什么是远程呼叫转移？ 工作原理 + 最佳实践

您的客户是否难以接触到您的品牌？ 在 VoIP 领域，有多种工具，如 IVR 系统和专用呼叫中心软件，可确保您的客户联系到正确的代表，但在紧急情况下或当您的代表需要远程工作时，您应该怎么做？ 在 COVID-19 大流行期间，企业被迫依赖远程劳动力，但幸运的是，许多供应商提供了 COVID-19 远程工作工具来帮助缓解过渡。

远程呼叫转移（有时被提供商称为 RCF）允许管理员和个人用户快速将呼叫转移到新号码，以便始终满足客户的需求，并且可以即时完成。 请记住，未接电话就是错过机会，因此您需要实施强大的呼叫转移功能才能保持领先。

什么是远程呼叫转移？

企业使用远程呼叫转移来连接他们的通信线路，以便客户可以拨打相同的号码并联系不同位置的代理。 同一号码上的任何来电都可以转移到另一个办公室或移动电话，在那里有人可以满足来电者的需求。

当您的呼叫转移系统高效时，即使您的办公室人员有限，也不会错过任何电话。 如果客户可以随时与您联系，并且他们对所建立的联系感到满意，那么如果在通话期间无法联系到代理，您的公司很可能会找到可能找到其他替代方案的潜在客户。 优化的客户服务统计将取决于您的客户始终如一地接触您的品牌，而远程呼叫转移可确保与您的代表建立可靠的联系点。

它为企业带来什么好处？

呼叫转移被小到初创公司和大到跨国公司的企业使用。 这是因为呼叫转移带来了巨大的好处，包括提高您品牌的可用性以及跨多个物理位置整合呼叫的能力。 它连接到大多数现有的办公电话系统，并作为一种增强客户服务的方式，无需不必要的支出、过多的硬件或额外的代理。

如果没有这种呼叫管理技术，您根本无法承受。 不服气？ 让我们更深入地了解最关键的好处。

增强的可用性

远程呼叫转移是确保您的客户始终能够联系到您的可靠方式。 即使当座席不在办公室或办公室关闭时，呼入电话也将被转移到适当时区的另一个呼叫中心或办公室，或者呼叫将直接转移到您的人员的设备上，例如他们的家庭桌面和商务 VoIP软电话或其智能设备。 这一切都可以通过内置 UI 或专用号码快速远程完成。

您设置呼叫转移的规则，因此在一天中的特定时间启用特定的例程很容易。 例如，您将电话设置为在上午 8 点到下午 6 点之间转接到您的实体办公室。 将这些呼叫设置为在所有其他时间自动切换到您的手机或家庭电话。 甚至可以将系统设置为在特定时间自动向您的语音信箱发送呼入电话，例如在午休期间或工作日结束后。

增强的可用性是企业采用某种形式的远程转发的主要驱动因素； 当您等待电话时，您不再被束缚在办公桌上。 你可以去你需要去的地方，而不会错过与客户或客户的重要电话。

到达多个办事处

基于 VoIP 的呼叫转移还允许您将呼叫路由到需要的位置。 例如，一家在纽约州威彻斯特、俄亥俄州哥伦布市和加利福尼亚州萨拉托加设有办事处的企业，他们的所有电话都从一个免费电话号码路由到这些地点。 这些办公地点也可配置为一次全部响铃，当有人接听时，他们会停止响铃。 这是一种快速管理呼叫并为客户提供他们需要的及时帮助的具体方法，即使分公司晚上关门也是如此。

相反，这是合并数字的绝佳方式。 即使您将本地虚拟号码传送到不同的地理位置，呼叫转移也允许您将它们全部连接到单个交换机。 然后，此交换机将呼叫路由到适当的座席/座席组。

方便客户

直接拨入号码或虚拟号码使用一种呼叫转移形式，这对于任何打算扩展到国内甚至国外长途市场的人来说都非常有用。 使用这项技术，当地人拨打指定的本地或免费 800 号码，但仍能到达您的远程办公室，而不会产生额外费用。

在外国、非英语市场，来自这些偏远地区的本地电话将直接转接到您的具有所需语言能力的座席。 对于来电者来说，没有迹象表明他们正在到达您的佛罗里达分公司，而不是他们本国的办事处。

任何电话号码的灵活性

业务通信需要考虑多个端点——组织通过桌面电话、Windows 和 macOS 上的软件电话以及 Google Android 和 Apple iOS 上的智能手机应用程序与客户互动。 使用这些通信技术中的任何一种，甚至在传统的 PSTN 固定电话上，都可以轻松完成远程呼叫转移。

这种灵活性为您提供了独特的机会。 在星巴克远程工作，但不想错过电话？ 您可以轻松连接到公共互联网并在笔记本电脑或平板电脑上接听商务电话。 出国？ 只要您有互联网连接，呼叫就会被转接到您的移动设备，就像您在办公室一样。

