COVID-19 及以后的基本远程工作工具

在 2020 年 3 月成为头条新闻的几个月前，CDC 一直在寻求减轻冠状病毒或 COVID-19 的传播。 早在大流行升级到隔离级别之前，学校、机构和雇主就借此机会向所有人传授社交距离的知识。

大学正在尽快转向在线学习。 谷歌等科技公司正在实施自愿在家工作的政策。 虽然并非每个雇主或雇员都有机会进行远程工作，但鼓励这样做的人这样做。 但是，即使员工不在办公室，员工也必须保持高效并召开高效会议。

虽然公司已经依赖于 Asana、Trello、Toggl、Jira 或 Basecamp 等时间跟踪和项目管理软件，但这些工具中的大多数都无法产生真正的团队联系。 看板和甘特图可以作为团队生产力工具提供帮助，但沟通是生产力工具中缺少的重要元素。

转向远程工作可能会在小型企业中引发恐慌，但每个人都必须建立可持续的远程工作和社交距离基础设施，以防万一。 即使办公室是一个鬼城，正确的团队协作和远程工作软件也将保持业务增长。

• 团队协作软件
  • 基本的团队协作功能
    • 活动流
    • 日历集成
    • 远程文件访问
    • 文件版本控制
  • 顶级团队协作提供商
• 网络会议软件
  • 基本网络会议功能
    • 屏幕共享
    • 白板
    • 共同浏览
  • 顶级网络会议解决方案
• 移动 VoIP 应用
  • 基本的移动 VoIP 功能
    • 呼叫翻转
    • 共享呼叫外观
    • 视频会议
  • 顶级移动 VoIP 应用
• 呼叫中心软件和拨号工具
  • 呼叫中心软件基本功能
    • 自动拨号器
    • IVR 系统
    • 通话记录和通话录音
  • 顶级呼叫中心软件提供商
• 为保持社交距离做好企业准备，让增长步入正轨

团队协作软件

最好的团队协作解决方案要么是基于浏览器的，要么是帮助团队彼此保持联系的应用软件。 在一个统一的平台中，团队可以跟踪对话、生产力、电子邮件，甚至是企业内共享的文件。 多个渠道允许团队根据需要进行细化分解，以维护关于项目各个方面的有组织的讨论。

虽然 Slack 是团队协作的家喻户晓的名字，但有许多 Slack 替代方案提供的功能比流行的免费解决方案提供的功能还要多。

基本的团队协作功能

通过项目管理工具中的活动流、日历集成、文件共享、版本控制和功能，团队协作可以组织远程团队成员，无论他们面临什么障碍。 无论恶劣天气是否让员工呆在家里，或者流行病是否威胁到员工的通勤，每个人都会感到与工作有联系。

活动流

无论企业规模大小，总是有多个项目同时进行。 长期和短期项目可以用活动流来说明。 依赖关系可以链接在一起，这样团队成员就会知道他们的同事正在等待的工作的优先级，即使他们处于不同的时区。

与用于团队协作工具的即时通讯工具和移动应用程序配合使用，不同时区的远程员工和自由职业者可以成为团队沟通的一部分。

日历集成

对于项目经理和团队成员来说，管理不同的时间表和冲突可能需要大量的工作。 在办公室时，很容易将头探到角落，看看苏珊能否在周一与迈克的项目会面。 在社交距离或远程工作期间，日历集成可让您知道何时是开会的最佳时间。

这些工具提供了创建任务、截止日期和待办事项列表的能力，同时还可以添加协作者。

远程文件访问

移动中或彼此分开的团队可能难以保持文件井井有条。 远程文件服务器需要设置和维护，这对于各种规模的企业来说都是不可能的。 值得庆幸的是，通过团队协作应用程序使用基于云的文件存储时，可以进行远程文件访问。

虽然很少有团队协作软件支持云存储，但大多数都与 Github、Dropbox 和 G-Suite 或 Google Drive 等常用共享工具集成。

文件版本控制

在软件、新闻、医学、法律或任何您发现由多个协作者共享的文档的世界中，版本控制是必须的。 如果 Jane 整天都在对文档进行重大更改，并且不知道 Larry 在他离开前将要做的工作，她可能会在不注意的情况下覆盖她的工作。

