VoIP 与商务座机 – 您需要知道的一切

如果大多数组织都同意一件事，那就是高效可靠的商务电话服务对于成功的公司绝对至关重要。 无论您的团队需要内部沟通，还是与外界联系，电话系统都是您的团队采用的最重要的解决方案。

谈到商业通信，特别是电话，随着我们的技术的发展，以前昂贵和复杂的设置的可访问性也随之增加。 传统上，固定电话是唯一的选择，但最近我们看到传统解决方案被搁置一旁，以寻求更具成本效益的范例：Internet 协议商务语音或商务 VoIP。

现在，很容易将这些托管解决方案简单地宣布为未来的方式，但这并不能说明全部情况。 归根结底，VoIP 系统和传统的固定电话都有各自的优点和缺点。 在寻找合适的商务电话解决方案时，不仅要熟悉选项，还要熟悉它们带来的包袱。 我们将深入研究固定电话和 VoIP 解决方案，以帮助您的企业做出正确的购买。

毫无疑问，电话仍然是绝对必备的。 这当然不言而喻，但随着新技术的引入，电话很容易被视为不得已而为之。 事实恰恰相反。 当然，电子邮件、团队协作和消息传递，甚至文本消息都越来越受欢迎。 但是，这些数字方式可能缺乏完整的电话解决方案所提供的细微差别和功能。

当您的团队与外部供应商、客户或合作伙伴合作时尤其如此——电话解决方案对于保持联系是绝对必要的，并确保即使在电子邮件之外也可以进行实时对话。 我们将更深入地研究细节，但 VoIP 为商务电话引入了一种全新的范式。 无论是在本地安装还是通过托管云解决方案安装，VoIP 都能让组织节省资金，同时获得比以前更多的功能。

此外，IP 商务电话不再以前仅仅依靠本地电话公司为小型企业提供服务，而是引入了一个新的竞争市场，提供了几乎无穷无尽的选择，从供应商规模到重点，再到国际影响力，甚至是不同类型的 VoIP。 实际上，统一通信过渡不一定是令人生畏的，我们希望本文能帮助您的组织做出正确的决定。

马上，我想提供一个易于理解的固定电话和商务 VoIP 电话服务的并排比较。 作为我们 100 多年的标准电话服务，绝大多数人已经熟悉固定铜线电话。 而且，虽然商务 IP 电话并不是什么新鲜事物，但对解决方案、它的工作原理以及它提供的功能非常熟悉的人并不多。

在这里，我们将粗略概述传统固定电话系统和 VoIP 电话通常如何相互对比。 就像任何其他解决方案或平台一样，每个解决方案或平台之间都有权衡。 现在，看起来 VoIP 似乎马上有了一点优势，你做出这样的假设并不会完全错误。

商务 VoIP 解决方案往往提供最好的固定电话，以及更多功能，同时保持更高的成本效益。

虽然它在很长一段时间内一直是一个标准，但固定电话实际上正在淘汰，而且日子已经屈指可数了。 稍后我们将更深入地讨论这一点，但是当我们将这两种解决方案叠加在一起时，值得认识到这一点。 但是，虽然服务仍然存在，但固定电话解决方案是为组织提供极其稳定和可预测的电话平台的好方法。

这并不是说 VoIP 电话系统不可靠或不稳定，当我们讨论现代解决方案时恰恰相反。 但是，这实际上只是一个快速比较。 商务 VoIP 与固定电话解决方案的争论还有很多，不仅仅是对成本和基本概念的简要概述。

您的组织决定使用的解决方案类型将直接受到该业务的特定需求的影响。 IP 商务电话通常在大多数固定电话服务中占有一席之地，但组织可能会优先考虑可靠性和熟悉度而不是成本节约。

我们将分解每种解决方案的主要优点和缺点，以帮助您的组织做出这一决定。

越来越明显的是，固定电话正在被淘汰，这是有充分理由的。 与 VoIP 等更先进的解决方案相比，该技术已经过时了。

固定电话连接仍然存在一个可靠的用例，特别是当您的组织需要绝对最佳的可靠性以及在停电期间失去连接的零风险时。 固定电话也可以很好地服务于只需要基本呼叫并且不希望访问大量功能的组织。

