成功舉辦活動的 10 條秘訣：如何讓您的下一場活動順利進行
已發表: 2022-01-31活動是任何公司戰略的組成部分。 它們有助於產生嗡嗡聲、增加銷售額並創造巨大的社交機會。
但是您非常清楚，並非一切都按計劃進行。 這就是為什麼必須為任何事情做好準備的原因。 以下提示將幫助您計劃下一個活動，使其順利進行。
定義活動的目的
企業主可以利用活動在您的公司周圍引起轟動、增加銷售額或創造交流機會。
計劃活動的第一步是確定活動的目標。 一旦確定了活動的目標，您就可以將其作為指導來幫助您計劃活動的其餘部分。
你期待什麼輸出？
在您開始計劃您的活動之前，必須確定所需的出席人數。 這將幫助您做出相應的計劃並了解您可以期待什麼。
例如，如果您的目標是舉辦一個有 50 人參加的小型聚會，那麼這將不需要像預計有 200 人的活動那樣多的食物和飲料。
設定預算
為下一次活動做準備的第一步是設定預算。 這是確定您希望在該場合花費多少的過程。
這包括固定成本和可變成本。 固定費用更可預測，而可變成本則更不可預測。
無論您的預算如何，重要的是您最終不會在活動上花費超出預期的金額。
無論您的活動發生什麼，您都應該事先知道它會花費多少。
預算還可以幫助您決定應該在特定活動組件（例如食物或裝飾品）上花費多少，這有助於確保您保持在預算範圍內。
一種省錢的方法是提前與供應商談判。 您可以在聚會日期臨近之前通過比較價格和談判交易與供應商進行談判。
如果您正在尋找有關如何獲得成功交易的提示，請查看Entrepreneur Magazine的這篇文章。
仔細考慮場地和地點。
首先，您需要考慮您的場地。 您需要一個對所有參加活動的人都可見且足夠大的區域。 提前考慮任何可訪問性要求也很重要。
其次，你需要考慮位置。 考慮什麼樣的訪客將參加活動以及他們如何快速到達那裡。
例如，假設您的活動是在農村地區。 在這種情況下，您可能希望提供班車服務或拼車機會，這樣人們就可以盡情享受，而不必擔心回家的路上。
最後，重要的是要考慮時間安排——確保您的活動不會在假期或其他許多人出差或加班的日子舉行。
如果這是不可避免的，那麼您應該為長途旅行的與會者提供獎勵。
面對面、混合還是虛擬？
您需要確定您正在運行的事件類型。 這一切都會是面對面的嗎？ 都是虛擬的？ 還是兩者的結合？
如果您要舉辦面對面的活動，您應該首先做幾件事。 確保您的活動空間設置正確。
創建與您的會議或會議目標一致的議程。 確保您有足夠的點心和小吃供客人享用。
並在您的網站和宣傳材料上提供指向該位置的方向，以便人們可以輕鬆找到它。
如果您正在舉辦混合活動，請確保使用 Skype 或 Google Hangouts 等工具來創建混合體驗。
您可以先以現場討論的形式主持開幕會議，然後切換到錄製的會議進行更多的一對一對話。 您希望確保所有與會者都能從會議中獲得相同的價值，無論他們在哪裡參加。
最後，如果您正在舉辦虛擬活動，請確保它具有交互式組件，以便人們即使沒有實際在一起也能感受到與同伴的聯繫。
您可以先通過視頻錄製進行教育演示，然後通過 Skype 或 Google Hangouts 開始參與者之間的隨意對話。
預訂最好的技術
正確的技術可以區分普通事件和驚人事件。 您不希望因音質不佳或屏幕無法正常工作而讓與會者失望。
好消息是您有很多活動技術選項，這使得決策過程更易於管理。 在舞台佈置方面，您應該考慮租用投影儀和屏幕，以及安裝在牆上用於數字標牌的屏幕。
對於照明，根據您舉辦的活動類型，您將需要一些不同的東西——從用於婚禮的向上照明到用於公司活動的 LED 燈——為您的客人營造完美的氛圍。
您還需要購買能夠提供水晶般清晰聲音的揚聲器系統，即使您的場地很擁擠。 這將有助於確保與會者能夠清楚地聽到所有內容，這樣他們就不會錯過任何重要的事情。
當然，還有網絡問題——確保所有客人都有可靠的 Wi-Fi。 熱點租賃非常適合這種情況，因此他們使用手機或平板電腦不會有任何問題。
考慮可訪問性
請務必記住，並非所有與會者都可以擁有與其他人相同的訪問權限。 這包括殘疾人、聽力受損者、盲人或使用服務性動物的人。 ]
考慮您可以為這些人做出的任何可能的調整，以及如何讓他們知道任何具體的調整。
許多活動組織者為此計劃購買特殊服務或在活動網站上提供信息。
例如，如果與會者需要手語翻譯，您可能希望通過直播訪問活動的視頻源。 您還可以為聾人提供遠程字幕選項，或在活動本身提供 ASL 翻譯。
有備份計劃
您需要為任何可能出錯的事情制定備份計劃。 例如，如果您要在活動中安排一名演講者，最好安排一名備用演講者。
您永遠不知道何時有人可能會在最後一刻取消，或者您預訂的演講者是否會因天氣或其他不可預見的事件而延遲。 確保手頭有足夠的食物和飲料也很重要，以防人們飢餓或口渴。
對於公司來說，投資一個活動應用程序以快速查看活動地點正在發生的活動是明智的。 這樣，他們就不會錯過那裡的任何機會。
營銷
營銷您的活動可確保人們了解並參加。 在營銷活動時，您想製造轟動和興奮。 但是，不要忘記提及對與會者的好處。
他們為什麼要來？ 他們會學到什麼？ 他們會從中得到什麼？ 營銷您的活動很重要，因為它有助於確保人們了解並參加。
您可以使用網站上的社交媒體帖子、名片、傳單或活動頁面來幫助產生嗡嗡聲和興奮。
例如，假設您正在舉辦一個關於如何有機地增加 Facebook 關注度的研討會。 在這種情況下，您可能會在咖啡館使用手機發布一張頭髮很漂亮的年輕人的照片，並附上標題：
“學習如何在一小時內從專家斯蒂芬和約翰那裡有機地發展你的 Facebook！ 在這裡免費註冊。 #growfacebookfollowers #event”
確保每個人都在同一個頁面上了解他們的職責。
在您的活動之前，確保每個人都知道他們的職責和責任。 他們的任務應該被清楚地概述和分配。
接下來，為每項工作設置一個重點人員，以確保整個活動的順利進行。 這將幫助您避免任何意外或誤解。
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