超越电子表格思考：可以提高运营效率的 3 种工具

已发表: 2022-11-23

日常运营是每项业务的核心。员工、销售订单、流程、设备和工具使公司保持运转。要使企业取得成功，这些部分中的每一个都必须经常像发条一样运转。当出现中断或瓶颈时，它们会降低生产力、破坏业务功能并危及安全。

高效、顺利地经营公司是企业主的首要任务。在日益增长的在线威胁和复杂的合规标准之际，这项任务再重要不过了。下面我们将讨论三种工具，它们可以提高公司的运营效率，同时确保其安全。

1. 治理、风险和合规软件

消费者隐私法、勒索软件威胁和数据泄露风险使数字时代的运营变得越来越复杂。然而，像互联网这样的网络技术并不是唯一的罪魁祸首。人员和流程是可能使企业面临风险和合规性问题的其他因素。

假设您的公司建造手机信号塔并将设备出租给其他企业和无线运营商。你的目标是以尽可能少的成本完成塔的建造，这样你就可以获得最大的利润。但在这个行业经营意味着您必须遵守市、州和联邦法规。

您对精益施工流程和成本的关注不一定是错误的方法。但是，这导致该公司过去选择了不合格的设备。该设备不仅低于行业标准，而且出于国家安全考虑，联邦政府也将其取缔。该公司不得不经历痛苦而昂贵的更换每个塔的无线电设备的过程。

治理、风险和合规性解决方案有助于评估造成业务漏洞的技术、人为疏忽和流程。这种方法也称为 GRC，将公司的运营视为一个整体系统。 GRC 工具不是在单个过程中发出危险信号，而是显示整个操作如何产生潜在风险。然后，所有者和经理可以清楚地识别可能不符合公司最佳利益的方法和决策。

销售产品的公司必须找到存放、移动和跟踪库存的方法。您的运营还依赖于内部供应和设备，即使您的企业不销售有形产品。您必须密切关注公司的资产，例如计算机、软件许可证和办公材料。否则，库存缩减或损失可能会失控，而且来源可能难以确定。

库存缩减可能会很快变得昂贵，消息来源可能会指出更大的安全问题。一些研究表明，员工盗窃和入店行窃造成了 78.3% 的库存损失。数学和文书工作错误占案例的 15.4%，而供应商欺诈导致其中的 3.7%。另有 3.9% 来自公司无法追踪的未知原因，有时是因为流程不当或不足。

库存管理系统有助于改进企业的库存跟踪、监控和控制流程。随着公司增加其位置，这些应用程序还会同步资产和产品分布变化。您可以实时查看产品和其他资产的位置，包括它们代表的价值。库存管理系统还可以自动计算采购和折旧成本等，这有助于确定发生收缩的位置。

当您有多个仓库接收产品并将其运送到多家商店时，电子表格就很难跟上进度。对于非零售企业，电子表格不够动态，无法追踪公司发放的笔记本电脑和移动设备的去向。您需要一个自动化系统来有效地管理库存水平和资产，并且不需要持续的人工干预。

您的企业是否仍在使用电子表格管理其客户群？除了耗时之外，这种方法还可能使您的公司面临安全和隐私问题。因为电子表格需要连续的数据输入和操作，所以它们可能包含过时的信息。您的电子表格中可能有人不再是客户或不想接收某些通信。

例如，一些客户可能希望选择退出与营销相关或促销的电子邮件。有人必须在您的电子表格中创建一列来表明这一点。另外，营销人员将负责手动检查电子表格以确定他们应该从名单中删除哪些人。然后是共享和存储电子表格的问题，包括管理员工访问权限和遵守隐私法规。

客户关系管理应用程序简化了客户数据、通信偏好和信息安全。 CRM 应用程序允许您限制员工访问并授予不同的权限级别。例如，销售和服务人员可能需要查看和编辑权限才能添加或更改客户信息。但是，他们可能不需要允许他们添加或删除用户或集成其他程序的管理员访问权限。

CRM 软件的功能扩展到营销传播，包括电子邮件列表。假设客户每个月都会收到促销信息，但他们不想再看到这些信息。他们可以取消订阅，自动将他们从营销联系人列表中删除。虽然他们的信息将保留在数据库中，但 CRM 应用程序还将记录客户的操作。员工将立即了解为什么该客户没有收到促销电子邮件。

实现运营效率涉及寻找和实施可提高质量、效率或性能的最佳实践。软件应用程序是帮助公司执行最佳实践的重要工具。虽然电子表格在过去可能会减少它，但它们现在可能成为合规性、生产力和安全性的障碍。更多动态解决方案，例如 GRC 软件、库存管理系统和 CRM 应用程序，消除了可能危及业务成功的运营障碍。