商务 VoIP 技术最大的优点之一是解决方案绝对是功能丰富的简单事实。 由于 VoIP 不依赖于标准 PSTN，而是几乎类似于基于云的应用程序，因此提供商能够提供高级特性和功能，而无需额外的硬件，甚至无需收取更多费用。

虽然固定电话能够扩展到其基本功能之外，但这通常需要添加新硬件，并且可能会增加您的服务成本。 我们整理了这张图表，以帮助用户更好地了解功能可用性的差异。

深入了解商业 VoIP 功能

此 VoIP 功能列表绝不是每个提供商的完整功能列表。 事实上，许多不同的提供商会提供不同的功能，这些功能分为不同的付款计划。 一些提供商将超越并包含比此列表中提供的更多的功能——例如，RingCentral 将他们的 Glip Team Collaboration 平台及其所有服务包括在内。

一些 VoIP 提供商还将以点菜的方式提供功能，使组织能够挑选并真正定制他们需要的计划以满足他们的确切需求。 但即使在这些解决方案中，用户仍然可以访问通常为最昂贵的固定电话服务保留的各种特性和功能。

简而言之，如果您的企业正在寻找以最低成本获得最多功能的企业，那么企业 VoIP 可以让固定电话服务脱颖而出。 这几乎不是一个公平的比较。

仔细研究座机功能

不幸的是，这对固定电话来说有点损失。 这并不是说固定电话商务电话系统没有功能或功能，因为如果没有固定电话解决方案提供的基线，VoIP 就不会成为今天的样子。 然而，就物超所值而言，固定电话解决方案在与商业 IP 电话竞争时确实有些困难。

固定电话仍然可以立即为组织提供必要的功能，通常这包括我们已经习惯的高级呼叫功能——呼叫转移、呼叫阻止、三向呼叫、重拨、呼叫等待，甚至有时呼叫路由。

但是，扩展固定电话解决方案的功能通常需要额外付费。 例如，虽然语音邮件变得更加普遍，但该功能仍然需要手机和耳机来运行该解决方案。

其他功能也是如此。 固定电话可以扩展，但通常需要额外的成本甚至额外的硬件来运行该功能。 另一方面，正如我们所提到的，商务 VoIP 解决方案绝对充满了功能，这些功能通常大大超过固定电话解决方案的功能，同时仍然保持成本效益。

甚至不看功能，企业在比较固定电话和商业 VoIP 解决方案时会注意到的最大区别之一是总成本。 固定电话解决方案通常会带来 PSTN 和铜线的可靠可靠性，但这通常会带来更高的成本。 固定电话解决方案不仅成本更高，功能更少，而且计划通常受到限制，甚至可以按每分钟通话收费。 如果您的团队需要扩展功能，甚至需要调用可用性，则需要进行升级。

固定电话定价概览

现在，固定电话的可用性正在迅速下降。 在我们的搜索过程中，我们找不到许多仍然提供该服务并提供透明定价的提供商。

但是，AT&T 仍在宣传他们的小型企业固定电话解决方案，并根据您所在的地区估算定价。 为透明起见，所有这些定价信息均来自 AT&T 本身，基于纽约地区的定价。

AT&T 座机产品：

• AT&T All In One Local for Minimal Calling – 起价 31.20 美元/月
  • 每月服务费每条线路最多 500 分钟的本地通话，额外分钟的低固定费率
  • 无限长距离 – 选择区域或州对州，享受同样低的统一费率
  • 没有高峰或非高峰定价——无论您在一天中的什么时间打电话，都享有同样具有竞争力的价格
• AT&T All In One Local for Moderate Calling – 62.95 美元/月起
  • 每月服务费每条线路最多 1400 分钟的本地通话，额外分钟的低固定费率
  • 无限长距离 – 选择区域或州对州，享受同样低的固定费率
  • 没有高峰或非高峰定价 - 无论您在一天中的什么时间打电话，都享有相同的竞争价格
• AT&T 一站式长途服务 – 起价 15.00 美元/月
  • 无限长距离 – 选择区域或州际，享受同样低的统一费率
  • 灵活的国际电话——以低廉的统一费率向每个国家/地区添加国际电话
  • 水晶般清晰的连接

