提高生产力的 15 个最佳 Office 365 集成

我们一次又一次地讨论了如何使用集成来显着扩展您已经在工作中使用的工具和解决方案。 多亏了三个简单而重要的字母 API，即使是最不精通技术的用户也可以组合两个原本独立的解决方案，甚至添加全新的功能。

集成在团队协作和 UC 应用程序中变得很普遍，并已发展成为这些解决方案的主要稳定部分。 然而，许多人可能没有意识到，他们在集成之前就一直使用的完全相同的工具也可以通过集成进行扩展。 我当然是在谈论 Microsoft Office。 Word、Excel、Outlook 和其他 Office 应用程序已经拥有非常健康的功能集，并且多年来一直在改进。

但是，这并不一定意味着没有更多的增长空间。 当微软拥抱云并推出 Office 365 时，原本遗留的应用程序套件打开了一个全新的可用性世界。 归根结底，Office 365 可以做很多事情，但该套件仍然存在很多差距。

由于几乎每个人仍然使用 Office 和 Office 365 作为他们的主要生产力工具，我们想仔细看看存在哪些附加组件和集成。

应用程序：Outlook 和 Word

为了绝对节省时间，DocuSign for Outlook 是那些依赖电子邮件通信的人的必备品。 作为最流行的电子签名解决方案之一，DocuSign 可能是您可以对 Outlook 进行的最有价值的补充之一，更不用说 Office 365 套件了。 本质上，DocuSign 允许用户对任何电子邮件、合同或法律文件进行数字签名。

该应用程序适用于 Outlook 和 Word，还允许用户让收件人安全地签署文档。 它甚至可以自动将每个文档的副本保存到您的 OneDrive 存储中。 遗憾的是，该服务确实需要每月 10 美元的订阅费，但它确实可以帮助避免打印、扫描和传真文件的持续麻烦。 还提供 10 天免费试用，值得一试。

应用程序：SharePoint

SharePoint 是来自 Microsoft 的一个非常有趣的基于 Web 的协作平台解决方案。 对于那些不知道的人，SharePoint 实际上以多种方式与 Office 集成，并且通常用作文档管理和存储系统。 用户可以设置一个集中的、受密码保护的空间来共享文档和文件，例如您的企业的数据库。 与电子邮件或 Microsoft Teams 结合使用时，SharePoint 可能是一个有用的补充。

但是，对于仅依赖 SharePoint 和电子邮件的团队来说，还有一些空白需要填补。 例如，SharePoint 不提供任何类型的员工目录，这是有效协作解决方案的关键方面。 但是，当然，回到主题，有一个 SharePoint 应用程序可以做到这一点。 借助整个员工目录，用户可以搜索团队，为员工或团队配置不同的主题和分组，甚至可以按技能或位置过滤结果。 总能找到最适合这项工作的团队。

应用程序：展望

与我们最喜欢的 VoIP 和 UC 功能之一类似，此查找和拨号号码附加组件使从电子邮件到电话的转换变得非常容易。 就像名称所述，此插件将在 Outlook 中搜索您的电子邮件，并将任何消息中的任何电话号码转换为可点击的链接。

单击链接将简单地发起呼叫，然后拨出该号码。 从表面上看，这听起来没什么大不了的，但它确实是您一旦消失就会拼命错过的功能之一。 只需单击链接即可拨打电话的效率可以节省宝贵的时间。

是否曾经因为读错而拨错号码？ 消除任何轻微的错误机会可以帮助我们保持专注。 与其放弃你的思路去拨打电话，你所要做的就是点击一个漂亮的小链接。

应用程序：展望

现在，这是一个熟悉的情况：您是否曾经发送过电子邮件，然后意识到您忘记添加附件？ 您是否曾经发送过附件，但后来发现发错了？ 您是否曾经发送过一封电子邮件，只是为了在第一行发现一个明显的错字？ 好吧，您可以避免发送重复的电子邮件来尝试纠正您的错误，而只需编辑电子邮件即可。

DocSend 是一个非常酷的附加组件，它使用户能够跟踪、控制甚至更新他们从 Outlook 发送的文档 - 是的，即使在您发送电子邮件之后也可以使用此控件。 用户可以随时更新他们发送的内容，而他们的收件人只会看到最终的编辑。

