通过电子邮件采用团队协作解决方案的 5 大好处

已发表: 2016-07-20

一段时间以来，电子邮件一直是商务通信领域的王者，之前击败了桌面电话和同事之间的通话。使用电子邮件，同事之间的沟通可以更快、更方便地进行。电子邮件提供了一个单一的地方来跟踪所有传入和传出的联系人，并试图保持一切井井有条。但是电话从未消失，老式的蜗牛邮件也没有消失。电子邮件可能永远不会消失，但它应该变得不那么依赖了。

工作场所沟通的下一个最大转变似乎是倾向于团队协作解决方案。 Slack 一直在新闻中引起轰动，并且可能是正确完成团队协作的最快示例之一。但是，不要仅仅假设这些解决方案是下一代 Yahoo 或 AOL Messenger。这些团队协作服务将重点从电子邮件转移，让员工能够完成更多工作，并更快地完成工作。基于云，这些解决方案将文件保存在您需要的地方，并允许您的消息持久化——它们总是在您离开它们的地方。团队协作解决方案让团队能够做到这一点，即协作。如果您仍然犹豫不决并且不确定是否是时候摆脱对电子邮件的依赖，我们会整理一份清单，列出采用团队协作解决方案相对于传统电子邮件带来的一些好处。

1) 超越沟通的协作

电子邮件使我们能够快速放下我们的想法并发送信息。另一方面，电子邮件还为我们提供了一个特定位置来访问我们所有的通信。但是电子邮件依赖于一种孤立的方法，并且通常更像是一条只推送信息的单向街道。如果您有新的备忘录要与团队分享，您可以在一封电子邮件中将其推送出去，让所有人都能看到。任何问题或请求都来自每个接收者的渠道，这证明很难跟踪所有问题。

团队协作应用程序以更有效的方式构建我们的沟通，特别关注内容而不仅仅是信息。由于内容处于最前沿，协作应用程序不仅促进了向其他人推送信息，还促进了相反的拉动效应。协作应用程序无需向 10 个人发送一封包含最新项目更新的电子邮件，而是让您与必要且相关的 10 个人开始一个房间或对话，将其标记为“Q2 备忘录”，将文件直接放入，并与您的同事一起观看不仅要开始对话，还要开始协作过程。协作应用程序的自由流动聊天允许团队的每个成员直接与小组互动，而不是一个接一个地提出问题。协作解决方案的结构还允许员工在最方便的时候加入，赶上错过的所有事情，并在出现相关问题时加入。电子邮件不允许这种自由流动的对话结构，但会限制来回协作。

2) 保持井井有条

一次一个对话，来回一长串，很容易迷失在一串电子邮件中。 “Steve 发给我的关于新 TPS 报告的消息在哪里？” 在不知不觉中，15分钟过去了，你仍然找不到会议前迫切需要的那个附件！协作应用程序使组织变得容易，因为它们是围绕保持井井有条的理念而构建的，内容和文件直接存在于您的房间中。由于能够将项目和团队组织到特定的房间或对话中，这减少了在同一个人的 15 封不同电子邮件之间寻找的时间，只是为了找到一封相关的电子邮件或特定的信息链。相反，使用 Team Collaboration 解决方案，您可以直接进入标记清晰的房间，并通过滚动内容找到所需的任何内容。

除了有组织的通信之外，Team Collaboration 应用程序还包含强大的搜索功能，可以筛选书面文本和存储在房间内的任何文件。由于这些协作应用程序是持久的，因此您两天前的对话不会消失 - 您只需向上滚动并查看 Steve 告诉您的有关会议的内容。这些用于特定项目或与特定同事协作的单独房间意味着掌握项目就像在相关房间发布快速消息一样容易，再次促进协作 - 任何和所有各方都可以看到消息并在必要时加入，以及何时他们最好有机会。不再是开始发送电子邮件线程、抄送错误的人或在中途注意到您的对话缺少一半团队的日子。

