10 個您不知道的隱藏 Google 表格功能

如果您經常使用 Google 表格，您可能會熟悉那些經常使用的工具。 然而，該電子表格應用程序的許多功能未被注意到且未得到充分利用。

在這裡，我們將介紹幾個很酷的 Google 表格功能，這些功能可能會很快成為您的最愛。 前往 Google 表格，使用您的 Google 帳戶登錄，然後嘗試其中一些隱藏的瑰寶。

1. 從智能芯片中提取數據

如果您已經利用了 Google 應用程序中的智能芯片，那麼您會很高興知道您可以用它們做更多事情。 插入智能芯片後，您可以從中提取數據並將其放入工作表中，從而使芯片更加有用。

您當前可以從人員、文件和日曆事件智能芯片中提取數據。 這包括姓名和電子郵件、所有者和文件名以及摘要和位置。

1. 插入智能芯片後，將光標懸停在其上，選擇它，或右鍵單擊。 然後，選擇數據提取。

2. 當側邊欄打開時，使用“提取”選項卡標記要提取的項目的複選框。

3. 使用提取到字段輸入或選擇您想要數據的工作表位置。

4. 選擇提取，您將看到數據顯示在您選擇的位置。

如果需要刷新提取的數據，可以使用側邊欄中的刷新和管理選項卡。

2. 創建二維碼

二維碼是共享信息、引導人們訪問您的網站甚至提供折扣的流行方式。 通過在 Google 表格中創建您自己的二維碼（無需加載項或第三方工具），您或您的協作者可以快速採取行動。

要製作 QR 碼，您將使用 Google Sheets IMAGE 函數和指向 Google 根 URL 的鏈接：https: //chart.googleapis.com/chart? 。

在這裡，我們將使用下面的公式鏈接到單元格 A1 中的網站。 將公式放入您想要 QR 碼的單元格中。

=IMAGE(“https://chart.googleapis.com/chart?chs=500×500&cht=qr&chl=”&ENCODEURL(A1))

使用以下參數來構建您的公式：

• CHS 參數：定義 QR 碼的尺寸（以像素為單位）（chs=500×500）。
• CHT 參數：指定 QR 碼 (cht=qr)。
• CHL 參數：選擇 URL 數據 (chl=”&ENCODEURL(A1))。

然後，使用與運算符 (&) 連接參數。

看到代碼後，您可能需要調整行和/或列的大小才能查看其完整大小。 然後，掃描二維碼以確保其按您的預期工作。

您還可以使用可選參數以特定方式對數據進行編碼或分配校正級別。 有關這些論點的更多信息，請查看 Google Charts Infographics 參考頁中的 QR 碼。

3. 插入下拉列表

下拉列表是很棒的數據輸入工具。 通過從列表中選擇一個項目，您可以確保輸入所需的數據，同時可以減少錯誤。

自從在表格中引入下拉列表以來，該功能得到了增強，為您提供了一種更簡單的方法來創建和管理這些有用的列表。

1. 通過執行以下操作之一插入下拉列表：
2. 從菜單中選擇“插入” > “下拉菜單” 。
3. 右鍵單擊並選擇下拉菜單。
4. 鍵入@ (At) 符號並在“組件”部分中選擇“下拉菜單” 。

5. 然後您將看到數據驗證規則側邊欄打開。 在“應用於範圍”框中輸入列表的位置，並確認在“條件”下拉菜單中選擇“下拉” 。

6. 然後，在選項框中添加列表項，並可以選擇在左側為其選擇顏色。

7. 要顯示幫助文本、選擇無效數據的操作或選擇顯示樣式，請展開“高級選項”部分。

8. 完成後，選擇“完成” 。 然後，使用新的下拉列表在工作表中輸入數據。

4. 驗證電子郵件地址

當您的電子表格包含電子郵件地址（無論是 Gmail、Outlook 還是其他地址）時，您可能需要確保它們有效。 雖然表格不會顯示地址是否合法，但它會顯示地址的格式是否正確（包含 @ (At) 符號和域）。

