改善 Microsoft Teams 最終用戶體驗的 10 種方法
已發表: 2021-12-23
大流行極大地改變了我們的生活和工作方式。 為了促進遠程和混合工作，世界各地的公司都採用了 Slack、Google Meet、Microsoft Teams 等解決方案。這意味著使用傳統雲的企業已經轉向高級雲，以利用他們提供的協作功能在遠程團隊之間進行通信。
在遠程工作之後，許多公司在不同的雲存儲和協作平台之間切換，即從Box 遷移到 Google Drive ，Dropbox 到 Google Drive，許多公司根據業務需求從 Slack 遷移到 Microsoft Teams。
自 2019 年底以來，Microsoft Teams 一直是該公司的主要協作工具。 每天，近 1.15 億人在日常工作中使用 Teams。 除了從 Slack 遷移到 Teams 之外，微軟還為自 COVID-19 爆發以來開始採用其協作平台的企業添加了幾項新功能。
本文將幫助您探索充分利用 Microsoft Teams 的最佳方法，並通過適當地使用其功能來改善最終用戶體驗。
1.創建相關渠道
頻道是與您的團隊組織對話的好方法。 為您團隊的所有區域創建頻道，然後將您的通信發佈到這些頻道。 這將使團隊中的每個人都可以輕鬆找到他們需要的信息。
2. 協作處理 Office 文件
如果您和您的團隊成員需要同時在同一個文檔上進行協作，Microsoft Teams 允許您這樣做。 許多公司已從 Slack 切換到 Microsoft Teams ，以通過實時遠程協作處理文件來提高協作效率和生產力。
在您的桌面應用程序上打開文件並在適當的頻道中共享文件或在 Microsoft Teams 中聊天后與您的團隊協作。 您可以跟踪團隊成員對文檔所做的更改，並在需要時為他們提供評論。
3. 使用 Microsoft Planner 管理任務
為了讓您和您的遠程團隊保持井井有條，請使用 Microsoft Teams 中的 Planner。 這是一個很棒的工具，您可以每天使用它來跟踪您的活動和表現。 列出待辦事項，對任務進行分類，指定截止日期，確定優先級，然後分配給
你團隊的各個成員。 您還可以將鏈接和文檔附加到您的消息中。 您還可以使用評論與其他專業人士協作。
另請參閱：團隊合作行情
4. 使用 Teams 日曆保持井井有條
當一個團隊遍布全球並在多個時區運作時，很難安排對每個人都方便的會議。 使用 Teams 中的日程安排助理，您可以找到為團隊中的每個成員安排會議的最佳方便時間。
如果您沒有遷移到 Microsoft 365，而不是從 Box 或Dropbox 切換到 Google Drive以利用 Google Workspace，Google 日曆是 Microsoft 日程安排助理的絕佳替代品。 使用 Google 日曆，您可以整合團隊成員的日曆，以了解每個人何時有空，並且可以輕鬆計劃和安排會議。
5. 在會議期間共享您的屏幕
演示和展示我們的工作成果是我們日常工作的重要組成部分。 而且，雖然您可以在辦公室開會或與同事交談，但如果您遠程工作，則必須在線進行。 但是，也有解決此問題的方法。
您可以共享您的屏幕或選擇要與 Microsoft Teams 會議中的其他人共享的窗口。 這樣，沒有人會看到或聽到您從其他應用程序收到的任何通知。
6. 記錄你的會議
如果你有一個重要的會議，你想回過頭來討論一些關鍵問題，那麼記錄它甚至從會議中獲取摘要是一個絕妙的主意。 然後，您可以與您的團隊分享它們。
此功能對於無法參加會議但希望隨時了解議程和所採取行動的個人特別有價值。
7. 在不同設備之間輕鬆切換
發生緊急情況，也可能發生在視頻會議期間。 您的筆記本電腦可能會出現故障，您的互聯網可能會中斷，您的相機可能會停止工作，或者您可能需要離開以應對緊急情況。 當您接聽重要電話時，此類情況可能會影響您的工作。
幸運的是，Microsoft Teams 允許您從多個設備加入通話。 您可以同時使用手機、平板電腦和 PC 繼續通話，也可以根據需要從一台設備移動到另一台設備。
8. 使用 Microsoft Teams 應用
借助豐富的數字和物理連接，團隊可以與 Outlook、Word、Excel、PowerPoint 和其他應用程序無縫協作。 你的會議記錄存儲在 SharePoint 上，數據存儲在 OneDrive 上，你的 Outlook 日曆與 Teams 不斷同步。
您可以將任何 Microsoft 或第三方應用程序連接到您的 Microsoft Teams 環境中，無需在不同平台之間切換。
9. 在您的頻道中添加標籤
企業可以使用 Teams 界面將應用程序集成為頻道中的選項卡。 因此，Teams 可以作為公司所有應用程序的單一平台，從而改善用戶體驗。
要將應用程序添加到您的選項卡，請單擊聊天、群組或頻道中的“+”圖標，然後從應用程序窗口中選擇您需要的應用程序。
10. 使用虛擬白板
您可以在 Teams 中使用 Whiteboard 獲得出色的虛擬體驗，會議中的每個人都可以貢獻自己的想法和筆記，就像在離線會話中一樣。 您將能夠觀察到您的每一位同事如何做出貢獻，他們的想法將賦予您力量。 會議結束後，可以通過適當的渠道簡單地分享小組的工作成果。
結論
這些 Microsoft Team 功能使您可以遠程工作並隨時隨地與您的同事保持專業聯繫，與您的團隊就多項任務進行實時互動，並保持健康的工作與生活平衡。