虚拟 PBX 电话系统：它是什么、优势和顶级供应商

传统的固定电话 PBX 系统维护起来很麻烦——电线、新的电话插孔安装、频繁的升级和停机，以及需要代理在等待呼叫期间和等待呼叫期间留在办公桌前的电话。

虚拟 PBX 提供了一个解决方案：无需电线或硬件维护、来自世界各地的电话号码选项，以及随时随地接听电话和使用 VoIP 功能的能力。

本文将概述虚拟 PBX 电话系统，讨论它的工作原理、优点、功能以及在虚拟 PBX 系统中寻找什么。

快速链接：

• 什么是虚拟 PBX？
• 虚拟 PBX 与传统 PBX
• 虚拟 PBX 的好处
• 虚拟 PBX 基本功能
• 提供虚拟 PBX 的顶级供应商
• 在虚拟 PBX 系统中寻找什么
• 虚拟 PBX 常见问题

什么是虚拟 PBX？

虚拟 PBX 是一种 VoIP 电话系统，它通过在互联网上传输数字音频信号而不是通过传统固定电话的物理布线来连接呼叫者。

传统的 PBX（Private Branch Exchange）系统在现场物理托管，需要庞大、昂贵的硬件以及内部团队来维护它。

相比之下，虚拟 PBX 系统由第三方 VoIP（互联网协议语音）提供商在云端托管。 由于虚拟 PBX 是无线的，因此用户可以通过任何 VoIP 兼容设备（包括桌面电话、台式计算机或智能手机）上的互联网连接在任何地方访问他们的商务电话系统。

使用虚拟 PBX 系统的企业不必购买、安装或维护自己的基于前提的硬件。 相反，数据中心的系统更新、维护以及存储和保护服务器均由第三方 VoIP 提供商处理。

虚拟 PBX 系统，也称为云 PBX、IP PBX 或托管 PBX 服务，提供来自国际、本地和免费区号的电话号码。 用户还可以移植他们预先存在的业务电话号码。 公司内的用户可以共享虚拟 PBX 号码并利用大量其他虚拟 PBX 功能，包括自动话务员、高清语音、响铃组、内部团队聊天、视频通话等。

虚拟 PBX 如何工作？

虚拟 PBX 的工作原理是将扬声器的音频信号压缩成数字数据包，通过互联网将这些数据包传输给接收者，然后将该数据解压缩回音频信号以供接收者听到。

Opus 和 G.772 等软件音频编解码器通过宽带信号频率进行双向 VoIP 数据传输，提供听起来自然的高清语音和音频。

虚拟 PBX 与传统 PBX

虚拟 PBX 系统托管在异地、云端，并使用互联网通过数字数据传输音频信号。

传统（传统）PBX 系统使用兼容的硬件在现场托管，并通过一系列有线 PSTN 交换机传输模拟音频信号。

传统的 PBX 系统不使用高科技编解码器，导致没有高清语音的音质很差。

这些内部部署的传统 PBX 系统需要不断更新，占用大量（昂贵的）物理办公空间，并且需要连接到建筑物中的每部电话的布线。 座席无法在办公桌外接听电话或通过多个设备访问商务电话系统。

此外，传统的 PBX 系统依赖于与本地地址关联的预先分配的固定电话，因此公司必须使用已分配给其地址的本地号码。 添加新的固定电话号码需要安装新的物理电话线的艰巨过程，而 VoIP 电话号码可以在几分钟内在线添加。

虚拟 PBX 的好处

以下是我们最喜欢使用虚拟 PBX 电话系统的好处：

• 最少的硬件和更低的成本
• 高清语音
• 可扩展性
• 移动电话和远程团队支持
• 当地存在
• 功能套件

最少的硬件和更低的成本

云 PBX 系统由您的 VoIP 服务提供商在异地托管，因此使用虚拟 PBX 的公司不需要自己维护系统。

传统 PBX 系统需要几乎不断的更新、购买和安装新硬件，以及需要内部 IT 技术人员修复的频繁连接问题。

虚拟 PBX VoIP 提供商处理所有软件和硬件更新，解决出现的任何问题并为小型企业节省 IT 人员成本。

虽然对于 15-20 人的团队来说，基于前提的 PBX 系统的前期成本可以轻松达到 20,000 美元，但虚拟 PBX 解决方案的平均启动成本低于 2,000 美元，这使其成为一种明显具有成本效益的解决方案。