版本控制会在进行更改时提醒协作者，将自动更新文档，或允许人们同时处理文档。 通过在文档跟踪器中记录更改，每个人都将知道在项目或文档的生命周期内发生了什么。 在大多数情况下，您正在做的工作可以以与 Microsoft Word、Excel 或 Google Docs 兼容的熟悉文件类型导出。

顶级团队协作提供商

• 滑动
• 船歌
• 微软团队
• 逃跑
• 松弛

网络会议软件

面对面的交流对于避免误传至关重要。 在涉及复杂项目的细节和指导员工时尤其如此。 鉴于这种语气会导致严重的误解，在基于文本的交流中完全缺乏这种语气会使团队成员面临问题。

借助网络会议软件，无论社交距离或远程工作的障碍如何，团队成员都可以进行亲密互动。 可以在两方或数百名现场观众之间建立网络会议，能够加入、文本聊天或共享他们的屏幕。 电话会议桥接电话使您的团队在定期安排的会议期间保持联系，即使在隔离期间也是如此。

网络会议提供了比 Google Hangouts 或社交媒体视频通话等免费工具更广泛的功能。 您可以共享屏幕并发送重要的屏幕截图、设置培训网络研讨会或在团队需要时快速签到。 网络会议无需发送可能永远不会被看到的 Powerpoint 或 Google 文档，而是让您可以同时与所有远程工作人员进行交流。

基本网络会议功能

网络会议软件的最大优势在于它能够获得观看视频的体验，并使其感觉与面对面会议一样具有互动性。 在通过电话或视频聊天讨论问题时，能够展示被挑选出来的问题的示例非常重要。 无论团队成员身在何处，屏幕共享、白板和共同浏览只是这些解决方案支持协作的几种方式。

屏幕共享

软件开发人员、作家和设计师都依靠屏幕来展示他们的作品。 如果项目正在进行中，屏幕共享等一键式解决方案可让所有网络会议与会者同时查看同一个问题。 借助屏幕共享，获得有关特定问题的反馈从未如此简单。

值得庆幸的是，这是一个非常受欢迎的功能，很容易找到带有屏幕共享的免费网络会议应用程序。

白板

过去自发的头脑风暴已经转移到视频会议中。 协作者可以使用在线白板或带有白板的网络会议来获取虚拟标记并绘制图表并实时制作列表。 大多数白板还允许直接从您的桌面拖放到会议中。

借助保存和发送功能，即使每个人都坐在家里，您的团队也可以立即共享和编辑这些头脑风暴会议。

共同浏览

无论您是在构建网站还是进行研究，通过共同浏览的联合导航都可以让每个人都在同一个页面上。 当通过网站上的各种选项领导团队或演示时，共同浏览可以完成屏幕共享所不能做的事情。 它允许网络会议中的每个人沿着引导路径进行，而不必自己从头开始。

期望工具与 Firefox、Chrome、IE 和 Safari 兼容。

顶级网络会议解决方案

• 飞涨
• 思科网迅
• 去会议
• Ringcentral 会议
• MiCollab

移动 VoIP 应用

虽然企业 VoIP 解决方案已帮助企业创建自己的呼叫中心并在整个公司内部署统一通信，但移动 VoIP 使这些庞然大物保持灵活。 移动 VoIP 应用程序允许您的团队在远程工作时访问集成的通信工具。 团队将保持联系，无论您的员工分散在哪里，客户都将获得他们期望的相同类型的服务和支持。

除了高效的时间管理和任务管理之外，这些远程工作工具还提供熟悉的用户在原生 Android 设备或 iPhone 上聊天或开会的体验。

基本的移动 VoIP 功能

移动 VoIP 应用程序仅提供您在办公室时所期望的整套解决方案的一部分，但在集成的帮助下，它们可以在紧急情况下弥合差距。 提供呼叫翻转、共享呼叫外观和视频会议的应用程序使您的团队与设备无关，而不会丧失客户期望的服务质量。

呼叫翻转

呼叫翻转是旅途中团队所必需的功能，因为它允许用户将呼叫从一台设备转移到另一台设备。 通话仍在进行时，坐在办公桌前的员工可以在连接到移动设备的同时检查仓库中的某些东西。 远程工作人员可以在家中使用笔记本电脑拨打电话并转移到他们的移动设备，同时转移到更安静的空间。