每个计划包括：

• 带有姓名和号码的来电显示
• 呼叫转移
• 三向通话

额外费用：

• 安装费 – 通常包含在细则中或在销售过程中讨论，可能需要支付安装费才能在现场物理建立连接和硬件。 这些费用差异很大，通常也可以协商。
• 实体电话——固定电话服务的好处之一是能够利用大量不同电话的库存。 只要电话具有简单的模拟电话插孔连接，就可以与该服务一起使用。 但是，如果您的组织还没有电话，则这些费用是另一项包含的费用，通常每台设备可能在 75 美元到 500 美元之间，具体取决于电话系统的先进程度。
• 附加功能——如果您的组织需要更高级的功能，例如呼叫等待、呼叫转接、呼叫路由等，那么您的团队现在必须购买必要的物理硬件，通常是专用交换机或 PBX。

在这些 AT&T 产品中脱颖而出的首要因素之一是对计划的限制。 从 31.20 美元（最低计划的最低潜在价格）开始，组织每条线路最多只能获得 500 分钟的本地通话，以及更多分钟的额外统一费率。 组织可以添加长途（区域或州际）电话，要求提供另一个额外的统一费率。

升级到 AT&T 的中等通话计划，可能是大多数组织会下降的地方，价格大约翻了一番，达到 62.95 美元，而且仍然只包括 1400 分钟的本地通话。 不幸的是，AT&T 似乎没有提供无限通话计划，也没有直接宣传每种产品所包含的功能。

因此，对于限制为 500 分钟的基本电话解决方案，您的组织必须支付 31.20 美元的起始成本，以及额外的固定费率费用，以拨打超过 500 分钟限制的电话。 还需要注意的是，在这些计划中，AT&T 仅包括来电显示、呼叫转移和三向呼叫作为基本功能。 您的组织可能需要支付安装费以及单个电话的价格。

商务 VoIP 定价概览

另一方面，快速搜索商务 VoIP 解决方案可以从全国多家供应商那里获得大量选择。 由于 VoIP 可以通过高速互联网提供，并且不依赖于物理线路或连接，因此商业 VoIP 提供商可以以相同的速率提供服务，而不管区域或位置如何。 更不用说，商业 VoIP 解决方案提供商自豪地展示了他们的定价，并包含了特性和功能。

但是，由于在商务 IP 电话方面有多种选择，我们将提供更通用的定价估计和包含的功能。 根据您所在组织的具体需求，必要的定价和功能会有所变化。

典型的 VoIP 服务成本：

• 基本计划的起价最低为每位用户每月 15.99 美元。 定价将根据用户数量甚至订阅时间而波动。 一些提供商可能会提供年度定价与按月计费的折扣。
• 无设置费——商业 VoIP 提供商要求或收取设置费并不常见，因为在此过程中不需要物理硬件设置。 提供商将生成帐户信息和电话号码（或端口现有号码），您的组织将获得对该平台的访问权限。

然而，重要的是要认识到不同的商业 VoIP 提供商将如何对他们的解决方案产品进行细分和分层。 没有普遍同意的定价结构，找到合适的价格需要一些研究。 通常，VoIP 提供商会根据以下因素区分他们的产品：

• 用户数量 – 一些解决方案将对 X 数量的用户收取单一费率。 例如，1-5 个用户，每月 20 美元。 一些提供商将根据用户数量收费，即每位用户每月 15 美元。
• 功能限制——虽然商业 VoIP 解决方案能够免费提供附加功能，但许多提供商会将其功能细分并将高级功能限制在更高级别的计划中。 然而，值得注意的是，即使是最基本的商业 VoIP 计划也将包括比固定电话更多的功能——只需查看上面列出的 AT&T 产品，看看它们有多么有限。

