什么是ERP？ 企业资源计划解释

由于云交付业务解决方案的日益普及，即使是最小的组织也可以访问以前仅由最大的企业公司提供的昂贵且压倒性的解决方案。 云计算已将这些昂贵、功能强大的解决方案从需要现场硬件和管理的庞大解决方案转变为轻量级、易于使用且价格合理的业务工具。

与商业 VoIP 和其他解决方案一起，向软件即服务模型过渡的最重要工具可能是企业资源规划应用程序。 过去，与云甚至混合部署相比，ERP 解决方案成本高昂且大多是内部部署，并且需要 IT 团队来管理这一切。 但是，云现在使 ERP 成为即使是最小的企业也能负担得起的解决方案，使各种规模的团队都能利用 ERP 工具提供的洞察力，彻底改变企业的运营方式。

但是什么是 ERP，您的企业真的需要另一个云订阅服务吗？ 我们将仔细研究 ERP 解决方案的确切组成、它带来的好处以及您的企业在深入了解之前需要了解的一切。

什么是ERP？

虽然名称本身听起来有点不言自明，企业资源规划，但它肯定不能说明 ERP 的全部故事。 为了摆脱基础：企业资源规划解决方案将经营业务所需的每一个方面结合到一个单一的集中式数据库中。 这样，您的企业就可以处理构成您的业务流程的每一条信息。

但是，要真正了解什么是 ERP 解决方案，它是如何工作的，以及它将如何使您的业务受益，我们首先需要熟悉经营业务时所涉及的不同方面：

• 金融
• 订单处理
• 销售和营销
• 人力资源
• 制造业
• 供应链管理
• 客户关系管理
• 商业智能

您的企业需要跟踪的每条信息都将由 ERP 解决方案覆盖 如果您的企业直接向客户销售产品，那么拥有一个工具来跟踪每个销售的所有相关信息是很重要的，一个跟踪工具您产品的制造过程，跟踪营销工作的工具，订单处理，基本上我上面已经列出的所有内容。

但是，与其尝试将不同的解决方案捆绑在一起，例如一个用于 CRM 的应用程序和另一个用于跟踪营销工作的应用程序，您的企业可以利用企业资源管理工具将所有这些方面结合到一个单一的、集成的、无缝的平台中。

ERP 解决方案的关键原则

企业资源规划解决方案当然会以多种方式发挥作用，具体取决于您的企业选择的特定提供商和解决方案。 但是，有一些基本原则适用于市场上几乎所有的 ERP 解决方案。

1. 单一的集中式数据库

总体而言，ERP 解决方案的一个主要总体原则是将数据收集到一个集中式数据库中。 无论您的 ERP 工具正在跟踪什么，它都会始终将信息存储到这个集中的数据库中，您企业内的许多不同团队通常都可以访问该数据库。

这个想法是，您需要的所有信息都触手可及，您的企业现在可以开发利用这种新的深入洞察力的新战略。 由于所有部门都使用同一个中央数据库，您可以确保所有部门和领域的信息保持一致——销售和营销使用的数据库将与财务部门使用的数据库完全相同。

2. 使用模块进行自定义

除了集中式数据库之外，您的企业在如何设置 ERP 解决方案方面获得了极大的灵活性。 请看，ERP 应用程序使用不同的“模块”，使您的企业可以定制解决方案以满足他们的直接需求。

一个模块将涵盖业务的一个特定方面，例如您的业务财务或销售和营销工作。 根据您的业务，可以包含不同的模块来构建完美的解决方案。 模块通常作为单独的选项出售，甚至作为特定行业的包装出售。

3. 满足您需求的灵活性

回到我的销售示例，如果您的企业正在向客户销售产品，那么您的 ERP 模块将包括销售、营销、制造、供应链管理和客户关系管理。 但是，如果您的企业属于维修行业，则需要帮助台票务、订单处理等模块，而不需要太多的销售或供应链管理。

这为您的企业提供了灵活调整解决方案以满足您的独特需求的灵活性，使您的企业能够随着事情的进一步发展而即时做出改变。 由于这些解决方案属于 SaaS 保护伞，（不要与 UcaaS 或 CpaaS 混淆）您可以期待轻量级应用程序、移动性、灵活性、集成和免维护环境。 将此与模块的灵活性相结合，您的企业可以快速轻松地将重点转移到移动上。

