OneNote 动手回顾 2017：您需要的唯一数字笔记本

已发表: 2017-01-19

微软的 OneNote是一个有趣的解决方案，可以解决一个不那么有趣的问题。 我们都在纸上做笔记； 潦草地写下当天下午会议中要记住的小提醒或重要要点。 自从我们需要记住事情或组织我们的想法以来，我们一直在做笔记。

纸张已经毫无问题地完成了这项工作，现在仍然如此——但我们生活在一个数字世界中。 那么我们的笔记也变成数字化不是很有意义吗？ 毕竟，我们已经知道采用新技术对过时传统的巨大好处，看看商业 VoIP 取代传统电话就知道了。 因此，我们决定仔细研究我们最喜欢的数字笔记本选项：这是我们的 OneNote 动手评测。

OneNote 优于 Evernote？

一段时间以来，Evernote 一直是数字笔记领域的王者。 但我认为，通常被认为是亚军的 OneNote 是数字笔记宝座的真正王室继承人。 替代方案将永远存在，并且至少值得一看——你永远不知道什么对你或你的团队最有效。

但随着最近的发展，比如价格上涨和隐私丑闻，Evernote 可能正在失去它曾经拥有的一些最初的魅力。 过去我们进行了并排比较，但我们想更深入地研究 OneNote，以准确展示这款小型数字笔记本的功能。

One Note 与 Evernote

自从我对 OneNote 和 Evernote 进行正面比较以来，我一直在日常工作中使用 OneNote 来帮助我整理所有的想法，它确实带来了巨大的改进。 当时我没有几个月的时间来玩每个平台，但仍然足以理解什么感觉对，什么感觉更糟。 但是，我们不会与 Evernote 针锋相对，而是专门研究 OneNote，以及它带来的独特功能。

什么是 OneNote？

对于那些不知道的人，OneNote 只是微软的数字笔记本。 OneNote 的核心只是一个干净的空白区域。 但是有了一个干净的空白空间，我们可以做很多不同的事情——快速记笔记、为你的写作构建大纲、记下想法、保存方便的列表、跟踪项目进度、组织图表以进行比较，如果你有触摸屏设备您甚至可以绘制或写下您的笔记并将它们转换为文本。 它还有更多功能，但我们稍后会讨论所有这些。 首先，它的外观以及如何使用它。

正如它的名字一样，OneNote 确实看起来像一个数字笔记本，当然还有一些额外的东西。 该应用程序使用起来很舒服，并遵循笔记本的类似层次结构：笔记本本身，用于组织笔记本的部分，用于划分部分的选项卡，然后是用于进一步划分选项卡的页面。 简单说明一下，在工作中我使用 Mac 版本，而在家里我使用 PC 版本 OneNote 2013，这是微软的旧版本平台。 他们有一个 OneNote 2016，但我不是一个超级粉丝。 它很快就会令人困惑，但通常所有版本的工作方式都相同，只是看起来略有不同。 对于 mac 用户，您的布局将如下所示：

一注画布

正如我所说，您的画布只是一个空白的白色工作空间，但在此之上，您可以通过最左侧的按钮访问所有笔记本，如果您选择使用该级别的组织，则可以选择部分。 同样，如果您在 PC 上，主题基本相同，只是一些小的设计调整：

一台笔记本电脑

单击该部分后，您将看到不同的选项卡可供选择。 在屏幕的最右侧，就在您的工作空间内，是页面菜单，用于在特定选项卡中进行更多的分离和组织。 根据您使用 OneNote 的方式和原因，有多种方法可以组织应用程序以最适合您的需求。

为什么是数字笔记本？

给你一个如何使用 OneNote 的实际例子：因为我一直在阅读和写作内容，所以我使用 OneNote 来帮助组织我可能的主题想法。OneNote 是我存储信息、拼凑大纲甚至写草稿的地方。 我的笔记本结构遵循一个简单的布局：所有内容都在一个笔记本中，它按部分划分：“已完成”和“进行中”。 在写这篇文章时，我的笔记本是这样的：

One Note 数字笔记本

Completed 是我简单地存储我之前的笔记的地方，In Progress 是我花费 99% 时间的地方。 更进一步，我的“进行中”部分分为选项卡——我当时正在处理的每个项目或文章都有一个选项卡。