3) 通过云持久化

我一直提到这个持久性的概念，但它实际上是什么意思？在这些 Team Collaboration 应用程序中发送和接收的所有内容（消息、文件、会议）都存储在云中，并保存在云中，所有客户几乎可以从任何地方访问。通过在云网络中处理所有内容，无论您在什么设备上访问，所有内容都可以保持原样。与电子邮件不同的是，这些协作应用程序不仅是一对一的，而且允许始终移动且始终在线的群聊。如果您想完成工作并解决问题，您需要不止一个人来参与对话，而团队协作应用程序是使团队能够分组工作的工具。但随着群组规模的扩大，每个人都同时在线阅读您的消息的可能性很小。这又是云的持久性发挥作用的地方。

借助 Team Collaboration 应用程序，在桌面客户端、手机客户端甚至在线 Web 浏览器客户端之间，可以随时随地在任何设备上保持连接。结合持久聊天和文件托管，可以立即访问完成工作所需的信息。在办公室错过了一天？在您的手机上启动该应用程序，并在云端提取您错过的所有消息时保持最新状态。忘记带更新 TPS 报告的笔记本电脑在办公室？没问题，只需在您的智能手机甚至家用电脑上登录您的团队协作应用程序，查看文件被丢弃的房间并将其下载到您的设备。

4) 定制以满足您的需求

这些团队协作应用程序不仅是老式即时通讯工具的更漂亮版本，而且还提供可定制且强大的工作协作体验。凭借开发人员的创造性思维和提供的 API，团队可以完全自定义他们的解决方案，以创造真正独特的体验，并弥合其他生产力工具之间的差距。诸如聊天机器人之类的简单添加可以让用户将正在进行的任务列表保留在他们的协作室中，或设置提醒，甚至使文件共享更容易。 IBM 的 Watson 技术等对 Cisco Spark 的补充将催生一个新级别的个人助理，它就在您的协作平台中。

更进一步的是集成的力量。通过与 Office 365 和 DropBox 等流行工作应用程序的集成，以及与 Salesforce 和 Zendesk 等流行 CRM 的集成，团队可以构建自己的协作应用程序，与他们已经使用的其他应用程序一起工作。集成允许自定义电子邮件根本无法做到。将 Salesforce 直接链接到您的协作应用程序可以在每次打开新的呼叫工单时创建一个新的聊天室，因此工作人员可以写入必要的信息、放入必要的文件并跟踪呼叫或工单的进度。因为这些房间是持久的并链接到 Salesforce，所以即使在通话后所有信息也会保留。如果您甚至需要其他代理的帮助，只需将代理或任何相关团队成员添加到房间并开始协作！您可以使用集成和聊天机器人做什么仅受您的创造力的限制。

5) 应用程序中的文件

由于内容处于协作的最前沿，文件删除只是使这些协作解决方案对希望完成更多工作的团队如此强大的另一部分。内容是手头任务的核心，当在协作应用程序上共享时，文件直接存在于房间中。通过这种方式，您可以采取行动、做出反应并保持任何变化的持续历史。您有多少次发送电子邮件但忘记包含附件？使用协作应用程序作为您的主要沟通方式，这种情况将永远不会再发生。

文件不必作为消息的附件发送，并且可以轻松地直接拖放到您的房间或对话中。通过云的力量和消息传递的持久性，附件不会在电子邮件链中丢失比您的收件箱更长的时间。通过电子邮件共享文件只会增加混乱，并要求工作人员保持在收件箱的顶部，从而使他们远离工作。再次通过所有平台上的持久性，可以随时随地访问文件，以及随之而来的所有协作和工作。

底线

随着工作场所的变化，我们用来完成工作的工具也在变化。电子邮件曾经是王者，它击败了电话甚至视频通话以保持联系。 Team Collaboration 应用程序为我们完成工作的方式带来了新的转变。消息传递的持久性和强大的文件共享使内容成为焦点，并促进团队成员之间的自然协作，无论他们在哪里。

虽然它们可能永远不会真正取代电子邮件，但团队协作和商务消息应用程序将有助于补充每天大量的电子邮件，并让您的收件箱保持整洁。当以协作为重点时，会议将不断、即时地发生，生产力可以达到新的水平。如果您认为 Team Collaboration 应用程序适合您的业务，您可以查看我们对每个提供商的细分以及他们提供的服务。为了更好地了解哪个平台效果最好，您还可以查看我们的聊天大战比较系列，我们将 Cisco Spark 和 HipChat 与最流行的协作应用程序 Slack 进行对比。