什么是 SaaS 管理平台，您需要一个吗？

已发表: 2023-11-30

由于大流行初期的在家工作现象，组织争相寻找新的工具和技术来与远程员工互动和工作。 其中一些公司采用了软件即服务 (SaaS) 替代方案。

SaaS，即在云中而不是在本地硬件或网络上运行的软件，现在已成为多个组织日常运作的固有特征。 示例包括 Google Workspace、Slack 和 Salesforce。 据 Forrester 称，57% 的 IT 管理员打算投资 SaaS，作为其数字化转型的一部分。

随着您的组织使用越来越多的 SaaS 应用程序，SaaS 管理平台（简称 SMP）日益成为关键必需品。

跨组织扩展 SaaS 应用程序已成为 IT 经理迫切且令人担忧的问题。 他们需要密切关注正在采取的行动、应用程序是否安全以及已经进行的投资规模。

如果没有 SaaS 管理平台，您将不得不手动处理所有这些工作，并且存在极高的疏忽或错误风险。

在本文中
  • SMP的定义
  • SaaS管理平台如何运作？
  • SaaS管理平台的优势
  • SaaS 管理中的挑战

什么是SaaS管理平台？

超过三分之一接受 SaaSOps 调查的 IT 和技术专业人士表示，他们至少花费一周时间执行手动 SaaS 管理任务。 SaaS 管理平台旨在通过单一的集中式解决方案来解决这个问题。

SaaS 管理平台 (SMP) 是一种独立工具，可以通过集中管理界面发现、管理和保护多个 SaaS 应用程序，从而提供对软件许可周期的可见性。

SaaS 管理平台的关键工作之一是执行 SaaS 发现。 SMP 必须能够显示经批准的应用程序（经 IT 部门批准和验证的应用程序）和未经批准的应用程序（未经授权且未经 IT 部门认可的个人使用的应用程序）。 此外，该平台将使用自动通知和修复来保护您的 SaaS 应用程序。

SaaS 管理平台如何运作？

SMP 与您的整个 IT 环境连接，以发现正在使用的应用程序并可视化所有相关的管理活动。 为了实现这一目标，它不断消耗来自不同应用程序的大量数据，对其进行管理，并检查 SaaS 环境中的所有数据对象。

这使得 SMP 成为监控整个组织使用的 SaaS 应用程序的重要中心。 您还可以在监督消费者、应用程序、档案以及用户与组织信息的交互的同时保护数据。

SMP 平台的一些关键功能包括：

  • 基于角色的 SaaS 访问：限制管理员访问用户执行任务所需的参数和控制
  • 计费优化：将使用情况分析与自动化策略相结合，以消除不活动的许可证和相关费用
  • 敏感数据管理：发现 SaaS 应用程序中保留的敏感内容，并立即修复敏感数据的过度泄露
  • 用户行为监控：检测更改和异常活动，以避免数据丢失和入侵
  • 用户生命周期管理：自动化入职、离职和生命周期中期消费者变更管理，以最大限度地减少人为错误并节省时间

这些任务大多数是跨学科的，包括财务、IT、员工管理和网络安全职能。

因此，SaaS 管理平台与其他业务应用程序进行交互。 其中可能包括云访问安全代理 (CASB)、IT 服务管理 (ITSM) 工具或人力资源信息系统 (HRIS)。

您需要 SaaS 管理平台的 4 个迹象

如果您对投资 SMP 持观望态度，请注意以下四个迹象，您需要加强 SaaS 管理能力：

  1. 您公司的生产力工作流程通常是分散的

    这种情况经常发生在大型组织的项目管理应用程序中。 考虑多个团队可以使用的 Monday.com、Airtable、Smartsheet 和 ClickUp 工具。 这会阻碍您在采购中获得规模经济。 此外，它还使用户支持和培训变得复杂。

    此外，碎片化阻碍了不同团队在单个项目上合作的能力。 您可以确定哪些应用程序可以与适当的 SaaS 管理工具整合，以便更轻松地进行团队间协作。

  2. 您无法检索特定应用程序或个人的访问详细信息

    借助 SaaS 管理平台，可以更轻松地维护全面、详尽的日志，记录谁有权访问哪些应用程序和服务以及如何使用它们。

    假设您的营销副总裁在第一季度使用单点登录 (SSO) 登录项目协作软件工具七次。 但在同一第一季度，营销部门的其他成员仅使用唯一密码登录四次。 一位友好离职的前员工告诉您，他们仍然可以通过该软件访问公司记录。

    CIO 和 IT 部门无法跟踪谁在做什么。 当员工离开组织时，除了遵守清单之外，他们无法有效地停用所有帐户并删除登录凭据。

  3. 您的 SaaS 支出缓慢但肯定呈螺旋式上升

    尽管预算削减和裁员，企业每年都会在 SaaS 上投入更多资金。 组织的 SaaS 堆栈现在包含大量基于云的应用程序。 例如，2021 年至 2023 年间，典型的 SaaS 产品组合扩大了 32%。

    没有人质疑 SaaS 的积极方面。 然而，SaaS 费用迅速成为必须解决的问题。 假设您有不活跃的订阅，尽管使用情况不佳，但您仍继续按月甚至按年付费。

    有些应用程序很有帮助，但涉及隐性成本，不利于公司的盈利。 如果您发现自己每个季度都超出 SaaS 预算，则可能需要 SaaS 管理平台的干预。

  4. SaaS 供应商和 SLA 管理是一场噩梦

    买家在购买应用程序之前通常会进行详尽的研究和审查，但 SaaS 提供商经常会改变他们的产品。

    供应商经常改变他们的定价计划并调整他们的监管、安全和支持指南，这让您很难跟上。 由于没有协议和账单信息的中央存储库，这些重要记录可能会丢失在员工的电子邮件服务器、硬盘或云上。

    借助 SaaS 管理平台，您可以强制执行 SLA 并最大化您的 SaaS 投资。

SaaS 管理面临的挑战

SaaS 应用程序基于订阅，通常按用户或“席位”按月或按年计费，并且不需要传统本地软件所需的大量前期投资。

由于 SaaS 应用程序的设置方式非常灵活，业务线领导者、小型团队甚至个人都可以轻松地开始使用它们。

这导致许多企业中的许多 SaaS 应用程序通常需要更多容量。 访问管理提供商 Okta 在 2021 年的报告中发现，其客户平均每家公司实施了 88 个应用程序，比过去四年增长了 22%。

较大的组织（2000 名或更多员工）大约有 175 个应用程序。

因此，IT 经理现在面临着由于在标准采购流程之外获取软件许可证而导致的巨大费用飙升。 此外，由于不同部门购买相同的软件而不知道其他业务部门发生了什么，因此出现了裁员。

后续步骤：选择适合您需求的 SaaS 管理平台

如果出现以下情况，请考虑使用 SaaS 管理软件：

  • 您观察到订阅费用激增
  • 多个部门开始购买相同的软件
  • 您的安全部门有顾虑
  • 您正在使用电子表格来管理软件采购

搜索可以管理至少三个主要任务的工具：应用程序的自动发现、管理功能的管理和自动化（例如入职和离职）以及为策略执行配置中央枢纽。

接下来，寻找增值功能，例如终止、切换和更新软件许可证的能力。 一些自动化功能依赖于与 SaaS 供应商的集成； 因此，您必须检查受审查的 SMP 提供的任何集成。

随着数字化转型转向云端，SaaS 管理平台对于面临软件扩张的公司至关重要。

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