对于律师、医生和政府承包商来说，在线传真是否足够安全？

许多人读到“传真”这个词的含义有些过时，就像在家里有一个电脑房一样。 然而，在线传真提供了基于云的服务的复杂性，而无需额外的硬件（传真机）。 与体积更大的同类产品不同，后者使用模拟网络通过连接传统电话线 (PTSN) 来传输数据，安全的在线传真产品创建的文档可以通过 Web 应用程序或作为电子邮件附件发送到另一台传真机。

这种现代化技术现在可以加快文件传输速度，节省工时并提供过时系统无法提供的灵活性。 更好的是，较新的在线传真系统带有高度安全的协议，使文档管理与任何其他常见软件程序一样安全和方便。

• 在线传真如何工作？
• 我应该放弃我的传真机吗？
  • 文件安全
  • 文件大小
  • 文件组织和管理
• 医学通过在线传真实现现代化
• 律师事务所的安全在线传真
• 政府承包商需要安全的在线传真
• 安全性和合规性是在线传真的标准

在线传真如何工作？

Internet 传真系统分配唯一的电话号码，当有人试图传输文档时使用该号码。 系统识别传真号码并通过将扫描作为文件附件（通常是 PDF）发送来响应。 传入传真之前会提示访问站点以下载兼容软件以进行顺利交易，但许多软件品牌以未压缩形式的标准图像发送文档。 这样，只要联系人有标准的图形查看器，就不需要额外下载。

一些互联网传真产品提供先进的光学字符识别 (OCR) 功能，可立即将字符图像转换为可在其他地方读取或复制粘贴的文本。 打开附件后，它可以像任何其他文件一样被处理——转发、保存为其他文件类型以及与其他文档组合。 许多一体化在线传真服务将生成封面，这对于保护医疗保健行业的患者信息至关重要。

对于许多希望提高生产力和节省物理空间的专业人士来说，切换到在线传真通常是有意义的。 那些在政府、医疗保健或法律行业工作的人可能更不愿意改变他们的通信方式，因为这些职业需要更高的安全存在——不仅是为了内部运营，而且还需要确保私人信息的安全。 幸运的是，在线传真提供了一种增强的安全功能，可确保这些文档以数字方式保存，比打印输出形式更安全。 所以要考虑的问题不是“使用在线传真安全吗？” 而是“在线传真适合我的行业吗？” 无论哪种方式，答案都可能是肯定的。

我应该放弃我的传真机吗？

总的来说，答案可能是肯定的。 虽然每个行业都有不同的文件管理和通信需求，但无论是哪个行业，都有一些好处可以使企业受益。

文件安全

对于医疗、法律或政府领域的任何人来说，最重要的因素可能是被传真文件的隐私和安全。 一些互联网传真产品提供 SSL 加密和密码保护，这可能是这些行业的默认流程。 大多数都提供安全的登录提示，以及额外安全的两因素授权，越来越多的人将他们的传真解决方案标榜为符合 HITECH 和 HIPAA 标准。

文件大小

许多在线传真服务会自动压缩大型文档，以便收件人可以快速打开它们。 大附件会显着减慢电子邮件的传输时间，因此将它们保持较小可以加快电子邮件的发送速度，并确保它不会堵塞收件人的收件箱（无论行业如何，这是一个深思熟虑的步骤）。

文件组织和管理

通过自动数字化文档，用户可以在收到传真页面后尽快发送和保存。 传真机甚至无法轻松获得的传入传真记录现在可以在几秒钟内获得并在需要时共享。

对于医疗保健或法律行业的专业人士，或为政府直辖市工作的专业人士，考虑要搜索的特定传真功能非常重要。

医学通过在线传真实现现代化

医疗实践中的员工熟悉接收和发送患者数据的过程。 患者记录和转诊仍然绝大多数通过传真发送，或者有时通过邮寄 - 但很少通过任何其他途径。

沟通不畅常常使医生、护士、研究人员和患者都感到沮丧，随着时间的推移，他们会逐渐灌输与传真相关的技术恐惧症。 正因为如此，许多医生仍然不愿意升级他们的系统，在许多情况下，甚至坚持亲自交付他们最重要的记录。 该行业的工作人员通常将传真称为“美国医学的蟑螂”，尽管大约 75% 的医疗文件仍然使用传统的传真硬件处理。

