虚拟 PBX 初学者指南

商务电话系统不必像您想象的那样昂贵。 它也不必像看起来那样难以访问。 有大量选项可供选择，但您希望充分利用您的虚拟或托管 PBX 系统。

它们比本地 PBX 电话系统更便宜，更易于运行，并且它们会自动完成您通常需要 IT 团队才能完成的工作。 为了确保您了解它们的工作原理，我们将本指南放在一起。

什么是网络电话？

VoIP（互联网协议语音）技术用于使互联网上的业务通信成为可能。 VoIP，也称为互联网电话，将语音振动转换为压缩数字信号，然后转换为数据包。 简而言之，您正在使用互联网拨打和接听入站电话、视频电话和短信。 我们可以继续讨论 VoIP，但这需要整篇文章——有关更多信息，请查看我们的 VoIP 词汇表！

什么是托管 PBX？

托管 PBX 是一个功能强大的电话系统，它利用互联网连接而不是标准电话服务。 标准 IP PBX 用于将呼叫从互联网 (IP) 转移到公共交换电话网络 (PSTN)。 虚拟专用小交换机可以被认为是更具成本效益的版本； 由于不涉及任何硬件，因此它都是虚拟的并由服务提供商托管。

为什么很难找到有关托管 PBX 的信息？

如果您是新企业主，这可能是您第一次听说 Virtual PBX。 如果您已经玩了一段时间并且需要削减成本或对更用户友好的系统感兴趣，这将为您提供足够的信息来根据最适合您公司的方式做出决定。

您可能已经注意到，在经过大量 Google 搜索之后，公司更感兴趣的是销售他们的产品并突出他们的标志性功能，而不是提供虚拟 PBX 系统如何工作的一般概述。

让我们分解您需要了解的有关虚拟 PBX 系统的信息、它们为何重要、主要功能和信誉良好的服务提供商。

注意：在进行研究时，您会遇到虚拟 PBX 系统的许多不同名称。 不要让它混淆你。 您会看到诸如“Cloud PBX”和“Hosted PBX”之类的术语。 三个人都在说同一件事！

虚拟 PBX 与本地 PBX

您经常会发现我们说的是，没有一成不变的全能系统可以随心所欲，您需要选择最适合您业务的系统。 为了描绘出尽可能清晰的画面，我们将分解虚拟和本地 PBX 系统的优缺点。

如您所见，本地 PBX 解决方案迎合了能够负担得起硬件和 IT 人员的大型组织。 但是对于一个小团队来说，虚拟 PBX 提供大致相同的功能，而成本只是其中的一小部分。 如果您仍然不确定，或者您想更深入地分析哪种 PBX 系统最适合您，这里深入了解本地 PBX 与托管 VoIP。

虚拟 PBX 系统的好处

现在让我们更深入地了解虚拟 PBX 电话系统的优点。 所有这些最终都归结为削减成本。 但是，有一些非常有趣的集成、自动化和定制功能使虚拟 PBX 系统值得投资。

• 虚拟 PBX 为您完成所有工作，使任何规模的企业都可以轻松地以专业的感觉进行操作，即使是最大的参与者。
• 虚拟 PBX 允许即使是最不具备技术素养的业务经理也可以定制他们的电话系统。
• 企业可以通过智能手机上的应用程序或在线管理门户轻松打开和关闭任何 PBX 功能。
• 低月费有助于通过消除对硬件成本、办公室布线和 IT 团队的大量投资的需要，显着降低成本。
• 由于虚拟电话系统不需要昂贵的硬件安装过程来添加新的电话线路，因此企业可以快速轻松地更新平台。

自动化工具和功能

在这里，您会发现虚拟 PBX 系统提供的众多功能中的一部分。 是的，它们都很重要，是的，您在选择供应商时要考虑什么对您的公司最有意义。

语音信箱到电子邮件功能

如果您是那种经常出差的老板，您需要一个系统，让您可以选择将语音邮件自动发送到您的手机或其他移动设备。 为什么？ 如果您正在与某人开会，并且您正在等待一个重要的电话，您可以谨慎地查看您的消息而不会打扰任何人。

电话菜单

您希望您的客户/客户不要害怕给您打电话，以为他们会被搁置或不断被引导到错误的部门。 通过简单的菜单，您可以将呼叫的任何人引导到他们需要的地方。

自动话务员

如果周围没有人接电话怎么办？ 您希望您的客户/客户等待吗？ 您知道，当您拿起电话时，您只会听到关于等待时间的抱怨。

自动接线员可以将客户/客户引导至答录机或向他们提供必要的信息，以便他们自己回电或解决特定问题。

呼叫队列、转发、录音

呼叫队列允许用户在您忙于其他人时保持在线，而不是让他们挂断并回拨，可能会忘记他们一开始就打过电话。 呼叫转移允许您将客户/客户定向到另一个电话号码，因此如果您不在办公室，您可以保持持续联系。