1. 選擇要檢查的單元格，然後轉到菜單中的數據>數據驗證。

2. 當“數據驗證規則”側欄打開時，選擇“添加規則” ，確認或調整“應用到範圍”字段中的單元格，然後在“條件”下拉框中選擇“文本是有效電子郵件” 。

3. （可選）選擇高級選項，例如顯示幫助文本、顯示警告或拒絕輸入。 選擇“完成”以保存並應用驗證規則。

然後，您可以通過輸入無效的電子郵件地址來測試驗證和選項。

5. 製作自定義函數

您喜歡在 Google 表格中使用函數和公式嗎？ 如果是這樣，為什麼不創建自己的呢？ 使用自定義函數功能，您可以設置自己的函數並隨時重複使用它。

1. 從菜單中選擇數據>命名函數。

2. 在打開的命名函數側欄中，使用底部的添加新函數來創建自定義函數。 您還可以查看示例、觀看演示或了解有關該功能的更多信息。

3. 輸入函數名稱、描述和可選的參數佔位符。 輸入要用於定義函數的公式，然後選擇“下一步” 。

4. 查看函數預覽，然後選擇“返回”進行更改或選擇“創建”以保存新函數。 請注意，如果需要，您還可以添加可選參數。

5. 然後您將在側邊欄列表中看到該函數。 將其輸入到工作表的單元格中進行測試。

如果您需要進行編輯，請重新打開“命名函數”側邊欄，選擇函數右側的三個點，然後選擇“編輯” 。

6.使用切片器過濾圖表

圖表為您提供了方便有效的方式來顯示數據。 使用切片器，您可以過濾圖表中顯示的數據。 這有助於在需要時查看圖表數據的特定部分。

插入切片機

插入圖表後，選擇它並轉到菜單中的“數據” > “添加切片器” 。

當側邊欄打開時，打開“數據”選項卡，確認頂部的“數據范圍”，然後選擇要用於過濾器的列。

您將看到切片器顯示為黑色圓角矩形，您可以根據需要移動或調整其大小。

使用切片機

獲得切片器後，選擇左側的“過濾器”按鈕或右側的下拉箭頭。 然後，選擇您想要在圖表中查看的數據，並在這些項目旁邊放置複選標記。

選擇“確定” ，您將立即看到圖表更新。

要將圖表返回到顯示所有數據的原始視圖，請打開過濾器並選擇“全選” > “確定” 。

7. 快速計算數據

有時您希望查看快速計算結果，而不需要在工作表中添加公式。 在 Google 表格中，您只需選擇值，然後選擇要查看的計算，無需任何額外的工作。

1. 選擇要計算的數據，然後查看選項卡行的右下角。 您將看到綠色的計算菜單，其中包含數據的總和。

2. 打開該菜單並選擇您要執行的計算。 您將在該菜單中看到新結果。

3. 您還可以簡單地打開菜單來實時查看所有可用的計算。

如果您決定將計算包含在工作表中，請保持單元格處於選中狀態，然後選擇工作表選項卡右側的“瀏覽” 。

邊欄打開後，將要使用的計算拖到工作表中的單元格中。

8.探索展示數據的方法

也許您的電子表格中有數據，但不確定顯示或分析數據的最佳方式。 通過“探索”功能，您可以查看各種快速方式來呈現數據、查看有關數據的詳細信息以及提出問題。

選擇您的數據並選擇右下角的“探索” 。

當探索側邊欄打開時，您將看到數據選項。 在“答案”部分中輸入問題，使用“格式”部分應用顏色，或插入“分析”部分中的圖表。

完成後，只需使用側邊欄右上角的X將其關閉。

9. 請求表批准

如果您將 Google Workspace 帳號用於商業或教育用途，請查看審批功能。 有了它，您可以請求其他人批准並跟踪哪些內容已獲得批准，哪些內容未獲得批准。

轉到文件並選擇批准。

當“批准”側欄打開時，選擇“提出請求” 。

在彈出窗口中，添加您想要批准您的請求的人員以及可選的消息。 您還可以添加截止日期、允許審批者編輯工作表或在發送審批請求之前鎖定文件。 完成後選擇發送請求。

如果您尚未與審批者共享文檔，系統會要求您這樣做並分配權限。

然後，您可以返回“批准”側欄來查看狀態。

10. 設置自定義日期和時間格式

雖然 Google 表格提供了許多不同的方式來格式化日期和時間，但也許您想要一些特別的東西。 您可以使用所需的結構、顏色和样式創建自己的日期和時間格式。

1. 選擇包含日期或時間的單元格，然後轉到“格式” > “數字” > “自定義日期和時間” 。 或者，您可以選擇工具欄中的“更多格式”選項，然後選擇“自定義日期和時間” 。

2. 當窗口打開時，您將看到日期和/或時間的當前格式。 選擇頂部的現有元素以更改格式或將其刪除。

3. 要添加不同的元素，請選擇右側的箭頭並從列表中選擇一個。 然後，您可以使用箭頭格式化該元素。

4. 完成後，選擇“應用”以使用自定義日期和時間格式，您應該會看到工作表更新。

借助 Google 表格的這些功能，您可以利用數據做更多事情。 請務必嘗試一種或多種，看看哪一種對您有用。

有關相關教程，請了解如何使用條件格式選項在 Google 表格中查找重複項。