因此，虽然 VoIP 定价会根据您的团队需求而有所不同，但这使组织能够以更低的价格购买功能更多的服务。

以 Nextiva 的服务为例，该提供商将他们的产品分为三层：

• Office Pro – 低至 $19.95/月
  • 无安装费
  • 云 PBX
  • 免费号码移植
  • 无限通话
  • 无限虚拟传真
  • 高级呼叫管理
  • 免费本地和免费电话号码
  • 语音信箱到电子邮件
  • 共享呼叫外观
  • 闯入
  • 高清音乐保持
• Office Pro Plus – 低至 $20.95/月
  • 所有 Office Pro 功能，以及
  • 一个专业录制的问候语
  • 现在就给我打电话
  • 会议桥
  • Nextiva 移动应用程序
  • 团队存在
• 办公企业– 低至 $27.95/月
  • 所有 Office Pro 功能，以及
  • 通话录音
  • 三个专业录制的问候
  • Nextiva 无处不在

再举一个例子，我们也可以看看 RingCentral 的定价结构：

• Essentials – 每位用户每月 19.99 美元起
  • 最多 10 个用户
  • 具有屏幕共享的无限视频和音频会议 – 每次会议 4 位用户
  • 无限通话
  • 100 分钟免费电话
  • 无限商务短信
  • 呼叫管理和电话系统管理
  • 电话租赁选项：桌面电话和会议电话
  • 移动应用
  • 高清语音
  • 可视语音邮件和语音邮件到电子邮件
  • 团队协作
  • 与 Microsoft、Google、Box 和 Okta 集成
• 标准– 每位用户每月 24.99 美元起
  • 所有 Essentials 功能，以及
  • 无限用户
  • 1,000 分钟免费电话
  • 多级自动助理
  • 网络传真
  • 通话记录报告
• 高级版——每位用户每月 34.99 美元起
  • 无限用户
  • 具有屏幕共享功能的无限视频和音频会议 – 每次会议 100 位用户
  • 所有标准功能，加上
  • 2,500 分钟免费电话
  • 自动通话录音
  • 多站点支持
  • 自定义应用程序开发/部署
  • 与 Salesforce、Zendesk 和 Desk.com 集成
  • 单点登录
  • 语音邮件转录到文本

如您所见，商务 VoIP 的可用性涵盖了大范围的可访问性。 起价足够低，即使是最小的团队也能负担得起解决方案，同时提供比大多数企业所需的更多功能。

归根结底，商务 VoIP 解决方案设法保持成本效益，灵活地满足您的业务需求，并且功能丰富。 固定电话正在努力竞争，随着时间的推移，这一点变得越来越明显。

即使在数字时代，固定电话也占有一席之地。 当然，为您的业务使用固定电话的一个重要原因是熟悉度。 但是，除了熟悉的解决方案的舒适性之外，企业使用固定电话的首要原因是绝对的可靠性和一致性。

由于固定电话通过物理电缆连接，专门用于传输此呼叫数据，因此连接无拥塞、稳定、可靠，甚至在停电时也能正常工作。 这些系统还需要最少的维护或管理来保持正常运行而不会出现任何问题。

固定电话连接也高度私密且难以拦截，正常运行时间接近 100%。 仅出于这个原因，对于绝对不能没有任何停机时间或高度重视安全性的任何组织来说，固定电话都是一个强有力的选择。 然而，正如我们在讨论 VoIP 时将看到的那样，使用旧式固定电话连接有许多缺点。

许多人会争辩说，VoIP 的出现引入了一种新的商业通信模式。 虽然该解决方案在早期可能有点粗糙，但由于许多充分的理由，VoIP 和互联网服务的现代进步总体上帮助将该平台推向了主流。 首先，VoIP 绝对可以节省成本。 典型的固定电话服务具有一些高级功能，但通常需要额外的费用才能使用。

另一方面，VoIP 引入了其中一些非常高级的功能，例如通话录音、自动助理、高级路由和电话会议等等。 VoIP 解决方案的主要卖点是任何规模的企业，即使是小型的单人企业家，都可以访问高度先进和复杂的电话系统，使您的企业能够建立与大型企业相同的专业形象组织。

