2024 年优化业务工作流程的 5 个关键软件工具

您如何管理您的业务工作流程？

在激烈的竞争和高客户需求的情况下，企业正在努力实现最佳效率以获得竞争优势。

业务工作流是按照完成业务流程所需的顺序执行的一系列单独任务。

将其视为实现业务目标任务必须遵循的路径。

因此，实施优化工作流程的系统可以简化操作，不仅可以提高速度和效率，还可以节省您的业务成本和时间。

事实上，根据 Camunda 的说法，97% 的业务决策者都认为工作流程自动化对于数字化转型至关重要，强调了工作流程管理系统的重要性。

那么，哪些工具可以帮助您提高工作流程效率？

本文将讨论 2024 年的关键业务工作流程软件，以帮助您实现流程自动化并在自动驾驶仪上运行工作流程。

让我们开始吧。

1. 移植优化软件

您经营物流业务吗？

如果你这样做了，你就比任何人都更了解事情顺利进行的重要性。

如果没有清晰的工作流程来管理运行日常流程的员工和机器，您可能会遇到效率低下的问题，例如延迟和客户满意度不佳。

物流自动化市场规模实际上预计将从2023年的327亿美元增长到2028年的512亿美元，这表明对自动化工具的需求不断增加。

大量的时间和成本投入到手动处理和监控工作流程中，以确保事情顺利进行。 即便如此，这并不能保证效率，因为人类很容易出错。

最好的转运优化软件提供了一个集中平台来监督所有操作。 顶层视图使管理者和利益相关者能够了解业务每一步的整体情况。

此外，这些工具使您能够定制和执行工作流程，确保及时完成任务、提高透明度和问责制。

所有物流软件（如堆场和仓库管理工具）中的转运优化解决方案可确保工作相互关联，并得到及时批准和任务启动。 这有点像将按钮从一个进程传递到另一个进程。

商品仓库公司正在寻求一种解决方案，通过消除冗余问题并提供灵活性来满足客户需求，从而优化其运营。

使用 Datex Footprint（一种仓库管理系统），该公司成功地为每个客户实现了流程自动化，并实现了更高的准确性和生产力。

2. 客户关系管理（CRM）

每项业务的核心都是客户。

对于以客户为中心的企业来说，客户满意度和体验是首要任务。

然而，随着客户需求空前高涨，客户服务领导者被迫寻找新的方法来满足这些需求并提高客户满意度。

不良的客户关系管理与利润下降之间存在明显的联系。

事实上，NewVoiceMedia 的一项研究显示，由于糟糕的客户体验，美国企业每年损失高达 750 亿美元，量化了糟糕的客户关系管理不断增加的成本。

客户现在需要及时的沟通、个性化的体验和灵活性，而这些只能通过 CRM 优化软件来实现。

这些工具中最好的工具可以自动执行冗余且耗时的任务，例如对话路由和营销，从而为您的支持人员腾出时间来专注于客户服务等增值任务。

实时聊天和聊天机器人使您的企业能够为客户提供及时的响应和帮助。

借助对话人工智能等高级功能，聊天机器人可以为支持人员提供上下文，并将对话路由给合格的个人，以增强体验。

此外，CRM 软件使用自动标签等功能自动对对话进行分类，以进行富有洞察力的分析，从而深入了解客户的期望和体验。

除了自动化之外，CRM 软件还允许您享受其他福利，例如集中式通信平台，使您的员工能够在单一平台上跨多个渠道响应所有客户请求。

其他值得注意的功能包括报告和分析、SLA 跟踪和预设响应，这些功能在自动化过程中也会派上用场。

3. 顶级文档工作流程工具

您是否手动处理文档？

如果是的话，那么您必须意识到，如果没有可靠的文档管理系统来存储、共享和数字化所有业务文件，将会导致效率低下。

与文档管理不善相关的主要瓶颈之一是流程缓慢，可能导致服务和货物交付延迟。

例如，在物流行业，涉及大量文书工作，签署和审批过程需要大量时间，这会减慢周转时间并导致延误。

这些当然会导致客户满意度不佳，这对您的业务不利。