要寻找的模块

因此，作为 ERP 解决方案的核心焦点，了解这些工具最常包含的不同模块以及它们跟踪和显示的信息类型非常重要。 有时模块会单独销售，有时您可能会发现它们是打包的，就像销售和营销可能会结合在一起。

根据您选择的提供商，您的里程会有所不同。 但是，我们想仔细研究 ERP 工具中包含的一些最常见的模块，并确定它们将跟踪和提供的信息类型。

• 财务和会计

相当不言自明，会计模块将帮助您的企业管理其所有财务和交易。 这些模块通常具有业务的应收账款、应付账款、工资单和总账。 这有助于您业务的所有部门更深入地了解业务的财务方面，从而在支出或储蓄方面做出更有根据的决策。

• 订单处理

对于处理订单的企业，ERP 解决方案将帮助团队更深入地了解整个订单履行流程。 该模块通常会跟踪订单输入、信用检查、定价、库存、运输、销售分析和相关报告。 跟踪整个过程并识别可以改进的地方。

• 销售和营销

如果您的企业直接向客户销售产品，那么跟踪销售和营销工作的模块可能非常庞大。 跟踪整个过程，包括客户查询、现有报价以及不同的订单、发票、电子邮件活动、电话活动或您的企业与客户联系的任何其他方式。 不要与 CRM 模块混淆，但两者结合使用。

• 人力资源

任何拥有人力资源部门的企业都会从其 ERP 解决方案中的 HR 模块中受益匪浅。 该模块将帮助您的企业跟踪与招聘、入职、工资、福利、退休、多元化管理、遣散费以及个人员工历史、技能和能力以及薪水相关的任何事情。

• 制造业

当然，对于任何涉及产品或商品制造的企业，都必须密切关注整个过程。 借助制造模块，ERP 解决方案可以跟踪和监控产品开发的每个步骤，包括工作订单、调度、产能、质量控制、材料以及管理整个工作流程。

• 供应链管理

与制造模块类似，ERP 解决方案可以跟踪和管理供应链的每个方面。 这些模块分为不同的子流程，将跟踪客户存在、订单输入和履行、订单分配、客户支付和发票，以及现金申请、扣款、收款，甚至产品配置和仓储。

• 客户关系管理

虽然存在独立的 CRM 解决方案，但绝大多数 ERP 解决方案将包括一个客户关系管理门户，以将您业务的各个方面无缝集成到一个屋檐下。 这些模块将主要侧重于销售、营销和客户服务。 好处是与您的 ERP 解决方案的其他方面（如制造和供应链）直接集成，以真正了解流程的每一步并提供最佳支持。 您可以查看我们的 CRM 博客，详细了解 CRM 和 ERP 解决方案之间的关系。

• 项目管理

通过集成到您的 ERP 解决方案中的项目管理模块，了解如何在您的业务中最好地利用不同的团队和专业。 项目管理工具将使您的企业能够最好地识别有能力处理特定问题或项目的团队和部门，并在此过程中跟踪进度，以确保一切顺利进行。 同样，利用其他 ERP 信息做出更有根据的决策。

寻找的特性和能力

就像任何其他云应用程序一样，并非每一个 ERP 解决方案都能平等地制作。 虽然如果不与销售代表交谈可能很难获得信息，但您的企业在购买 ERP 解决方案时通常需要注意许多功能。

当然，除了模块之外，这些功能可以帮助解决方案更好地满足您的业务特定需求，并且在深入了解每个解决方案提供和提供的模块之前值得考虑。

• 移动性和远程访问

移动性是现代云计算时代的绝对关键。 员工和团队始终在移动，我们现在拥有始终随身携带的设备、手机和平板电脑，使用户即使不在办公室也可以访问他们的业务工具和解决方案。

ERP 解决方案也是如此——即使他们不在办公室，您的员工也应该能够访问该解决方案提供的有价值的信息。 无论是通过移动和智能手机应用程序，还是通过笔记本电脑或其他计算机进行远程访问，寻找能够让您的企业即使在旅途中也能随时了解最新信息的 ERP 解决方案非常重要。

• 第三方集成

就像移动性一样，第三方集成已迅速成为云交付服务的标准。 由 API 提供支持的集成使我们能够连接原本独立的解决方案和工具，使团队能够通过连接以前孤立的数据库和信息来获得更多洞察力。 集成有助于填补空白，因为 ERP 解决方案都是关于在一个屋檐下组合信息。