VoIP 解决方案本身也具有移动性和灵活性，这两个巨大的好处有点重合。 现代工人通常经常在旅途中，并且能够在手机上进行连接具有很大的好处。 VoIP 解决方案利用互联网，因此不受连接到物理网络的桌面电话的束缚，使每个人都可以在旅途中工作。 解决方案不仅在使用上灵活，而且在可扩展性上也很灵活。 如果您需要新用户，只需联系您的提供商并注册一个新计划，就这么简单。

毫无疑问，使用标准固定电话服务的两个最大优势将是保证出色的通话质量以及 PSTN 的可靠性。 当商务 VoIP 首次出现时，通话质量差的投诉非常普遍。

由于 VoIP 直接依赖于互联网连接，因此许多早期采用者在互联网连接负载过重时会体验到质量和服务的下降。

然而，随着 VoIP 和互联网技术随着时间的推移不断发展，我们已经看到 VoIP 的通话质量问题已成为过去。 尽管如此，仍需注意一些技术术语和概念，以确保获得最佳体验。 让我们仔细看看托管业务电话解决方案与典型固定电话系统之间的质量差异。

固定电话设置高标准

马上，固定电话解决方案已成为绝大多数人的标准期望。 固定电话服务已经使用了几十年，并且从未真正遇到过质量问题。 事实证明，PSTN 使用的铜线和连接非常可靠，即使是在国际上扩展的系统也不会经常出现中断或连接故障。 毕竟，PSTN 早在 1878 年就已经存在了。

由于固定电话仅通过这个专用平台运行，因此无需担心任何额外的开销。 该网络不必尝试传输通话数据，同时加载网站、支持其他业务应用程序，以及缓冲会计部门的 Karen 试图在没有人注意的情况下观看的视频。

固定电话连接也有近乎完美的 100% 正常运行时间，并且网络不需要辅助电源或互联网连接。 只要物理电话线和铜线处于工作状态，固定电话服务就不会出现任何问题或中断。

事实上，仍然广泛建议许多企业甚至个人家庭在紧急情况下使用固定电话连接。 即使断电，电话线仍将连接并以清晰的质量拨打电话。

但由于固定电话的质量标准如此之高，IP 电话很难与之竞争——或者至少在某一点上是这样。

VoIP 也不甘落后

当然，如果不明确讨论服务的局限性，我们就无法讨论 VoIP。 VoIP 以成本提供了许多特性和功能，并且仍然设法使所需的总体资本投资远低于典型的固定电话服务。 但是，原因之一是托管解决方案是通过 Internet 交付的。

无需在地下或地上建立、运行和维护物理铜线的物理网络，商业 VoIP 提供商可以以极少的成本提供功能更多的解决方案。 当您消除固定电话系统维护成本时，根本没有那么多开销。

现在，这并不是说 IP 电话是一种通过空中运行的神奇服务——商业 VoIP 的最大优势之一也可能导致其最大的缺点。 由于业务解决方案的 IP 语音依赖于您组织的 Internet 连接，因此中断和质量问题可能更为常见。

如前所述，早期的商业 VoIP 解决方案因掉线、丢失或混乱的单词或简单的质量差导致机器人声音而臭名昭著。 这是因为该服务依赖于您组织的 Internet 连接，并直接受到该连接的影响。

如果您团队的互联网准备好处理日常流量以及 IP 电话，那么过度使用会很快造成瓶颈。 However, over time available internet speeds have only increased, and the introduction of fiber optic connections as well as the future inclusion of 5G networking will usher in a new era of business VoIP — one that we are already beginning to see.

As long as your organization ensures that your internet is up to the task, VoIP can easily rival the known quality of a standard landline.

However, it is important to note that the Publicly Switched Telephone Network is on its way out. In 2013, then FCC Chairman Tom Wheeler claimed we are in what he called the “Fourth Network Revolution,” or the IP transition.

In his blog post, Wheeler wrote that this is “a series of transitions; a multi-faceted revolution that advances as the packets of Internet Protocol (IP)-based communication replace the digital stream of bits and analog frequency waves.”

