虚拟通信：挑战、注意事项、注意事项和顶级工具

随着冠状病毒大流行的爆发，面对面的商务交流暂时被消灭了。 面对面的会议和饮水机对话很快被虚拟通信工具所取代。 在大流行之前，远程工作正在兴起，但冠状病毒的爆发使其完全加速。

由于缺乏面对面的沟通，因此您的企业掌握远程沟通平台至关重要。 在本文中，我们将讨论您需要了解的有关虚拟通信的所有信息，从工具本身到您应该遵循的礼仪。 我们将在文章中介绍以下部分：

• 什么是虚拟通信？
• 虚拟通信挑战
• 虚拟通信注意事项
• 顶级虚拟通讯工具
• 常见问题

什么是虚拟通信？

该软件允许人们在不同的房间进行交流。 这是通过允许实时通信的音频和视频工具的组合来完成的。 由于COVID-19 ，这些工具的使用量可能激增，但它们已经存在多年了。 随着技术的不断进步，这些工具发展迅速。

可用于虚拟通信的工具

视频会议工具——这些解决方案是市场上最有价值的虚拟通信工具之一。 它们允许您通过在两个端点之间发送音频和视频来进行实时会议。 它们很容易替代面对面的会议。

团队聊天软件— 这些工具允许您向同事发送即时消息。 它们是提出快速问题并跟上您以前工作空间中可能缺少的友好办公室玩笑的绝佳选择。

项目管理工具——该软件将帮助您组织、委派和管理与正在进行的项目相关的所有任务。

商务 VoIP 电话系统——这些平台使用户能够通过互联网拨打电话。 这样，员工就不需要使用他们的个人手机来处理业务事务。

电子邮件— 电子邮件已经占据了足够长的时间，不需要对其进行定义。 但它是任何公司的虚拟通信软件堆栈中的重要资产。

虚拟通信挑战

当根本不可能进行面对面的交互时，这项技术提供了极大的便利。 但仅仅因为他们是一个很好的第二选择，这并不意味着他们没有挑战。 以下是您在使用此软件时可能会遇到的一些障碍。

缺乏肢体语言——肢体语言是沟通的关键。 文字只占您试图传达的信息的一小部分。 事实上， Business Know How指出 93% 的信息是非语言的，55% 是肢体语言。

如果您通过即时消息传递系统（例如 Slack）进行通信，这尤其会导致问题。 例如，经理可能会向他们的直接下属发送简单的一句话信息。 但如果没有额外的上下文，例如肢体语言，信息可能会被误解。 这种误解可能会导致分心，从而降低员工的工作效率。

Humintell董事兼心理学家 David Matsumoto 博士表示，这个问题源于人类没有进化到进行二维交流的事实。 我们只是被设计成在一个三维世界中运作。 因此，无论我们多么依赖技术，我们的大脑都永远不会完全适应它。

与不同时区的人交流——这是远程交流的常见问题，但并非 COVID-19 独有。 您的员工很可能在不同的时区，无论是在同一个国家还是在全球。 这意味着，如果您需要与其中一名员工联系，您可能只有很短的时间来召开会议。

公司文化受损——对于许多员工来说，他们是为了工作而留下来的，因为公司文化蓬勃发展。 但如果你完全依赖远程通信，公司文化就会消失。 在 COVID-19 大流行期间，世界各地的公司通过虚拟欢乐时光和游戏之夜发挥创意。

但不幸的是，有些东西不如真实的东西。 据Clutch.co 称，自 COVID-19 大流行开始以来，63% 的员工与同事交往的时间减少了。 即使病毒的传播已经消退，越来越多的员工也可能会继续远程工作。 这意味着工作文化将继续受到影响。

在家工作会让人分心——任何工作环境都会让人分心。 但是，如果您的团队在家中使用该软件，则会带来不同程度的干扰。

员工很容易休息一下，变成一个小时的小睡或与狗玩耍——如果不在办公室，就没有人来追究他们的责任。 在没有恢复之前，家里的干扰会很快堆积起来。

根据KDSDK的数据，在一项调查中，54% 的美国人表示在家工作的分心更多。 86% 的受访者还表示，他们充分利用了在家工作的自由。 当您的团队在家工作时，此类事件是不可避免的。

不稳定的互联网连接——您的办公室可能连接了稳定的互联网连接。 每个人的家都不是这样。 由于他们居住的地区或服务的价格，有些人的互联网连接可能很差。

不幸的是，这些工具完全依赖于您的互联网连接。 因此，不稳定的连接会导致服务中断，从而导致团队成员落后。

虚拟通信的注意事项

只要您以正确的方式利用它们，这些工具就是一笔巨大的资产。 这是一个注意事项列表。

为每种类型的沟通定义渠道——这项技术为团队提供了巨大的好处，因为它为与同事协作提供了广泛的选择。 但与此同时，这可能是压倒性的。 有这么多的沟通渠道，重要的是要知道哪种类型的对话适合什么工具。

这就是为什么为特定的通信解决方案建立协议是明智的。 例如，快速签到最适合您的团队消息传递工具。 更长时间、更深入的对话最适合视频会议。

考虑时区——由于您的员工可能分散在不同的时区，因此在沟通方面需要注意这一点。 不要通过您的团队消息传递平台发送任何紧急信息，因为您的同事可能几个小时都不会收到它。

您还需要注意安排视频电话会议的时间。 尝试为通话各方找到一个在工作时间内的时间。 考虑利用此工具来帮助您找到适合您和您的同事在另一个时区的会议时间。

过度沟通——由于您无法通过这些工具阅读肢体语言，因此您需要通过过度沟通来过度补偿。 通过定期的面对面对话，您可以评估一个人试图用肢体语言表达的全部内容。 这显然不是这里的情况。