共享呼叫外观

当员工远程工作时，您不希望您的公司号码无人接听。 企业还需要能够从官方电话而不是从一堆个人设备上拨打电话。

使用共享呼叫状态，无论有多少设备正在拨打电话，呼出期间都会显示一个号码。 当一名远程工作人员使用该号码拨打电话时，同一号码可用于第二次单独通话。 就您的客户和客户而言，共享呼叫状态可让业务正常运作。

视频会议

虽然网络会议软件提供了一长串对团队协作至关重要的功能，但可以使用移动 VoIP 应用程序进行快速视频会议。 与其启动另一款软件，最后一分钟的视频会议可以解决员工远程时出现的问题。 移动 VoIP 应用程序的社交距离使员工可以虚拟地进入正在进行的会议。

顶级移动 VoIP 应用

• 商务版 Skype
• 空呼
• Vonage
• 蚱蜢
• 环中央

呼叫中心软件和拨号工具

如果您担心整个团队感染病毒的想法，那么拥挤的呼叫中心的形象应该会让您不寒而栗。 如果您考虑用呼叫中心软件替换过时的拨号器硬件和桌面电话系统，现在是时候了。

只需一两天的设置和测试，几乎任何规模的公司都可以远程移动其运营。 只要他们有专用的移动设备和安装了软件的计算机，他们就可以随时加入您的任何呼叫中心活动。

呼叫中心软件基本功能

呼叫中心软件解决方案包括企业联络中心所需的广泛功能。 顶级呼叫中心软件提供商在其订阅服务的每一层都提供自动拨号器、IVR 和呼叫记录工具等基本功能。

自动拨号器

自动拨号器曾经是一种硬件解决方案，可以使拨号过程自动化，以通过呼叫中心的电话号码列表运行。 今天的顶级呼叫中心拨号器是软件解决方案，可以快速处理号码，同时与 CRM 软件集成，为呼出呼叫中心代理提供最新的客户信息。

使用自动拨号器时，该软件可以运行号码列表并将呼叫路由给客户，同时自动挂断断开的号码、传真机和忙音。

IVR 系统（交互式语音响应）

IVR 系统是呼入呼叫中心的必备设备。 如果您的企业有一条支持热线，呼叫者将能够通过向系统说出他们的担忧来切换菜单。 然后，人工智能系统将呼叫者路由到通过家庭互联网连接连接的远程代理。

IVR 系统将有关基本信息的呼叫路由到记录的响应，并将紧急呼叫发送给现场座席。

通话记录和通话录音

记录有关呼入或呼出电话的信息对于优化销售漏斗至关重要。 了解您的团队上次与客户联系的时间、联系的内容以及他们更喜欢哪些产品或服务，可以提供有关他们在决策中所处位置的信息。 每次联系时，团队都会构建一组数据，营销部门可以分析这些数据，以决定提供哪些新服务或产品以及他们应该针对谁。

集成到这些工具中的通话录音软件可让您捕获异常通话或由顶级座席处理的通话。 这些调用可用于培训目的。 通话录音也是金融、医药或政府等高度监管行业合规的重要法律工具。

顶级呼叫中心软件提供商

• 五九
• Zendesk
• 8×8
• 环中央
• 不错的联系方式

为保持社交距离做好企业准备使增长步入正轨

无论我们是在关注气候事件、冠状病毒等大流行病还是当地悲剧，为员工提供在家工作的工具可以防止您的业务受到打击。 2020 年 3 月，由于 COVID-19 大流行导致全国进入紧急状态，美国股市遭受重创。 纽约州、新泽西州、加利福尼亚州和华盛顿州的州长敦促人们避免拥挤的公共交通并在家工作。

尽管对这些最后一刻的远程工作政策有些恐慌，但远程工作也有好处，包括改善心理健康和整体工作满意度。

对于刚接触支持远程工作的软件的公司来说，这可能会引起自己的恐慌。 然而，最能充分利用这段压力时间的团队将是那些使用顶级商业 VoIP 和团队协作软件设置和入职员工的团队。