还有一些很酷的指标功能，例如逐页参与度，以及查看谁在查看内容的能力。 这可能是避免电子邮件错误的好工具，也是跟踪时事通讯和销售电子邮件参与度的好方法。

应用：Power BI

在商业智能解决方案方面，Microsoft 的 Power BI 是许多企业的首选。 就其本身而言，Power BI 能够生成一些非常详细的视觉辅助工具。 但是，当然，集成总是可以添加以前缺少的东西——即使是像 Power BI 这样的东西。 我们遇到的最喜欢的附加组件之一是信息图表设计器。 作为我们自己的信息图表的忠实粉丝，我们认为这是任何需要他们的数据来讲述故事的企业的必备插件。

无论您是想要一个详细的信息图表来突出显示您的所有数据，还是要根据您的个人主题定制图表，这个插件都可以提供帮助。 用户可以访问一整套图形，甚至可以选择上传自己独特的图形。 归根结底，Infographic Designer 可能是您可以用来美化报告的最佳工具之一

应用程序： SharePoint

如果您已经将 SharePoint 用作您的业务的中央资源中心，那么下一步就是添加常见问题解答页面。 此加载项允许用户在 SharePoint 中为他们的团队建立一个完整的常见问题页面。 借助内置的文本编辑器，任何人都可以轻松编写新的常见问题解答，甚至编辑现有的问题和答案。

用户可以控制问题的顺序，添加动画，甚至在列表中搜索以找到他们的确切问题。 常见问题页面将是一个很好的培训工具，可以帮助团队更快地获得新成员。 通过列出项目或任务的有用参考信息，FAQ 页面也可以作为非常快速的“首选”参考，即使是资深员工也可以参考。

应用程序：展望

就像几乎所有的电子邮件服务一样，Outlook 不幸地对附件和文档设置了文件大小限制。 如果您的企业不使用 SharePoint 或任何其他文件传输服务，这确实会限制 Outlook 的文件共享功能。 但是，如果您想坚持只使用 Outlook，那么 Send Anywhere 插件就适合您。

用户可以添加最大 10gb 的附件，完全绕过 Outlook 本身具有的任何文件大小限制。 Send Anywhere 也增加了新的安全层。 Send Anywhere 不是在电子邮件中发送附件本身，而是发送一个放置在电子邮件中的 URL。 然后，收件人只有一周的时间在文件过期之前打开和访问该文件。

应用程序：Excel

与 Smarter BIZ 云服务一起使用，此插件允许任何人将 Excel 完全转换为功能齐全的移动 CRM。 用户可以直接在 Excel 中创建所有约会，将约会分发给 Android 移动设备上的销售团队（如果这是您的企业使用的），并获得所有客户通信的实时状态更新。 这里真正的附加好处是整个平台与 Android 应用程序的紧密联系，并在 Excel 中为管理人员提供了一个简单的“操作基础”。

用户还可以使用该集成将一些非常强大的信息引入他们的 Excel 电子表格，包括 GPS 位置、通话记录、通话记录、已分配约会的状态或为后续通话创建的任何新约会。 总体而言，Smarter Biz Manager 可以证明是 SMB 帮助提升和自动化销售的简单工具。 整个平台使跟进和管理潜在客户变得简单。

应用程序：展望

电子邮件和 Outlook 本身不一定是最不安全的服务。 但是，如果您想在 Outlook 的安全性方面更进一步，那么 IXD Secure Mail 可能是您的选择。 IXD 旨在保护您使用端到端加密发送的电子邮件和文档。

用户可以直接从 Outlook 发送和接收安全电子邮件，而无需使用单独的应用程序或插件。 为了帮助确保一切正常和安全，您发送的每一点信息都将被加密——甚至是静态数据。 IXD 还通过他们声称的“行业领先的加密方法”支持桌面和移动安全消息传递。

应用程序：展望

Boomerang 被称为“终极电子邮件生产力工具”，如果您的团队不一定要寻找电子邮件替代品，它就是您想要的附加组件。 Boomerang 具有一些非常有用的功能，让用户可以完全控制他们的收件箱和发件箱。 用户可以安排在最佳时间发送电子邮件或通过电子邮件安排会议。 Boomerang 还可以提醒用户跟进没有回复的重要消息。