一定要与你的同事过度沟通，以便在你试图传达的信息方面不遗余力。 发送电子邮件或即时消息时，请详细了解细节，以确保涵盖所有细节。

定义并致力于您的公司文化——文化是任何公司的一个关键方面。 虽然远程这样做更具挑战性，但绝对仍然有可能。 利用视频会议工具是一种很好的方式。 使用您的视频会议工具进行虚拟活动。 您甚至可以利用屏幕共享来托管虚拟琐事。 确保您的团队消息传递平台在适当的空间欢迎饮水机对话，以建立同事之间的关系。

尽可能使用视频——远程工作可能会让人感到孤立，这种孤独感会对团队的工作质量产生负面影响。 解决这个问题的最好方法是尽可能使用视频会议而不是电话。 与同事会面将帮助您的团队感觉不像以前那么孤独。

不要仅仅为了会议而安排会议——虽然以前的虚拟团队以前可能经历过这种情况，但“Zoom 疲劳”一词在 COVID-19 危机期间变得很突出。

BBC表示，与面对面会议相比，Zoom 会议更让员工筋疲力尽，因为人们需要更加努力地解释各种线索、面部表情和肢体语言——这很累人。 确保您在在线会议中过度沟通，以了解重点并消除不必要的会议。

不要以某人交流的频率来衡量生产力——人们在网上的交流方式与他们在现场的交流方式不同，所以你不能反对他们。 仅仅因为某人可能不经常参加虚拟会议并不意味着他们不擅长。 只要确保您仅根据他们的工作质量来判断他们。

让你的团队知道如何联系你——这对经理来说尤其重要。 如果您的团队在远程，他们不能只是突然出现在您的办公桌前提问。 更不用说，如果他们是远程的，许多人会保持相当零星的日程安排。 您需要确保您的团队知道何时以及如何联系您。 在弄清楚如何联系您时，请确保他们没有抓住稻草。 如果您使用 Slack 或 Microsoft Teams，一个不错的选择是将您的联系信息保留在您的状态中。

重新考虑您的会议邀请列表——这与 Zoom 疲劳有关。 如果某人不需要在通话中，就不要包括他们。 在发送之前，请务必仔细检查邀请列表。

不要只专注于工作——在办公室工作时，企业往往会安排公司郊游，让同事们可以联系并谈论工作之外的生活。 远程团队通常意味着员工分散在不同的办公室，所以这实际上是不可能的。 如果你只专注于工作，员工很快就会精疲力竭。 因此，请务必找到一种方法，在适当的时候邀请个人对话进入工作，以应对这种情况。

顶级虚拟通讯工具

如果您希望增强您的虚拟通信堆栈，请考虑实施这些工具。

团队消息传递——Slack

Slack是您的团队消息传递平台的绝佳选择。 使用此工具，您可以向同事发送直接或群组消息，并启动适用于工作或饮水机主题的频道。 Slack 拥有超过 2,200 种集成，甚至允许其用户进行视频或语音通话。

以下是其评论页面中的一些 Slack 专家：

• 固定消息的能力
• 提供安全可靠的数据共享场所
• 设置通知和请勿打扰时间的功能很有帮助

视频会议 — 缩放

Zoom是满足您的视频会议需求的理想工具。 它是该领域的知名参与者，因为它被评为 2020 年 Gartner 会议解决方案魔力象限的领导者和全球 UCaaS 魔力象限的领导者。

它提供一致的视频会议体验，为企业提供使用会议和聊天、视频网络研讨会、会议等的机会。

以下是其评论页面中的一些 Zoom 专业人士：

• 能够看到谁被静音是一个很棒的功能
• 它的 PowerPoint 集成很有用
• 受密码保护的会议使会议安全

项目管理——体式

Asana是满足您项目管理需求的绝佳选择。 您可以从鸟瞰图查看正在进行的项目，或深入了解每个团队成员的个人任务。 通过 100 多个集成将所有这些任务联系在一起。

以下是其评论页面中的一些 Asana 专业人士：

• 标记项目允许团队保持井井有条
• 允许经理设定截止日期为团队设定了明确的指导方针
• 高度灵活的工具

商务 VoIP 电话 — RingCentral

RingCentral是满足您的 VoIP 电话需求的理想选择。 该平台提供无缝的统一通信体验，其中包括其商务电话解决方案。 它提供可靠的高清音频，能够将呼叫转移到任何设备，并且您可以从管理门户进行管理。

以下是其评论页面中的一些 RingCentral 专业人士：

• 对讲电话使用简单
• RingCentral 易于安装
• 呼叫转移是一个很棒的功能

电子邮件——Gmail

如果您正在寻找新的电子邮件解决方案， Gmail是一个不错的选择。 这是一个直观而高效的平台。 Gmail 提供 15 GB 的存储空间、更少的垃圾邮件和移动设备访问。 由于它是 Google 丰富的 G 套件的一部分，因此您还可以从同一界面利用 Google Meet 和 Google Docs 等 Google 工具。

以下是 G2 页面上的一些 Gmail 专家：

• Gmail 非常用户友好
• Google 提供了出色的功能，例如询问选项、安排电子邮件、过滤和打盹
• 您可以在一个界面下链接多个帐户

结论：掌握虚拟通信将帮助您的业务

如果冠状病毒大流行教会了商业世界任何东西，那就是远程工作将继续存在。 这意味着这个软件不会去任何地方。 如果您的企业走在前面并了解该做和不该做的事情，并掌握远程通信的挑战，您会发现自己拥有更快乐的员工。 快乐的员工会带来繁荣和成功的工作场所。

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