高清语音

传统的固定电话 PBX 系统只支持过时的 G.711 音频编解码器，它只传输人声中间范围内的声音频率。

相比之下，许多虚拟 PBX 软件支持更现代的 G.722 和 Opus 编解码器，它们以高清 (HD) 人声的最低和最高范围传输声音。HD Voice 提供更自然的音频，增加清晰度和背景噪音抑制。

可扩展性

将新用户添加到传统的 PBX 系统是一个艰苦的过程：购买新电话和桌面空间，在墙上安装新的电话插孔，然后通过电线将它们连接到 PBX 系统。

使用 VoIP 系统，只需单击几下即可扩展和添加新用户。

您只需在线注册一个新帐户用户，购买许可证，就可以了——新用户就可以开始通话了。

如果新代理计划使用他们的移动设备或台式计算机软电话，或者如果您想使用现有的 IP 电话，您甚至不需要购买硬件。

移动通话支持远程团队

使用 VoIP 的座席可以从任何联网的、具有呼叫功能的设备拨打电话：台式机、移动设备、手机或耳机。

由于座席可以通过他们的 Apple iOS 或 Android 手机访问 VoIP 服务，座席不仅可以在办公桌上拨打和接听电话，还可以在家中、车内和其他任何地方拨打电话。

云 PBX 的移动性和灵活性比传统 PBX 更适合当今的远程工作人员。

当地存在

较新、较小的企业和初创公司可能难以为自己建立声誉——虚拟 PBX 解决了这一问题。

企业可以选择目标市场熟悉的带有本地区号的虚拟电话号码，甚至可以为每个位置选择多个本地号码。

免费电话号码确立了合法性并提高了品牌知名度（我们愿意打赌您还记得您在免费电话号码中的公平份额。）

功能套件

使用传统的 PBX 固定电话系统，用户可以获得电话服务——音频呼叫、语音邮件，如果幸运的话，还可以获得一些分机。

然而，虚拟 PBX 提供商提供高级 VoIP 功能套件作为其电话计划的一部分——这些功能远不止单独呼叫。

PBX 用户可以享受其他有用的业务通信工具，例如通话录音、IVR 和自动应答、响铃组、语音邮件转录、实时分析，以及视频会议、呼叫队列和 SMS 短信等更高级的功能。

虚拟 PBX 基本功能

以下是虚拟 PBX 计划中提供的一些我们最喜欢的功能：

• 语音邮件和呼叫转录
• 移动和桌面应用程序
• 本地、国际和免费电话号码
• 自动话务员 (IVR)
• 通话监控
• 集成
• 短信和彩信
• 振铃组
• 通话记录和报告
• 视频通话

语音邮件和呼叫转录

语音邮件和通话转录使用人工智能驱动的自然语言技术 (NLT) 将通话和语音邮件转录为文本格式，通过电子邮件和/或语音邮件连同录音一起将转录内容传送给用户。

转录被存档，可以受密码保护，并且通常可以通过关键字或呼叫者进行搜索。

语音邮件转录对于具有高呼入呼叫量的团队特别有用，这使得收听每个语音邮件和确定回拨的优先级变得困难重重。 用户可以看到语音邮件消息的主题，而无需收听整个内容。

通话转录还提供对座席活动、常见客户关注或问题以及有价值的对话分析（如情绪分析）的洞察。 这样，经理和企业主可以改进指导和培训材料，而主管可以向座席提供个性化的反馈。

移动和桌面应用程序

大多数虚拟 PBX 服务计划都提供对桌面和移动应用程序的访问，这将所有消息、通知、设置和通信渠道（电话、消息、视频和聊天）简化到一个统一的界面中。

移动应用程序区分用户的 VoIP 号码和普通电话号码，因此代理可以将业务和个人连接分开。

本地、国际和免费电话号码

大多数虚拟 PBX 提供商都允许您选择和购买虚拟电话号码，并提供来自世界各地的区号选项。

用户可以购买遵守电话号码所在地区本地通话费率的本地号码，或者购买免费电话号码（以 800、888、877 等开头），以防止客户产生任何电话费用。

国际号码对于在全球开展业务并希望建立本地客户服务或销售业务的公司很有帮助。

国际代理可以使用甚至共享公司编号，增强客户对公司团结的感知。

自动话务员 (IVR)