将其他工具集成到您的 ERP 中的能力只会增强这些工具的功能。 集成还帮助我们节省时间，无需从一个窗口切换到另一个窗口来查找正确的信息，所有信息都将直接位于同一个 ERP 数据库中。

• 安全

由于 ERP 解决方案最初是为需要处理大量数据和信息的大型企业业务而设计的，因此这些解决方案自然是在构建时考虑到了最高的安全性。 ERP 解决方案可以为您的企业提供以前从未获得过的洞察力，但如果该数据库被破解，则可能意味着您的企业面临厄运。

始终确保任何云解决方案（更不用说 ERP 系统）都具有最佳的安全性和加密以及 HIPAA 合规性，以确保您的信息受到保护。

• 定制

由于 ERP 系统的运行方式，ERP 解决方案几乎可以保证的好处是可以实现纯粹的定制。 通过挑选不同的模块，您的企业能够定制他们的平台以最好地满足他们的需求。 如果您的企业不制造任何商品，那么为什么还要使用制造模块呢？

但更进一步，一些 ERP 解决方案甚至允许您的企业自定义具有特定特性和功能的模块，以多种不同方式跟踪和记录信息，用户有时甚至可以自定义工作流程并利用自动化来简化他们的工作。 定制越多，您的企业对其数据的影响就越大。

• 报告和仪表板

当然，ERP 解决方案旨在将您的数据显示在一个集中位置，因此这些平台自然会提供报告和仪表板。 然而，这并不一定说明了整个故事。 一些 ERP 解决方案超越了标准的 PDF 导出和 Excel 电子表格来表示数据，而是使用高级报告工具，通常包括图表和图形等视觉辅助工具。

一些解决方案可以根据地理区域和位置生成财务报表和报告。 您希望寻找能够在不同级别（包括业务范围、部门范围或特定员工）提供深入洞察的仪表板。

• 社交能力

在这一点上，社交媒体几乎是我们生活的主要内容，我们中的大多数人经常在至少一个或多个社交媒体平台上。 这对企业来说也不例外。 客户和客户正在向社交媒体渠道寻求帮助，品牌不仅应该利用社交媒体获得支持，还应该利用社交媒体进行营销。

ERP 解决方案中的社交功能将使您的企业能够数据库并跟踪它可能与客户和客户进行的任何社交互动——这可能是在营销或 CRM 方面。更进一步，ERP 解决方案可能能够跟踪客户参与度（包括点赞、分享和朋友网络）、在线品牌提及以及与公众的几乎所有社交互动等指标。

ERP 解决方案的好处

如果您现在还没有弄清楚，那么 ERP 解决方案将为您的业务带来的好处有很多。 通过一个集中位置来存储和跟踪您的业务的大量数据，您的整个团队可以更深入地了解整个业务。

您的 ERP 收集的信息可以帮助您的企业更有效地管理部门，了解和跟踪整个制造过程，识别客户服务部门可能出现的故障，或者了解如何更好地优化不同的工作流程和流程。 但是，这还不是全部。 简而言之，这些是 ERP 解决方案可以为您的业务提供的一些最大好处。

• 通过生成的报告中的公司范围内的实时信息，极大地提高了业务洞察力和理解力。 从客户参与您的业务到产品从您的仓库发货的那一刻，涵盖您公司的每一个方面。 与预测分析类似，ERP 解决方案可帮助您的企业深入了解不同的业务流程、支出和预算等，所有这些都位于一个应用程序中。
• 通过这种深入的公司范围内的洞察力降低您的业务运营成本。 识别和识别您的业务的不同方面，这些方面可以改进、精简或简单地改变，以更好地实现利润最大化和降低成本。 总体而言，通过流程每个步骤的高级知识，深入了解在何处以及如何改进您的业务。 一个单一的数据库还降低了对多个解决方案进行额外培训和入职培训的需求。
• 促进部门内部和部门之间的协作。 有了 ERP 解决方案，团队和部门可以与集成的数据位置一起工作。 ERP 解决方案不是让团队和部门独立运作，而是通过消除团队之间的这些界限来实现协作，使他们能够交叉引用并一起协作。
• 不仅通过所有相关信息的集中位置，而且通过 SaaS 解决方案通常提供的简单性和易用性来提高业务效率和生产力。 单台机器不再需要单独的许可证，您的企业不再需要 IT 部门来维护和设置解决方案，所有部门的无缝用户体验确保了易用性和所需的培训更少。
• 使用 ERP 解决方案降低业务风险并提高安全性。 将所有数据锁在一扇门后，ERP 解决方案可以帮助确保一切安全，因为它们通常配备防火墙、限制控制、合规控制和其他监管流程标准。 大多数 ERP 解决方案还将提供可由管理员管理的用户权限，以帮助避免不必要的视线远离某些数据集或模块。 总体而言，ERP 解决方案将被严格锁定和安全，并使用确保只有授权用户才能访问最敏感数据的工具。
• 使您的企业能够做出准确的预测和未来的预测。 ERP 解决方案收集的信息的绝对数量和深度将使您的企业能够制定新的战略、准确的预测和未来的预测。 通过深入了解您的业务的各个方面和流程，您可以更深入地了解未来的发展方向，从而做出决策。