由于全行业的现代化举措，许多医疗专业人员已经看到了将患者记录和通信数字化的优势。 处方续订、物理治疗批准和保险公司通知是典型医生每天遇到的常见传真相关请求。 出于这个原因，许多较小的实践都承诺到 2020 年成为“无传真区”，这是一个雄心勃勃的目标，虽然环境友好，但并未考虑切换到专门的在线传真基础设施的持久利益。

通过数字化记录和大多数通信，就像一些大型医院所做的那样，档案现在可以包含比传真更全面、更详细的信息历史。 更好的是，数字化通信意味着记录的动作变得可搜索并且易于机器学习工具分析。

为诊所等现有的大量传真业务实施在线服务，同时实现更顺畅的归档和记录保存，这有助于在实施其他软件或生产力工具时进行所有未来的现代化工作（除了上述旧的加密和安全措施外）传真机无法提供）。

律师事务所的安全在线传真

对于在律师事务所工作的人来说，对文件安全的需求同样明显。 许多律师的主要关注点之一是支持远程工作和提供多种传真方法的能力，包括电子邮件、网络和移动应用程序或门户以及智能手机功能。 对于任何律师事务所来说，顺畅的远程操作都是必不可少的，因为无论他们身在何处，他们都需要在计费时间提供律师服务。 法院要求在文件上进行“湿墨水”签名也是很常见的，因此没有现成的这些工具会大大延长完成如此简单任务所需的时间。

许多企业互联网传真套餐使用每月订阅服务，根据文件数量或公司计划传输的页数提供不同的定价等级。 除了设置费用，这可能会很快增加，但企业套餐通常还包括有价值的功能，如可扩展的页面量、API 集成和 HIPAA 合规性。 然而，取消固定电话和精简可以平衡节省。

最好的在线传真服务专门针对法律专业人士，他们的产品通常具有向大量人员发送传真的能力、流畅的国际传真功能、自定义封面存储以及与公司已经使用的云驱动器的集成等功能，例如如 Google Drive、Dropbox、Box、OneDrive 或 Evernote。 值得庆幸的是，即使是让您通过电话发送传真的选项也具有这些功能。

这些功能比一般医疗公司需要使用的要先进得多，但律师应跟上现代技术的步伐，以打动客户并执行高效的远程工作，确保在线传真服务易于完成，同时保持专业形象. 该软件还支持越来越多的无纸化办公室的环保工作，并保持重要文件，如法律合同，有条理（对医药和公共关系等行业至关重要的因素）。

政府承包商需要安全的在线传真

他们的工作可能非常不同，但政府承包商需要律师重视的许多相同的安全功能。 处理机密文件和敏感信息对于此类职业领域的人来说是日常事务，因此就重要性而言，安全措施通常胜过便利功能。 随着现代通信围绕电子邮件和智能手机展开，安全措施已经适应——但黑客也是如此。 文件可以通过多种方式被截获、从受感染的电子邮件帐户中提取或直接从计算机中被黑客入侵。

知道这一点，承包商必须从一开始就尽其所能保护他们的文件。 许多先进的互联网传真服务已获得联邦政府采购部门美国总务管理局 (GSA) 的附表 70 合同。 这些合同为全球联邦机构提供无限的信息技术 (IT) 和电信硬件、软件以及基于美国的支持和专业服务。

它们还配备了一系列强大的安全功能，例如可调节带宽，有助于在繁忙时间控制整个集团的传真流量； 广泛的拨号规则和限制，可以精确控制出站传真； 现有 Microsoft 帐户的安全二进制文件传输 (BTF) 和 Windows NT（新技术）安全身份验证。 传真可以在国内或国际上进行，甚至基本产品也使用免费电话号码提供传真存档和 SSL 加密。 这些安全措施对任何政府机构都是必不可少的，但它们也有利于预算有限的组织，如教育机构和公共组织。

在线传真的安全优势是什么？

安全优势可能处于现代传真争论的最前沿，但还有几乎无数其他有价值的功能可以让企业在任何行业都获得优势。

除了医疗保健、法律和政府工作中的特定职业之外，仅依靠传真机可能会因其过时的安全措施、成本和低效率而阻碍企业发展。 借助可通过移动设备访问的大量免费传真选项和云存储选项，大型办公室和小型企业应利用在线传真解决方案。 我们的最佳在线传真解决方案列表包含与 Mac、Android、台式机和平板电脑兼容的选项，以及一些允许您从 Gmail 等免费电子邮件服务发送传真的选项。

因此，简而言之，是的。 数字化通信和拥抱安全的在线传真不仅是许多行业未来的明显路径； 它是最安全实用的日常文档共享方法。