜并选择适当的背景音乐。

即使您有作家贡献者，您仍然可以让虚拟助理浏览它并将内容与博客上的客座海报指南进行比较。这样，如果有任何不正常或不正常的情况，他们可以对其进行编辑或指出。

需要记住的关键一点是，助理的职责差异很大。由您决定，由助理决定是否同意这些条款。尽管如此，合适的人担任助理可以让您的生活变得更加轻松。由您来做出适当的安排。