缺点和陷阱

总体而言，利用 ERP 系统使您的组织能够全面掌握跟踪和管理业务的几乎每个方面所需的所有信息和数据。 这些解决方案的强大功能并非理所当然，许多企业和小型企业依赖并利用 ERP 解决方案是有原因的。

然而，这并不是说 ERP 系统没有自身的缺陷。 就像任何云解决方案一样，也很容易犯错误。 单独收集的大量信息很容易让较小的团队不知所措，更不用说这些解决方案的成本可能有多高，以及入职过程需要多长时间。 值得庆幸的是，云交付的解决方案有助于减少这些痛点，但它们在一定程度上仍然存在。

1. 定制要么在某些场景中受到限制，例如模块中缺少功能，要么甚至缺少特定业务流程的特定模块——这将使解决方案难以弯曲以最适合您的业务需求。 另一方面，过多的定制化也可能是一个劣势，较小的团队会被大量可用的选项和模块所淹没。 如果没有对定制的深入了解，您的企业将无法很好地掌握解决方案及其可以提供的信息，从而导致更多的头痛和问题。
2. 成本可能是限制 ERP 可访问性的主要因素。 尽管有可用的云交付解决方案，并且解决方案通常可以根据您的业务需求和预算进行定制，但现实情况是 ERP 解决方案可能很昂贵，解决方案的起价为几千美元，每年计费。 如果您的团队规模较小或范围有限，那么投资可能并不完全值得。
3. 即使使用云交付的解决方案，部署和入职也可能需要很长时间。 您的企业完全集成 ERP 解决方案、培训员工、加入每个部门和流程以及员工熟悉解决方案所需的时间很容易超过所需的收益和初始投资。 时间就是金钱，有时花在新解决方案上的时间不值得。
4. 希望保持大部分独立的独立团队和部门总体上会降低企业 ERP 解决方案的有效性。 如果团队不愿共享信息并利用 ERP 解决方案来跟踪和管理他们的业务流程，那么业务的整体系统就会出现漏洞，从而导致更多潜在问题。 您的部门必须要使用 ERP 解决方案才能真正发挥作用。
5. 如果您的企业的 ERP 解决方案未得到适当保护，则可能会发生潜在的安全噩梦。 您的所有业务信息和管理都集中在一个屋檐下，这增加了很多便利，但如果系统受到攻击，也可能导致大规模漏洞。 如果您的解决方案没有与最新的补丁和更新保持同步，配置和保护不当，或者用户权限设置不正确，那么您的 ERP 解决方案可以成为您企业关键信息的门户。 哎呀，即使是 VoIP 服务也可能受到攻击，因此您的企业必须保持一切，尤其是 ERP 的最新状态。

底线

ERP 解决方案以前仅限于最大的企业业务，现在由于云交付服务的优势，即使是最小的 SMB 团队也变得更容易访问和负担得起。 作为 SaaS 解决方案，ERP 应用程序变得更加灵活和易于采用，同时带来了移动性和灵活性的新优势。

归根结底，只要您的企业花费适当的时间来学习系统，使用 ERP 系统的好处可以大大超过建立解决方案所需的初始成本和时间。 ERP 解决方案只是提供对每条信息的深入了解，并管理您业务的每个流程的每一点，使您的团队能够在必要时进行优化。