什么是形式发票以及如何生成形式发票？

形式发票的作用类似于报价或估算，允许您在承担运输风险之前概述订单详细信息并确保预先付款。 但如果形式发票创建不当，可能会导致巨大的麻烦、延误和利润损失。

在本文中，您将了解有关形式发票的所有内容，从它们是什么到如何逐步创建它们。 您将发现必须包含的详细信息，避免业余错误，并每次都使用形式发票顺利处理订单。

无论您是履行第一笔订单的小型电子商务卖家还是经验丰富的出口经理，本指南都能满足您的需求。 最后，您将自信地创建给买家留下深刻印象并加速贸易的形式发票。 那么让我们开始吧！

太长了； 什么是形式发票以及如何生成形式发票？

• 形式发票是初步发票，在发货前概述了建议的订单详细信息
• 它们在贸易中用于定义条款、安全支付和加快通关速度
• 形式作为报价，而最终发票则在交货后对货物开具账单
• 形式需要数量、价格、交货方式、关税和付款条件等详细信息
• 卖家使用形式发票来降低出口订单的风险并获得预付款
• 买家可以在最终购买之前查看并确认成本
• 发货后，形式最终成为最终发票

形式发票与标准发票

形式发票用作报价，而最终发票则记录实际交货和要求付款。 从法律上讲，形式代表了须经买方批准的合同要约，而标准发票则充当收到货物的销售证明。

形式提供装运前估算，以确保通过商定的条款预先付款。 标准发票要求买方根据这些条款已收到的货物在装运后付款。

形式通过商定的条款降低风险，但如果未付款则缺乏追索权。 标准发票证明已履行预先商定的条款，如果未付款，可诉诸法律。

形式发票和标准发票共同正式记录销售从始至终的过程，同时保护买方和卖方。 您可以在线找到大量可用的形式发票模板。 而 Freshbooks 的免费发票生成器等工具可帮助轻松创建标准发票。

什么是形式发票？

形式发票是在货物或服务装运之前发送给买方的初步发票。 与要求付款的常规发票不同，形式发票概述了订单的详细信息，以便买家在订单发货前有时间确认并安排付款。

形式发票通常用于贸易和出口订单。 它们允许出口商与买家确定商业细节，并在承担运输风险和物流之前确保预付款。

普通发票是要求为已交付的物品付款的账单，而形式发票更多的是报价或估算，详细说明卖方打算运送的货物以及买方同意时建议的费用。 将其视为在生产或交付之前协商的订单。

一旦买方批准形式发票并进行任何所需的更改，他们将根据形式详细信息发送付款。 然后，卖方将形式转换为最终商业发票并发货。

形式发票预先明确了订单，并为需要押金的卖家提供了保护。 由于商业细节很早就确定，因此他们还加快了海关流程。 由于这些原因，形式发票是出口的标准做法。

形式发票中的关键细节

形式发票包括所有相关订单、买方和商业详细信息，以正确记录出口交易。 主要细节包括：

• 用于内部跟踪的发票号码/ID
• 供应商名称、地址、联系方式
• 买家姓名、地址、联系方式
• 更全面的产品描述
• 准确的发货数量
• 每件商品的单价
• 显示成本的明细清单
• 付款条件和到期日
• 交易币种
• 国际贸易术语解释通则规定买方/卖方的责任
• 运输方式和交货期限
• 保险和运费
• 适用的税费和关税
• 应收买方总金额
• 报价截止日期
• 买家和卖家签名

