在 Google 文檔中組織文檔的 10 種方法

有效地組織文檔，尤其是冗長的文檔，可能具有挑戰性。 借助 Google 文檔中的內置功能，您可以通過多種方式高效地撰寫報告、文章、論文、提案、團隊文檔等。

您需要構建文檔，以便輕鬆顯示信息和掃描詳細信息。 那麼，讓我們看看用於組織下一個 Google 文檔的幾個關鍵功能。

1. 掃描帶有摘要和大綱的文檔

創建文檔詳細信息概述的最簡單方法之一是使用摘要和大綱功能。 這些方便的工具位於內容之外，因此不會分散注意力，並且只需單擊即可顯示或隱藏。

這些組織功能可讓您總結文檔的內容，並通過自動生成的大綱跳至您需要的部分。

顯示和關閉摘要和大綱

要顯示摘要和大綱，請轉到“視圖”選項卡並選擇“顯示大綱” 。

然後，您將在文檔空間的左上角看到“顯示文檔大綱”圖標。 選擇它以展開它。

完成摘要和大綱後，使用關閉文檔大綱箭頭將其隱藏並再次顯示顯示文檔大綱圖標。

添加摘要和大綱

要添加摘要，請使用加號打開框並輸入文本。

如需稍後更改，只需選擇“編輯”圖標（鉛筆）即可。

要使用大綱，請將標題添加到文檔中（如下所述），它們將自動顯示在大綱中。 然後，您可以選擇一個標題以跳轉到文檔的該部分。

如果需要，您可以通過在大綱中選擇特定標題右側的X來從大綱中刪除特定標題。

2. 包含並自定義目錄

如果您希望內容中的某些內容可供讀者用來導航文檔，您可以在 Google 文檔中插入目錄。 這個功能是基本功能，但隨著時間的推移，谷歌對其進行了增強，使其可定制且有吸引力。

插入目錄

要創建目錄，請使用標題構建文檔部分。 輸入標題文本，選擇它，然後從工具欄的樣式下拉框中選擇標題級別。 這些標題會自動顯示在表格中。

當您準備好插入表格時，請將光標放在文檔中所需的位置。 然後，打開“插入”菜單，移至“目錄” ，然後從“純文本”、“點線”和“鏈接”中選擇一種樣式。

選擇您要使用的設計，您將看到表格出現。

自定義目錄

您可以調整 Google 文檔中目錄的外觀和工作方式，這是一個很好的功能。

要打開編輯工具，請選擇表格以顯示小工具欄。 然後，使用工具欄上的三個點選擇“更多選項” 。

當側邊欄打開時，您將看到格式和標題級別的兩個部分。

• 格式設置：選擇不同的表格樣式，顯示或隱藏頁碼，還可以選擇使用點、破折號或線條等製表符引導線。
• 標題級別：選擇要在表格中顯示的標題，並可以選擇調整縮進。

您應該會看到您的調整實時更新。

3. 使用可折疊標題高效工作

Google 在 2023 年初向文檔添加了一項超級有用的功能，讓您可以更輕鬆地處理冗長的文檔。 您可以折疊和展開標題。 這非常適合專注於您正在使用的文檔部分，同時折疊那些您不使用的部分。

截至撰寫本文時，可折疊標題僅在您使用無頁佈局時才起作用。 目前尚不清楚該功能最終是否會延續到頁面佈局。

要在新文檔或現有文檔中使用無頁佈局，請轉到“文件”並選擇“頁面設置” 。 然後，選擇頂部的無頁和底部的確定。

您應該會在文檔標題的左側看到箭頭。 只需使用這些箭頭或右鍵單擊即可折疊和展開標題。

4. 使用構建塊輕鬆跟踪信息

Google 文檔中的構建塊為您提供了使用表格、文本條目和下拉列表快速便捷地顯示信息的方法。 只需插入這些預先打包的塊之一併在一處輸入您的詳細信息即可。

目前，您可以從四個預製塊中進行選擇，包括產品路線圖、評論跟踪器、項目資產和啟動內容跟踪器。 您可以按原樣使用 Building Block 或對其進行自定義以滿足您的需求。

要插入 Building Block，請在文檔中選擇一個位置，然後轉到“插入” > “Building Block” 。 從彈出菜單中選擇您要使用的類型。

您將看到該塊彈出到文檔中，可供您使用。 如果您想更改標題以匹配您的內容，您可以像編輯任何其他文本一樣編輯它們。

5. 創建和重用自定義塊

如果您有受支持的工作或學校 Google 帳戶，則可以在文檔中設置自定義 Building Block。 這允許您創建一個塊、保存並重複使用它。 該塊會以 Google 文檔文件類型保存到您的 Google 雲端硬盤，因此您也可以在以後的新文檔中使用它。