Wheeler went on to explain that “fiber networks are expanding,” and “bonding technology is showing interesting possibilities with regard to the nation's traditional copper infrastructure. Communications protocols are moving from circuit-switch Time-divisions Multiplexing to IP.”

To put this into English, Wheeler is simply explaining that the increase in IP solutions, and internet connectivity, is driving down demand and need for the PSTN. IP business telephony accessibility is increasing, helping to smooth out any quality or access issues brought on by the original introduction of VoIP solutions.

In 2014, AT&T even began working with the FCC to move ahead with shutting down the PSTN, and the FCC even voted unanimously in support of investigating the overall impact of transitioning to IP based services. Overall, the days for the PSTN are numbered, while VoIP is really just beginning to take hold.

So, let's say your organization is currently using a landline solution, and has decided or is looking into switching over to a hosted IP platform. This in itself is a massive topic that will be covered on its own, but it is worth taking a brief look at. When it comes to establishing a VoIP solution, your organization does not require much overhead — especially if that is a cloud delivered VoIP solution.

Before your organization can jump straight into a VoIP solution, there are a few steps and precautions to take. Depending on your needs and installation method, these general guidelines will vary. For example, while VoIP does not necessarily require the use of a physical desk phone, many will recommend the use of at least one IP Desk phone.

Before You Start

The most important aspect to ensure before transiting to VoIP is an ample internet connection. VoIP relies solely on your organization's internet connection to make calls, as your voice is converted into data packets and then sent through the internet. Without a stable and reliable internet connection, users will experience lag, jitters and even dropped packets. You can check your speed here for VoIP capabilities.

VoIP calls use about 100kbps for one individual device. So, this means if your organization is going to utilize 10 VoIP lines, your internet must be capable of supporting 1,000kbps, or 1 Megabit per second (Mbps) data transfer simultaneously. The best way to do so would be to utilize a Network Test to measure Download Speeds, Upload Speeds to determine the Bandwidth of your connection. You can test your network and learn more here.

Purchase Necessary Devices

Now, VoIP does not require the direct use of IP Desk phones. However, it is generally recommended to employ at least one phone as a base for your solution. Some organizations might also simply like the idea of utilizing desk phones, and providing each employee with their own station.

Specific IP Desk Phones made for VoIP exist, and can even be had for under $150. Some phones have even expanded beyond basic calling functionality, like Mitel's Smartphone integrated devices. However, your organization can still utilize existing analogue phones if that is what you have on hand. ATA adapters can be used to convert standard analog phones into VoIP compatible devices, enabling your organization to reuse existing hardware and further cut costs. See the latest Mitel reviews to hear what other users are saying about these systems.

Shopping for a Solution

Now when it comes to transition to VoIP, the most difficult aspect of the entire process will be choosing the right provider for your organization. Fortunately, a large number of options exist, and depending on the specific requirements of your organization you will find some providers a better fit than others.

Thankfully, we have an extensive list and comparison of different VoIP providers throughout our website. You can check our simple Business VoIP break down, and when you want to narrow down even further specifics, you could check out our head to head series in which we dig deep compare two providers closely. Be careful of settling on the first provider you come across, and be prepared to do your homework. Individual user reviews are one of the best ways to understand the capability and reliability of a solution, and we have a collected database on each individual provider throughout our website.

Modern day VoIP solutions are a bit of a far cry from the original platforms that have arrived on the scene early. More and more VoIP providers keep popping up every day, creating a healthy market full of competition, encouraging even further platform advancement. In fact, VoIP is far more accessible than it was just a few short years ago. Modern internet connections are far more capable of providing the necessary bandwidth to ensure VoIP calls are crystal clear with minimal interruptions.

Now, this is not to say that landlines are completely obsolete just yet. Landlines can still provide some of the best reliability and crystal-clear quality we have come to expect in our phone calls. The systems are reliable and so far, have stood the test of time. However, when we compare these two platforms side by side, many can begin to understand why Business VoIP has heavily launched into the mainstream.

Depending on the specific needs of your organization, there are a load of options to choose from when it comes to Business VoIP, and very little reason to spend the extra cash on a landline.