形式发票通过在正式报价中预先捕获所有商业方面，有助于避免出现意外。 它们允许双方在付款前确认物流，例如运费、税费和预期交货。

确保形式中的详细信息准确，还可以加快后续的最终发票和海关流程。 买家通过准确了解自己支付的费用和时间来获得信心。 尽早定义这些细节是关键。

形式发票的用途和好处

形式发票有几个主要优点：

对于贸易：形式发票允许出口商事先以书面形式定义交易、成本、条款和责任。 这可以减少运输时的误传或意外情况。

对于报价/估算：形式提供正式报价，概述建议的价格和详细信息。 买家可以以书面形式确认范围和成本，而不是依靠非正式讨论。

为了确保付款：卖方可以在生产前根据形式要求支付押金或预付款。 这确保了他们在安排付款之前不会承担费用。

对于清关：详细的形式发票可加快买方所在国家/地区的海关处理速度。 当海关官员预先了解价值和详细信息时，他们可以避免因申报价值不足而导致的发货延误。

对于物业管理：形式发票允许物业经理在开始工作之前向租户提供详细的成本估算。 这使得租户能够审查和批准预计的维护、修理或翻新费用。 一旦租户在形式发票上签字，物业经理就承诺付款并可以放心地安排工作。 形式发票通过建立物业管理服务范围和成本的清晰书面记录来减少混乱。 它们还使租户能够了解预计费用以用于预算目的

形式发票还通过清晰的成本、在最终确定前进行更改的灵活性以及提前安排融资或开立信用证的能力来为买家提供支持。 总体而言，形式发票可以降低每一步的风险和延误。

创建形式发票

创建形式发票涉及：

收集所需的详细信息 - 收集有关买方、产品/服务、数量、成本、销售条款、运输方式、交货日期以及税费或关税的详细信息。

使用发票模板 – 利用形式模板确保您捕获所有必填字段和法律语言。 许多会计程序或在线发票工具都提供模板。

自定义模板字段 – 使用您的交易详细信息、商业条款、计算和总计填充模板。 清楚地描述产品并定义数量、费率和成本。

最终确定前进行审查——在发送给买家之前仔细检查所有商业详细信息、规格、价格和总计。 让其他人也进行审查以发现任何错误。

考虑对发票进行编号并包括期限限制 - 对发票按顺序进行编号并包括到期日期可以防止混乱并使提案井井有条。

总体而言，形式发票遵循简单的流程。 目标是确保完整准确的细节、专业的格式，并及时交付给买方以供其提前审核和批准。 通过有组织的方法和仔细的审查，形式发票加快了出口销售流程。

发送和接收付款

形式发票完成后，立即将其发送给买方。 明确他们的下一步是审查所有细节并按照规定的条款安排付款。

买方批准形式后，他们将支付定金或概述的全额金额。 只有收到付款后，卖方才能生产或发货。

发货后，卖方根据形式协议发送所交付物品的最终商业发票。 最终发票作为交货后的销售单。

将形式发票转换为最终发票

将形式发票转换为最终发票时，请检查是否有任何必要的调整：

• 如果实际运费不同，请更新运费/保险费
• 如果税费或关税较高，则相应调整总额
• 如果数量因生产而发生变化，请修改行项目
• 如果买家要求更改，请应用任何积分/更改

合并任何批准的更改后，将形式转换为最终商业发票：

• 将标题更新为“发票”
• 将其标记为原始副本，而不是重复的
• 更新所有总计或费率（如有调整）
• 添加发票日期和付款到期日
• 注意“发票”取代了形式

通过这些步骤，形式无缝地成为最终的计费文档。

要点：什么是形式发票以及如何生成形式发票？

巨大的风险带来巨大的回报。 对于出口商来说，形式发票是安全释放这些全球奖励的关键。

这些初步的“提案表格”可以在您完成大订单之前与买家就成本、物流和付款进行协调，从而预先降低风险。 不再有最后一刻的意外或海关延误！

现在，您已掌握了创建令人印象深刻的形式发票的完整指南，使您的企业成为专家出口商。 您知道要定义哪些细节、要避免的错误以及要完美执行的步骤。 最重要的是，您准确了解形式发票如何保护利润并加速销售。

全世界都在等待着。 您的梦想客户在全球遥远的角落等待着您。 凭借您的形式发票专业知识来抓住这些机会。 使用这些重要的贸易工具，顺利完成报价、确定存款、加快通关速度并充满信心地管理客户。 请记住——首先是形式，其次是利润。 现在就在这些市场中走向繁荣吧！ 你在等什么？