一个音符标签

在这些选项卡中，根据项目的不同，我通常按页面分隔，有时一页用于大纲，然后是每个计划部分的单独页面，或者一页用于参考链接，另一页用于图片和比较图表或表格。

一注菜单

OneNote 最好的部分是它提供了一个简单而灵活的解决方案，可以根据您的工作流程根据需要进行浅层或深层组织。 OneNote 的其他常见用途包括：

  • 简单的会议笔记，按主题分隔部分，按会议日期或时间划分选项卡。
  • 就像我的例子中的编辑大纲一样，在你所有正在进行的文章和研究都集中在一个地方。
  • 计划一整本书，不同的部分可以代表章节，在每章中标记不同的情节点，或特定的人物弧线，或详细的信息和研究来支持你的论点。
  • 组织多个正在进行的项目，无论是来自不同的客户还是不同的优先级。 每个部分都可以容纳一个特定的客户端和与该客户端关联的每个项目的选项卡。
  • 直接在 OneNote 中录制视频或音频采访，并将它们嵌入到您的笔记中，以便有组织的数据库与相关的草稿或报告一起存在。
  • 使用方便的检查清单或优先待办事项清单跟踪任务进度和管理。

为您的数字笔记本提供动力的功能

OneNote 中的一些最佳功能是一些最基本的功能，但它们构成了一个非常强大的工具。 因为您的工作空间实际上只是一块白色的大画布，所以您的创作或草稿方式并没有受到很大限制。

  • 空白画布
    从头说起：OneNote 的空白画布，只是一个白色的工作空间，几乎可以无限扩展，无论是纵向还是横向。 只需双击任意位置即可开始输入，或者如果您有触摸屏设备，则只需开始涂鸦和书写。 有了这么大的空间，您可以轻松地格式化和编辑包含图片和图表的整篇文章，或者收藏一张图片拼贴，或者只是一张巨大的便条纸。 这个想法类似于我前段时间看的在线白板。
  • 丝带
    过去几年一直在使用 Microsoft Office 的任何人都会认出屏幕顶部的功能区。 在 OneNote 中，用户可以选择隐藏或显示功能区，其中包含通常的文本格式选项，包括字体、大小、颜色、粗体、斜体、下划线、项目符号、理由、简单的表格和图表，甚至是突出显示文本按钮。 一注丝带 除此之外还有一些更高级的选项，在“插入”选项卡中放入不同的文件、链接甚至数学方程式和形状，用于绘图笔或标记控件的绘图选项卡，以及用于放大和缩小更改隐私和作者的视图选项卡设置。
  • 文本框
    OneNote 非常容易上手，这部分归功于文本框。 只需双击页面上的任意位置并开始输入，体验就像在 Microsoft Word 中工作一样。 一个笔记上的文本框 除了您的所有文本实际上都放在一个文本框中，您可以调整其大小或拖放以移动。 这在组织草稿时非常有用，您可以让每个部分甚至段落都存在于自己的框中，以便快速拖放，并排重新组织或比较。
  • 绘图或书写（支持触控）
    如果您不喜欢打字，或者工作需要简单的图表，OneNote 支持使用基本的桌面鼠标或笔记本电脑触控板进行涂鸦和书写，或者支持手机和平板电脑的触摸屏。 一注绘制面板 前面提到的绘图选项卡为用户提供了许多选项，从文本模式或套索选择、橡皮擦、笔、标记和荧光笔选项之间切换，具有不同的笔划大小和墨水颜色。 OneNote 甚至可以将您粗糙的手绘形状转换为清晰、精确的形状。
  • 网页剪辑
    不完全是 OneNote 独有的，而是“数字笔记本”的主要内容是网络剪辑器。 OneNote 可以通过一个简单的插件直接集成到您的网络浏览器中，这样您就可以快速剪辑整个网页、网页的一部分、图像或页面的整个 PDF，以便以后离线查看。 OneNote 网页剪辑 剪辑可以在任何选项卡中保存为单独的页面，您甚至可以在保存时突出显示或绘制剪辑。 网页剪辑对于收集资源信息、参考图像、设计灵感等非常有帮助。
  • 标记
    开箱即用包含大约 27 个不同的标签，可帮助您组织笔记并超越简单的段落或项目符号点。 标签直接位于您的功能区中，可快速访问，可快速访问 9 个选项，下拉菜单可提供更多选项。 一注标记 有用标签的一些示例包括用于创建快速待办事项列表和跟踪进度的待办事项复选框，或用于记住重要事情的大星形图标，用于您不确定的事情的大问号，甚至更具体的标签，例如“待办事项优先级 1”、“安排会议”或“要访问的网站”。
  • 音频和视频录制
    OneNote 更强大的功能之一是直接在应用程序本身中包含音频和视频录制。 与其试图记下你的受访者所说的每一个字，或者努力捕捉那次会议的每一个关键要点，不如把它记录下来。 就在 OneNote 中，它与该项目或会议的所有其他笔记和资源一起存在。 一记音视频录制
  • 同时协作
    OneNote 不仅是您自己的个人笔记本，而且实际上可以用作实时、同步的团队协作平台。 用户可以邀请其他人加入他们的笔记本，并且可以共享单个选项卡、部分或页面，以便受邀用户可以实时查看和编辑共享文档，或者尽可能接近您可以实际管理的位置。与您的编辑共享草稿，打开项目进行协作，或提供对笔记本的访问权限，作为所有过去项目和收集的研究信息的数据库资源。