自动客服或 IVR 让用户可以创建一个自动化的客户自助服务菜单，只要客户拨打公司号码，该菜单就会立即播放——通常根本不需要现场代理。

使用预先录制的呼叫菜单选项和消息，呼叫中心 IVR 系统自动分析客户语音或 DTMF 输入，以将呼叫定向到适当的座席、部门、语音信箱、振铃组或子菜单。

管理员可以设置复杂或简单的呼叫路由或呼叫转移策略。 流行的路由策略包括循环路由、基于技能的路由、基于日程的路由、基于列表的路由、最空闲的路由，甚至基于关系的路由，以确保客户始终与他们的首选代理保持联系。

通常，公司为受欢迎的客户查询目的地提供菜单选项，听起来像：

“按 1 表示销售，2 表示客户服务，3 表示计费……”

通话监控

许多虚拟 PBX VoIP 提供商提供自动和按需通话录音，让您可以为每个帐户保存数千个通话录音。

用户可以在几个月后下载这些录音，或者将它们设置为在一段时间后自动删除。 与通话转录一样，通话录音对于培训和反馈以及合规性非常有用。

其他呼叫监控工具包括呼叫耳语，（从主管到客服的通话指导，客户听不到）呼叫插入（主管立即接管客服的实时通话），或标准呼叫监听（主管收听实时客服 - 客户已通知或未通知的电话。）

集成

虽然传统的传统 PBX 系统不支持与其他软件的集成，但大多数虚拟 PBX 系统支持与流行的第三方应用程序和工具的一系列集成。

集成允许用户在 Salesforce、Slack、Zendesk、Microsoft 365、Zapier、Kustomer、Hubspot 等应用程序中拨打电话、发送消息、开始会议、访问联系人和使用日历功能。

短信和彩信

除了语音通话，许多托管 PBX 提供商还提供商务 SMS 和 MMS 短信。

用户可以通过桌面或移动设备将包含标准文本、视频、图像和多媒体文件的商业号码文本发送给内部团队成员、客户以及整个团队或部门。

振铃组

响铃组让管理员可以创建和管理同时接收呼入电话的座席组，从而增加更快接听速度和更高首次呼叫解决率的可能性。

响铃组（也称为呼叫组）在座席接到类似目的的来电时特别有用：例如，销售团队、客户服务团队或后端团队。 响铃组提供快速服务并在整个团队中平均分配工作量，防止忙碌的座席出现过多的队列。

呼叫分析和报告

分析为管理员提供有关 VoIP 服务使用和整体代理性能和活动的历史和实时有价值的数据。

可定制或预制的报告模板有助于识别趋势、工作流程瓶颈、性能下降以及客户致电的常见原因。

分析跟踪关键关键绩效指标 (KPI)，例如掉线率、平均工单时间和首次呼叫解决率，并可选择在违反重要阈值时设置警报。

服务质量报告提供了一个仪表板，描述了每个座席、设备和整个团队的通话质量，包括抖动、音频数据包丢失和整体通话质量得分。

提供虚拟 PBX 的顶级供应商

下表概述了 5 个顶级虚拟 PBX 提供商。

在虚拟 PBX 系统中寻找什么

最好的 PBX 系统是适合您业务需求的系统。

选择提供商时，请考虑所有好处和功能，并选择一个勾选您最重要方框的计划。

例如，如果您的公司经常召开电话会议并优先考虑通话清晰度，请寻找支持 G.722 和具有高清语音的 Opus 编解码器的提供商。

远程和混合团队或呼叫中心在多个时区拥有不同地域的员工和客户，应选择包括本地、国际和免费电话号码的计划。

希望优化可用代理或了解销售下降或客户服务电话增加背后的原因的企业应优先考虑具有高级分析和报告工具的 PBX 系统。

要实现高度协作，请选择 SMS 消息传递，这在同一 VoIP 网络上的用户之间通常是免费的。

最后，如果您的公司想要保留当前的 ​​CRM、日历或协作工具，请选择与您首选的第三方软件和平台集成的 VoIP 计划。

仍然不确定要使用哪个提供商？ 查看我们的指南，概述最佳虚拟托管 PBX 提供商。

虚拟 PBX 常见问题

下面，我们回答了一些关于虚拟 PBX 系统的最常见问题。