1. 轉到“插入” > “構建塊” ，然後在彈出菜單中選擇“自定義構建塊” 。

2. 當文檔中出現彈出消息時，選擇“新建自定義構建基塊” 。

3. 選擇要用作自定義塊的內容，然後在頂部的藍色欄中選擇“保存” 。

4. 輸入塊的名稱以及可選的描述。 然後，選擇創建。 您將收到一條確認信息，表明您的區塊已被保存。

要使用新塊，請鍵入 @ (At) 符號，後跟塊名稱，然後從出現的列表中選擇它。

6. 使用代碼塊輸入編程片段

如果您的文檔包含 Java、JavaScript 或 Python 等編程代碼，您可以利用代碼構建塊。 這使您可以在文檔中整齊地構建代碼。

轉到“插入” > “構建塊” ，移至“代碼塊”並在彈出菜單中選擇語言。

當您的塊出現時，只需輸入您的代碼片段即可。 如果您想更改編程語言，請使用左上角的下拉框。 要更新顏色，請使用右上角的刷新圖標。

7. 協作處理電子郵件、日曆邀請和會議記錄

在 Google 文檔中組織項目的另一個很酷的工具是內置模板塊。 如果您正在協作處理電子郵件、日曆邀請和會議記錄，這些功能尤其有用。

對於電子郵件，您可以填寫收件人、主題和消息。 然後，選擇Gmail圖標以直接在 Gmail 中創建草稿。

對於日曆邀請，請輸入標題、嘉賓、開始和結束時間、地點和說明。 使用日曆圖標在 Google 日曆中打開活動。

對於會議筆記，從下拉列表中選擇一個事件，您將收到一個包含標題、日期和與會者的塊，其中包含筆記項目符號和操作項目複選框。 使用電子郵件圖標在 Gmail 中創建包含會議記錄的草稿。

圖像缺失

要使用這些模板之一，請轉到“插入” > “構建塊” ，然後從彈出菜單中選擇一個選項。

8. 使用下拉列表輸入詳細信息

使用上面的構建塊來跟踪信息，您可以利用 Google 文檔的預製下拉列表。 但是，您可以創建自己的下拉列表，就像在 Google 表格中一樣。 這對於您、您的讀者或您的合作者來說很方便，可以輕鬆輸入您需要的詳細信息。

將光標置於所需列表的位置，打開“插入”菜單，然後選擇“下拉菜單” 。

要使用預製下拉列表，請從底部選擇一個。

要創建您自己的，請選擇“新建”下拉列表。 然後，輸入名稱和選項列表。 您可以選擇每個列表項旁邊的顏色、添加更多項目以及使用拖放操作重新排列順序。 完成後，選擇“保存” 。

然後您將看到新的下拉列表，您可以重複使用該列表。 只需從“插入” > “下拉菜單”中選擇它即可。

要稍後進行更改，請打開下拉列表並選擇“添加/編輯選項” 。

9. 使用智能芯片彈出信息

要清楚地列出和查看聯繫人、事件、文件、位置和日期，您可以在文檔中插入智能芯片。 這些漂亮的工具保持簡潔，但會展開以顯示詳細信息，並允許您通過單擊執行操作。

您可以通過鍵入 @ 符號後跟項目名稱來插入智能芯片，或者轉至“插入” > “智能芯片”並從彈出菜單中選擇一個。

插入芯片後，將光標懸停在其上或選擇它以查看預覽。 每個芯片包含不同的細節和操作，具體取決於芯片類型。 例如，使用文件智能芯片，您可以預覽文件、複製文件鏈接或打開文件。

如果您擁有受支持的 Google Workspace 帳號，則可以使用其他智能芯片，包括秒錶、計時器和可重複使用的變量。

利用這些智能芯片來包含您需要的信息，同時保持您的內容簡短而有趣。

10.輕鬆插入方程

Google Docs 提供的另一款好工具是方程式。 無論是學生還是教授，您都可以停止搜索正確的符號，然後將它們格式化以適合您的文檔。 只需使用方程式編輯器即可。

要打開編輯器，請轉到“視圖” > “顯示方程工具欄” 。 您還可以選擇“插入” > “方程” 。 您將看到文檔頂部出現編輯工具欄。

使用工具欄中的下拉框添加符號。 您可以使用希臘字母、數學運算符、關係符號和箭頭。

然後，您將看到您的方程式出現在文檔中漂亮且整潔的文本框中。

從摘要到跟踪表，從下拉列表到詳細信息，您可以通過多種方式組織您的 Google 文檔，以滿足您的需求。 以下哪些功能將成為您的最愛？

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