事实上，Zendesk 的研究发现，大约五分之三的消费者认为良好的客户服务对于他们对品牌产生忠诚度至关重要。

这些统计数据应显示简化流程对于增强客户体验的重要性。

顶级文档自动化工具简化了从收集到收集签名以供批准的文档管理流程。 通过自动处理大多数文档，您的企业可以节省成本和资源，并将其转移到其他重要且复杂的任务。

到 2024 年，这些业务工作流程软件将立即从不同来源收集数字文档或扫描物理文档，然后对其进行分类并将其集成到系统中。

拜耳医药保健制药公司是制药行业的重要参与者，拥有数千名员工。 因此，手动起草标准合同会消耗大量时间。

ActiveDocs 提供的解决方案可以促进以文档为中心的流程，包括合同草案的创建和审查，并能够加快审查和批准实践。

4. 自动化

自动化可以推动并提高生产力。

想象一下您的员工花费在冗余任务上的时间，例如搜索文档、回答重复的客户查询以及扫描文件以将其数字化。

嗯，这会浪费大量时间，这会转化为巨大的运营成本，而代价是复杂而重要的任务。

事实上，根据 SnapLogic 的一项研究，员工每年大约有 19 个工作日花在重复性任务上。 这清楚地表明有多少时间浪费在平凡的活动上，而不是专注于业务增长。

它不会因时间浪费而停止。 多余的任务还会降低员工的士气，导致生产力下降，从而影响您的业务。

自动化是工作流程优化的基础。 从文档管理系统到客户关系管理工具，实际上没有任何业务工作流程软件不是基于自动化构建的。

自动化将您的员工从耗时、单调的任务中解放出来，使他们能够专注于需要人工干预的复杂问题。

这不仅通过显着降低成本来提高生产率。

您可以通过运行付款处理、审批和对话路由等任务轻松促进和优化工作流程，确保简化流程并提高准确性和效率。

Maverick International 是一家全球包装公司，优先考虑简化流程和效率。 该公司的封口机设计用于密封不同尺寸的袋子。 然而，轮班之间为适应不同尺寸而进行的手动调整速度很慢。

欧姆龙自动化提供了一个解决方案，使该公司能够实现转换过程的自动化。 机器可以近乎实时地自动调整到所需的尺寸。

5. 项目管理

适当的项目管理可以增强工作流程。

它涉及对任务和流程的监督以及资源的分配，以在商定的限制内实现业务目标。

缺乏这些将导致目标实现的延迟、客户体验不佳和质量问题等等。 所有这些都会直接影响盈利能力，从而阻碍业务增长。

事实上，Geneca 的一项研究记录了 75% 的受访者将缺乏信心视为项目失败的原因。 这个数字表明项目目标和项目实施者脱节。

项目管理工具是可以在 2024 年简化流程的业务工作流程软件之一。它们通过提供增强沟通并确保高效资源分配的结构化框架来实现这一目标。

以物流行业为例，项目管理确保资源分配到重要部门，不出现资源过度分配的情况。

此外，将项目分解为可管理的任务并建立明确的约束条件可以让员工有效地确定工作的优先顺序。 Trello 等工作流解决方案有助于可视化进度，帮助团队识别瓶颈并根据需要调整工作负载。

AYESA 是一家从事技术和 IT 业务的西班牙国际公司，它使用多种软件来简化运营，无需集成。 这给项目可见性带来了挑战，因为他们对项目的状态没有一个共同且清晰的了解。

实施 Easy Redmine 后，该公司实现了工作量的可见性以及组织良好项目的能力。 这使得团队的每个成员都知道他们必须始终这样做，并且项目经理可以控制进度。

结论

仍未优化您的业务工作流程？

这样做是您在竞争激烈的商业环境中获得优势的最佳选择，使您能够在不影响质量的情况下简化运营。

事实上，根据 Gitnux 的一份报告，大约 75% 的企业领导者表示，使用工作流程自动化为他们带来了强大的竞争优势，这凸显了对高效工作流程的需求。

从传输优化工具到提高客户满意度的客户关系管理解决方案，业务工作流程软件并不缺乏。

集成其中多个工具可以显着提高生产力、节省时间并简化业务增长流程。