10 个强大的在线传真功能，将提高您的工作效率

当我们想到在线传真时，很容易将这个过程与简单的文件共享混淆。 在电子邮件中作为附件发送的文档似乎并不那么令人兴奋或有用。 但老实说，在线传真不仅仅是向您的同事发送一个 word 文档以到达他们的电子邮件收件箱。

忽略这个过程实际上比文件共享更复杂的简单事实 - 在线传真利用电子邮件将文档发送到接收传真机，或者允许您以电子邮件甚至文本的形式接收传真。 它非常简单，您甚至可以直接从 Gmail 传真或从手机传真。 移动性和易用性的好处是大多数人都熟悉和熟悉的，但是那些真正帮助在线传真改变您发送和共享文档的方式的鲜为人知的功能呢？ 为了帮助您充分利用在线传真服务，我们编制了一份最有用且鲜为人知的功能列表，这些功能可以将您的工作效率提升到一个全新的水平。

1. 数字签名

我们列表中的第一个可以说是在线传真最有用的功能之一，完全填补了以前在发送需要签名的法律或具有约束力的文件时感到的痛点。 允许数字签名的在线传真提供商几乎是所有企业的理想选择，通过减少传真过程中的任何不必要步骤来帮助您节省时间并提高生产力。

数字或电子签名允许您在将传真发送给收件人之前简单地将您的签名添加到电子文档中。 一些服务允许将手写签名文件简单地拖放到文档上。 这有助于确保您在电子或硬拷贝文档上具有匹配的签名——您可以上传您自己选择的手写签名，并根据需要多次重复使用相同的签名。

另一种方法是利用移动设备上的触摸屏，让您可以用手指甚至触控笔进行签名，以确保更高的准确性。 您选择的方法可能取决于您的灵活性和对移动设备的访问，但在购买在线传真提供商时，该选项无疑是最有用的功能之一。

2. 群发

我们列表中的第二个是另一个非常有用的功能，可以提高您的工作效率并减少办公室内共享的与传真相关的头痛程度。 有时称为传真爆炸、群发或批量传真，这一有用的功能是跨购物互联网传真提供商时要注意的一项功能。 通过群发，现在可以将您的传真文档同时发送给大量收件人，有时一次最多可以发送 20 个地址。

不再需要排队等候轮到您的日子，因为 HR 的 Tina 一次又一次地发送相同的传真 50 次。 现在完全可以进行传真群发，并确保列表中的每个收件人都能同时直接在他们的电子邮件收件箱中收到他们的邮件副本。 现在，您可以通过确保整个团队在需要时获得正确的消息或文档来改进协作并专注于您的任务，在他们的电子邮件收件箱中很容易找到和组织。

3. 预定交货

这似乎微不足道，但随着在线传真的引入，与标准传统传真机相关的痛点之一是需要在您需要通过传真发送的确切时间就在传真机前面。 因此，如果您需要提前三个时区在早上的第一件事上将重要文件传真过来——当您通常在睡觉时，您不仅要确保自己醒着并做好准备，还需要确保您可以找到传真机！ 现在，这不再是在线传真的问题。

通过安排发送外发传真的能力，可以确保您的传真在正确的时间发送给正确的收件人，无论是立即发送还是直到重要的闭幕会议之后。 将其与从手机或任何具有互联网连接的设备发送传真的能力相结合，您通常需要在关键时刻直接访问传真机。 只需从您的在线门户或移动应用程序安排传真发送，然后安心地继续您的一天，因为您知道您的传真不会太早或太晚到达那里。

4. 垃圾传真筛选

垃圾传真

我们邀请了蜗牛邮件，随之而来的是不需要的垃圾邮件。 我们最终过渡到电子邮件，随之而来的是不需要的垃圾邮件。 我们甚至接到不想要的电话，因为电话推销和现在甚至是自动电话而堵塞了我们的队伍。 因此，当然会有大量不需要的垃圾传真进入您的传真机，或者更确切地说是在线传真您的电子邮件收件箱，这是有道理的。 因此，就像垃圾邮件过滤器一样，垃圾传真筛选就派上用场了。垃圾传真筛选实际上有两种工作方式，白名单和黑名单。 利用白名单添加批准的地址和号码，以确保您只会收到来自这些特定号码的文件和消息，而不会收到其他人的文件和消息。 但是，这可以锁定您的收件箱，只接收来自您认识的人的消息，从而阻止任何新客户或客户。

另一方面，黑名单允许您输入特定的地址和号码以阻止您的在线传真服务，从而阻止那些讨厌的垃圾邮件发送者。 一些垃圾传真筛选功能甚至允许“通配符”包含特定的区号、号码集或前缀。 减少垃圾邮件和杂乱邮件将有助于保持收件箱整洁有序。

