薪资安全：您今天需要采取的 12 项措施
已发表: 2021-09-25在我们讨论如何确保工资单安全之前，让我们了解它是什么。
工资安全可以定义为采取措施（在某些情况下以软件安装的形式）以确保保护有关公司及其员工的敏感信息。
为了避免知识产权损失、业务运营中断、勒索软件攻击以及支付监管罚款和处罚，拥有一个安全的工资系统非常重要。 此外，没有安全的薪资系统也会影响及时向员工和其他方（如供应商、供应商等）付款。
想象一下在您的工资系统中遇到数据安全漏洞。 您不仅会丢失重要、敏感的员工和公司数据，还会失去员工的信任和品牌声誉。 拥有安全的薪资系统可以证明是一种竞争优势，因为它可以简化人力资源运营、机密性和数据透明度，从而帮助您留住有才能的员工。
既然我们已经正确理解了工资安全是什么以及它为什么重要，那么让我们探讨一下可以采取的 12 种方法和措施来加强工资安全。
确保薪资安全需要采取的 12 项措施
- 培训员工使用薪资系统：培训每位新员工使用薪资系统有助于他们了解访问和共享敏感信息的协议。 为了维持安全标准，必须为每个新加入者提供强制性的统一培训。
- 限制访问：在共享敏感数据时，大多数公司都在“需要知道的基础上”运作。 同样的规则也应适用于维护工资单的安全性。 有必要确保员工无法访问彼此的记录，以免敏感信息处理不当。
- 职责分离：处理工资单安全不应该是一个人的工作。 如果一个人可以访问系统的全部功能，他们最终可能会利用它来发挥自己的优势。 但是，如果该过程在多人之间进行，那么一个人错误处理或利用敏感信息的机会就会变得非常低。
- 更新您的软件：如果您用于工资单安全的软件没有定期更新，它可能成为黑客攻击或其他安全威胁的目标。 您可以在公司的工资单指南中提供有关更新的明确指南，以便您的员工也在同一页面上。 更新应该反映在所有级别，而不是为每个部门手动更新。
- 小心处理敏感信息：所有应该处理的重要文件，都应该小心处理。 敏感文件的安全粉碎以及仅向授权人员提供相同的访问权限对于确保工资单安全至关重要。
- 标准化外部请求的批准流程：来自具有经济利益的债权人或抵押贷款公司的外部查询可能会使您容易受到潜在的违规行为的影响。 创建标准系统以提供此类信息或创建公共数据库是可行的选择。 所有员工都必须接受培训，以遵循适当的程序发布有关员工和公司的任何敏感信息。
- 定期更新登录凭据：除了其他安全措施外，定期更新登录凭据的过程可以证明是避免潜在安全威胁的有效策略。 更改频率取决于您的业务的独特需求和潜在违规的可能性。
- 审查工资控制报告：审查控制报告有助于识别任何差异，例如输入工作时间、纳税义务、加班费等。
- 根据敏感性对数据进行分类：这是在员工之间强制安全访问信息的有效措施。 例如，最敏感的信息只能由最高管理层访问，任何敏感的客户信息都只能提供给与该特定客户一起工作的人。
- 在离职员工时加强安全性：如果您在离职员工时未能遵循正确的程序，您的前员工可能能够通过他们的凭据访问系统。 为了降低任何威胁的可能性，恢复公司资产（例如笔记本电脑和安全凭证）并停用他们的帐户非常重要。
- 进行定期工资审计：审计帮助企业主发现任何差异，并帮助确保遵守税收法规。 一般来说，工资审计必须每年进行一次。 但是，季度或月度审计有助于及早发现任何违规行为并深入了解工资系统的健康状况。
- 防止时间盗窃：时间盗窃或伪造时间表是指员工故意在时间表中歪曲他们的工作时间。 时间盗窃是最常见的工资欺诈形式，显然每年影响美国 75% 的企业。 但是，许多工资单系统都包含用于保护时间表报告的安全功能。 您可以找到最好的工资系统来帮助您执行工资安全。
总结
安全欺诈以多种方式发生，从时间表伪造到工人捏造工资，再到信息泄露。 所有这些问题都会对公司及其声誉造成重大损害。
为了防止这些，维护工资单的安全性很重要，因为它不仅可以保护您免受安全漏洞和欺诈，而且还可以加强数据的一致性和组织性。
专业提示：
- 将工资单软件与考勤系统集成可以帮助您防止时间表欺诈。
- 在软件中形成一个全面的离职系统可以防止幽灵员工获得未经授权的访问。 必须利用正确的软件来避免长期损害并从一开始就防止欺诈的发生。
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