Boomerang 甚至有一个独特的“打盹”选项，它可以让消息稍后在预定时间重新出现在顶部。 总体而言，Boomerang 是一个很好的工具，可以跟踪已死的销售线索，避免来回安排的麻烦，轻松地与不同时区的收件人沟通，甚至帮助清除收件箱中的杂乱。

应用程序：Excel、Powerpoint、Word

如果您希望将 Excel 发展成为更注重视觉的协作工具，那就别无所求。 基于 HTML5 的 LucidChart Diagrams 允许用户将全新的协作元素添加到 Excel。 更重要的是，该插件还为 Excel 带来了全新的视觉元素，摆脱了数字和图表。 用户可以访问数百种不同的模板，包括流程图、线框图工具、模型工具、网络图、业务流程模型，甚至思维导图。

为了获得更多控制，用户可以使用完全不同的形状来构建他们的图表和图形，拖放他们自己的图像，或者将整个片段导出为 PDF、PNG 或 JPG 图片文件。 用户还可以将他们的图表嵌入到博客或 wiki 中并创建交互式模型。 对于实时协作，对文档的更改被合并并同时同步给所有用户，整个事情甚至包括群聊和评论系统。 该应用程序也可用于 Powerpoint 和 Word。

应用程序： SharePoint

就像所有平台一样，SharePoint 有其优点，但也有其缺点。 SharePoint 非常适合管理项目、文档和文件，但在可视化项目管理方面，它就有点平淡了。 我们最喜欢的一些协作解决方案（以及 Basecamp 替代方案）往往包含以视觉为中心的元素，例如 Kabnan 板。 当然，这正是我们发现的带有 Saketa 看板板的 SharePoint。

此插件允许用户使用看板式任务管理器的视觉辅助来管理任务。 Saketa 只是将所有现有的 SharePoint 任务直观地组织到一个“板”上，每个任务的磁贴以显示最相关的信息。 任务优先级可以通过不同的颜色表示，用户可以设置卡片的顺序或重新分配和重新确定任务的优先级。 用户还可以按开始日期、分配的用户或截止日期进行组织和排序。

应用程序：SharePoint

如果您正在搜索要添加到 SharePoint 的视觉辅助工具，并且不喜欢 Kabnan 风格的组织，那么甘特图可能会有所帮助。 虽然它是一个付费插件，但 Milestone Gantt 提供了一种新的可视化方式来组织任务和跟踪现有项目的进度。 用户可以在这些甘特图上查看项目里程碑和主要更新，甚至可以选择显示进度条和基线条。

里程碑可以通过颜色或形状来表示和优先级，以帮助为项目的进度提供更快的视觉辅助。 还存在一些有用的管理和配置选项，例如在导出或添加“冻结期”时自定义甘特图使用的能力。

应用程序：展望

这应该不足为奇，但有些人甚至可能没有意识到它的存在！ Salesforce 很容易成为最受欢迎的 CRM 解决方案之一，这是有充分理由的。 如果您的团队已经在使用流行的解决方案，Salesforce Lightning 是帮助提高效率和生产力的最简单方法之一（当然，除了将 Salesforce 集成到您的 UC 解决方案中）。

但是，Salesforce Lightning 使用户能够查看与电子邮件和约会关联的所有联系人、潜在客户、客户、机会、案例和自定义对象，而无需离开 Outlook。 用户还可以直接在 Outlook 中搜索 Salesforce 记录，以及一键创建新记录或将电子邮件和约会添加到记录中。 在标准集成方式中，一切都是为了节省时间和提高生产力。

应用程序：展望

作为项目管理和协作的独特方式，Smartsheet 是一个以电子表格为中心的解决方案。 凭借其熟悉且简单的布局，团队可以以可读的格式组织信息，而不会分散视觉辅助或过度定制的注意力。 使用 Smartsheet for Outlook，用户可以在解决方案中带来这种简单性，并将其直接集成到 Outlook 中。 用户可以组织和跟踪项目，甚至可以直接从他们的 Outlook 收件箱中就项目进行协作。

对于某些强大的功能，用户可以将任何电子邮件直接转换为共享项目，该项目在您的 Smartsheet 上显示为新的“行”，供所有参与者立即查看。 或者，将围绕项目的整个电子邮件对话与相关任务紧密联系起来，以便快速参考。 Smartsheet 还包括一个搜索功能，因此您可以快速找到您要查找的任何内容。