通话录音是不言自明的。 它允许您记录通话并将其存储为数字文件。 将此与 CRM 软件相结合，您可能会创建更发达的客户/客户数据库。

会议桥接

电话会议桥接电话让一大群人参与电话通话。 传统电话服务在任何给定时间最多允许三个人在线。 与传统的 PBX 不同，这些电话可以同时容纳数百人。

对于大型企业来说，这是一种更实用的会议选择，但对于我们大多数人来说，一次能够与两个以上的人交谈无疑是一种奢侈。

如何选择提供商

关于哪个提供商最好，有很多意见。 我以前说过，我会再说一遍：你必须知道什么对你的企业来说是正确的，才能充分利用你的虚拟 PBX 系统。 以下是在探索您的选择时要寻找的一些一般标准：

涉及的成本

成本通常很便宜，因为电话系统使用的网络已经到位。 与预置型 PBX 系统相比，您可以期待更小的初始费用，然后是额外的月费。

附加组件自然会提高价格，但与雇用 IT 团队和硬件成本相比，您可以期待一些节省。 即使您是一家成熟的大企业，并且需要重新布线办公室以支持 VoIP 系统，成本也应该保持较低。

一些网站表示，本地 PBX 系统的平均成本约为每位用户 1000 美元。 这个数字会根据您的业务规模而上升或下降。 大的更有可能达成交易，而较小的可能支付更多。

从长远来看，虚拟 PBX 系统占据上风。 根据您的业务规模，初始成本可能会很高。 如果您是大公司，您将需要能够顺利支持系统的昂贵的呼叫路由工具。 如果你在较小的一边，成本将是最小的。

一切准备就绪后，所有的辛苦工作都不再掌握在您手中； 它已转移到您的互联网提供商。 这意味着无需维护费用或雇用新团队。

质量和网络可靠性

出于几个原因，网络可靠性非常重要。 您的虚拟 PBX 系统完全取决于您的网络运行情况。 如果您的路由器无法处理虚拟 PBX 系统将对其施加的工作负载，您可能无法充分利用该服务。

如果您的网络崩溃，您将无法访问您的手机。 无论规模大小，网络可靠性都应该是重中之重。

包括的功能

如前所述，虚拟 PBX 系统将具有大量与您可以使用手机做什么相关的功能。 在为您可能不需要的功能付费之前，您应该了解您的业务。 这将帮助您避免这些常见的云迁移失误。

如果您是一家小型企业，电话会议可能不适合您。 如果您醒来时收到大量语音邮件，请查看一个可以组织它们并使它们易于访问的系统。 不要为了油耗买法拉利。

支持选项

您希望您的提供商以他们的客户支持为荣。 许多地方都提供了很好的选择，但您希望有人能下定决心解决第一次通话时出现的任何问题——无论何时何地。

一个跳出来的地方是Nextiva。 他们的支持团队可通过电话、电子邮件和聊天获得。 在他们的网站上，他们吹嘘说，他们 95% 的支持电话都是由第​​二声响铃接听的，几乎没有等待时间。 寻找拥有所有这些选择的公司。 在这种情况下，更多就是更多——而不是更少。

看看这六个超越客户支持的故事。

可用的集成

在选择提供商时，还应充分考虑第三方集成。 如果您的办公室在 Google 或 Microsoft Office 上运行，请查找提供相同功能的提供商。

下面是一个例子：VoIP 可以与 CRM 解决方案集成。 当支持代理接听电话时，他们的集成业务 VoIP 系统将自动为该呼叫者提取相关的 CRM 条目。 在您的 IVR 系统的帮助下，座席不必翻阅窗口并试图找到正确的信息，而不必在打电话时浪费时间。

这可以减少麻烦、降低成本和提高客户满意度来解决呼叫问题。

虚拟 PBX 具有重要功能

我们的指南只涉及虚拟 PBX 服务的表面。 定价和功能将根据您经营的业务类型而有所不同。 直接与供应商交谈可以提供有关虚拟 PBX 如何满足您的业务需求的更多信息，直接对话可能导致供应商试图相互竞价以引起您的注意。

查看我们的交互式比较图表，了解有关哪个托管 PBX 提供商适合您的更多详细信息。