5. 进度和状态跟踪器

曾经发送过传真，只是让您的收件人等待和等待，只是因为它永远不会到达他们的终点？ 在线传真不仅可以通过记录发送和接收的传真以及将它们存储在您的电子邮件收件箱中来帮助您保持更有条理，而且某些服务甚至可以在您的邮件发送给您的收件人时对其进行跟踪。

进度跟踪器是一种软件，可让您查看正在传输的传出传真的当前状态，甚至可以跟踪它们从您点击发送按钮的那一刻到它们应该出现在收件人的传真上的每一站机或收件箱。 进度跟踪器可以帮助减少丢失的传真并等待最后一个能够通过。

6. 集成和 API

我们所有的生产力平台都变得越来越灵活和可定制。 多亏了 API 的世界，开发人员现在可以很容易地在两个以前独立的劳动力解决方案之间建立桥梁。 API 是简短、易于使用的基于 Web 的代码字符串，允许两个平台相互交互。 正如您可以将 CRM 直接集成到 Slack 等团队聊天工具中一样，您可以轻松利用 API 将在线传真服务直接集成到团队已经使用的任何工作场所工具中。

传真功能可以集成到任何使用 SMTP、文本 XML 或 Web 服务 API 的业务应用程序中，以实现流程自动化、促进通信和协作。 借助 API，将传真按钮直接添加到您的 CRM 中的过程很简单，因此您只需单击一个按钮即可将客户的个人资料发送到同事的传真机。

7.大文件共享

虽然在线传真不仅仅是简单的文件共享，但这并不意味着您不能使用该服务进行文件共享。 在线传真利用您的电子邮件地址在您自己的机器上以传真形式发送和接收数字文档，或在您的电子邮件中接收。 但是，由于电子邮件的性质，当您尝试发送相当大的文档，甚至是完全不同的文件类型（甚至是视频）时，您很可能会遇到文件大小限制。

大型文件共享对于那些需要发送相当大或较长的文本文档（想想超过 100 页！）甚至完全不同的文件类型（如高分辨率图像、音频文件、电子表格甚至视频）的人来说非常有用。 允许大文件共享的在线传真提供商通常包括文件大小上限，但在 3GB 及以上，这超出了您的电子邮件服务设置的任何文件限制。 如果您的服务还包括群组交付，则可以一次将这些大文件发送给多个收件人——其他文件共享平台可能会遇到这种情况。

8.多个电子邮件地址

不要与文档的群组交付混淆，将一份文档传真给多个收件人，通过在线传真成为可能——在线传真中一个不太常见的功能是将多个电子邮件地址链接到一条传真线路的能力。 这样，您不必创建一个独立的电子邮件地址来提供给每个团队成员以允许访问您的在线传真门户或功能。 相反，在支持多个电子邮件地址的情况下，您可以包含任意数量的个人电子邮件，以便为任何和所有团队成员提供访问权限，然后每个团队成员都会收到自己的收件箱和门户。 一直都在一个独立的在线传真订阅之下。

继续在线传真的成本效益特性，将多个电子邮件地址添加到一条传真线路可减少您的团队所需的订阅或许可证数量。 通过管理控制，您可以轻松控制并仅将访问权限分配给需要它的人，甚至可以限制被授予访问权限的单个电子邮件地址的功能。

9. 传真存档

通过在线传真减少杂乱不仅是为了减少纸张，而且是减少文件柜。 借助在线传真，一切都以数字方式处理，您的归档也是如此。 虽然某些提供商会让您将所有内容都存储在您的电子邮件收件箱中，但需要注意的一个有用功能是传真存档，这是一种专用的、可搜索的文件存储解决方案，用于在整个帐户范围内发送和接收的所有传入和传出传真。

现在，您可以安全地从收件箱中删除这些旧传真，并确保将它们合并到您的记录中，以防您以后需要调用它们。 一些提供商会限制您可以归档的传真数量，而其他提供商则允许存储无限数量的文档，只要您可能需要。

10. 安全与合规

虽然在线传真从本质上提高了文档的安全性，但只有有权访问您的电子邮件收件箱的人才能阅读您的传真，但确保为您的文档提供适当的加密也很重要。 购买提供商以确保不仅出站，甚至入站传真加密是有益的。 一些提供商甚至会确保您的交付确认是加密的，并允许隐藏的目的地号码。

如果您在任何相关行业，请确保遵守数据安全法规（例如美国健康保险流通与责任法案）的供应商也是至关重要的，因为并非所有供应商都会加倍努力。 由于通常用于在客户端和服务器之间建立加密链接的标准安全技术（称为 SSL，安全套接字层），加密通常会发生。

仅在线传真就可以帮助提高办公室的工作效率，同时减少通常与操作标准传真线路和可怕的传真机相关的成本和痛点。 但好处并不止于此，还有一些值得关注的额外功能。