但是等等，还有更多！

OneNote 表面上已经包含了很多有用的功能，从简单的文本编辑到单词框，再到强大的网页剪辑和组织以及视频录制等额外的额外功能。有了 OneNote，您几乎不必离开应用程序或您的网络浏览器，以访问各种工具。 Microsoft Word 甚至桌面上的那些黄色便笺都不再适用了。 但它变得更好，因为 OneNote 不仅有一些技巧，还有一些鲜为人知的强大功能。

  • Microsoft Office 集成– OneNote 几乎可以与其他 Microsoft Office 应用程序很好地配合使用，因此您可以导出到 Word 文档、Excel 电子表格甚至 PowerPoint 演示文稿，或者也可以将文档导入 OneNote。 您甚至可以将 OneNote 与这家巨头的新协作平台 Microsoft Teams 集成。
  • 第三方集成– 一项值得期待的标准功能，尤其是作为 2017 年团队协作的大规模趋势，OneNote 提供了可靠的第三方应用集成选择，既可以简化您的工作，又可以扩展 OneNote 已经令人印象深刻的功能列表。
  • WordPress 发布- 一个很好的集成示例，OneNote 用户可以将他们的作品从 OneNote 直接发布到他们的 WordPress 平台。 对于希望节省时间的每日博客作者来说，这可能是一个很好的补充。
  • 学习工具——OneNote 实际上可以用作课堂工具来协助教育，从替换纸质讲义和工作表到充当学生的数字笔记本和项目工作空间。 通过实时协作，教师甚至可以直接在 OneNote 中评分和评估。 该应用程序最近还扩展了其教育功能。
  • 从图像中提取文本 - 几乎就像魔术一样，OneNote 可用于从您带入工作空间的任何图像中提取文本。 对于从屏幕截图或网络剪辑文本中提取引号或从图像中获取标题非常有用。
  • 嵌入 Excel 电子表格——作为 MS Office 集成的一部分，OneNote 允许用户将他们的 Excel 电子表格直接嵌入到 OneNote 中。 如果基本表格没有削减它，Excel 支持允许增加组织和比较。
  • 在电子邮件中发送笔记– 如果您不总是希望其他人直接访问您的笔记本，用户可以随时通过他们的电子邮件共享文件和项目。
  • 内部链接– 另一个出色的组织工具，可让您掌握研究和资源，OneNote 允许内部链接将您现有的任何和所有部分、选项卡或页面连接在一起，以连接项目和相关信息。
  • 密码保护– 对于有安全意识的用户，OneNote 具有出色的密码保护功能。 用户可以使用访问页面所需的密码来保护他们的笔记本或单个部分或选项卡。 非常适合共享笔记本，但只关注少数特定区域。
  • 页面模板——如果您关心速度，OneNote 允许用户创建和设置自己的页面模板以快速开始任何任务。 与其浪费会议的前 5 分钟来组织工作空间，只需加载“演示文稿”模板并开始写作。
  • 停靠笔记——作为一种非常好的用户体验触摸，OneNote 有一个“停靠模式”，可以在屏幕上显示最小的工作空间，不会被其他窗口或选项卡重叠。 当您正在阅读一篇很长的文章或文档并且只需要一个小窗口来记下内容时，这非常有用。
  • 搜索录音– OneNote 最强大的功能之一是能够在您的音频或视频录音中搜索特定的单词或短语。 该过程并非完全即时，因为 OneNote 确实必须为您的录音编制索引，但如果在您的工作日保持打开空闲状态，这一切都会在幕后发生。 只需在 OneNote 中搜索一个单词或短语，如果它位于录音中，就会在结果中弹出。

那么这一切对我有什么帮助呢？

好吧，您真正使用 OneNote 的内容将归结为您每天在工作中所做的事情。 但是有这么多不同的功能，很难不找到一大堆继续使用 OneNote 的理由。 如上所述，我个人使用 OneNote 作为数字笔记本来组织我所有当前和已完成的项目。

我的项目恰好是文章，可以整齐地划分为不同主题的部分，以及每个单独项目的选项卡。 OneNote 简单地为用户提供了一个灵活的平台，可以通过所有必要的工具来定制、播放、记笔记或构建复杂的情节大纲，以实现丰富的组织甚至协作。