无需新硬件

大多数托管 PBX 办公电话系统的提供商都提供远程呼叫转移，因此所有需要的设置都在提供商端，而不是在您的办公室。 这意味着将此功能添加到您的呼入呼叫配置文件不需要额外的硬件安装。 大多数系统都在零停机时间的情况下接收此附加功能，因此您的电话几乎可以在您从提供商处购买服务后立即转接到新号码。

在没有硬件实现的情况下调用功能是这项技术的一个关键优势——您不需要有电话室，也不需要管理额外的老鼠窝。 费用以最低费用计入您的 VoIP 订阅。

如何激活远程呼叫转移

激活远程呼叫转移因 VoIP 提供商而异。 大多数提供商都有一个简单的激活方法，可以在 10 步或更少的时间内设置，并且会立即提供该功能。

了解远程呼叫转移中的“远程”至关重要——您使用远程访问号码激活该功能并使用 PIN 来验证您是做出更改的人。 这使得添加转接号码变得容易，即使它不是您将用于联系客户的永久号码。 大多数提供商使该过程相对简单； 您使用相同的访问号码和 PIN 进入菜单并使用数字键代码来激活和停用 VoIP 服务的功能。

另一方面，此功能有时可以直接在提供商的软件中进行配置——无论是在软电话上、通过浏览器还是在移动 VoIP 应用程序中。 当您使用此方法时，在大多数情况下，特定功能会通过滑块启用——您可以选择“开”或“关”。 其他功能也可配置，例如用户时间或下班后转发。

远程呼叫转移的最佳实践是什么？

当您的企业使用此功能时，必须遵循最佳实践以保持专业。 这是您的电话系统的一个方面，它将您的客户连接到他们需要到达的地方以解决他们的电话。

突出您的品牌

大多数企业级企业都有一个系统，可以用企业名称和品牌概述来迎接客户。 如果使用远程呼叫转移将呼叫发送到另一个电话号码，您将需要确保在接听电话之前您的品牌仍然突出显示。 这会给来电者留下良好的第一印象，并确认他们联系了正确的号码。

创建简短的 IVR 菜单

接到大量来电的公司通常会使用 IVR 菜单来找出客户呼叫的原因，然后再将呼叫转移到另一个号码。 这使得远程转移呼叫更简单，呼叫者可以通过他们建立的第一个连接到达他们需要去的地方。 不要让您的 IVR 菜单过于复杂，因为您希望在呼叫者到达新号码时节省时间，而不是需要转移到其他地方。 优化的 IVR 呼叫流程是一种收集信息的智能方式，不会让客户失望。

保持超时值简短

当由于没有人可以使用原始号码接听电话而远程转接呼叫时，您不希望呼叫坐在几个响铃后都无人接听的号码。 此超时值需要相对较短，以便呼叫者留在电话线上，并解决呼叫。 客户不想等待 10 次响​​铃后才将呼叫转移到另一个远程位置，因此请确保您的设置让客户对您的品牌如何与客户打交道有一个很好的印象。

让您的系统保持最新状态

如果您的远程呼叫转移系统使用任何类型的 IVR 系统或在客户呼叫时向他们发送消息，请确保定期更新。 想象一下更改公司名称，然后将呼叫转接到使用旧名称而不是新名称的号码。 这会让客户感到困惑，如果他们断开电话并寻找其他替代方案，因为他们认为他们打错了号码，这可能会让您失去业务。

如何在紧急情况下使用它

在您的营业地点进行远程呼叫转移可以在发生紧急情况时继续工作，这可能会关闭整个建筑物的呼叫。 启用后，来电将被路由到代理响应呼叫的另一部电话或一系列电话。

大多数大公司将在另一个设施中拥有一个备用号码，如果在一个设施中呼叫失败，呼叫将被发送到该号码，但也可以将呼叫转发到手机。 对于需要员工远程工作一段时间的企业而言，此功能非常有用。 在 2020 年冠状病毒大流行期间，这种情况变得更加普遍，但其他情况可能需要大多数员工远程工作，因此大公司应该为此做好准备，以便仍能接到电话。

来电也被定向到一条自动消息，该消息将为客户提供有关正在发生的事情的详细信息，并为他们提供一个选项，让他们在一定时间内与他们联系。 这不是呼叫量大的企业通常会考虑的事情，但如果呼叫量很少，则回电并防止座席因从多个设施接听来电而陷入困境可能是有益的。

为客户提供更多可访问性

觉得自己被迎合的客户会坚持你的组织，而客户保留对于业务连续性至关重要。 远程呼叫转移可确保始终有人可以满足您客户的需求，从而转化为更好的客户体验。 VoIP 使像您这样的企业能够快速轻松地将呼叫转接到任何网络上的任何号码，因此请使用它，以免客户漏网。

想知道您可以使用商业 VoIP 提供商提供的哪些其他工具来改善客户体验？ 查看我们的交互式指南，了解哪些功能最适合您的业务。