簡化應付賬款流程的 13 種方法

已發表: 2022-10-06

企業一直在尋找簡化運營和節省資金的方法。其中一個特別重要的領域是應付賬款流程。

這可能是一項複雜且耗時的任務，但並非必須如此！在本文中，我們將討論幾種簡化應付賬款流程並提高效率的方法。

1.限制訪問並建立嚴格的控制

優化應付賬款流程的第一步是限制訪問。這意味著只有授權人員才能查看或更改發票和其他記錄。

您還應該對誰可以批准付款發票建立嚴格的控制。這將有助於確保所有付款都得到適當的授權和記錄。

另一種簡化應付賬款流程的方法是投資自動化軟件。這種類型的軟件可以自動執行與管理髮票和付款相關的許多任務，包括數據輸入、發票批准和支票處理。

當今市場上有許多不同的選擇，因此請務必進行研究以找到適合您業務的最佳解決方案。

如果您沒有有效管理應付賬款流程的內部資源，您可能需要考慮外包這些服務。有許多公司提供外包應付賬款服務，可以為您處理流程的各個方面。

如果您想讓員工專注於其他任務，或者如果您沒有必要的內部專業知識，這可能是一個不錯的選擇。

擁有自動應付賬款系統的一大好處是您可以根據自己的條件優先處理髮票。例如，您可以設置規則以首先從首選供應商處自動支付發票，或為提前付款提供折扣。

您還可以使用您的系統來跟踪付款和績效，這樣您就可以快速發現任何問題並在必要時採取糾正措施。

採取措施消除應付賬款流程中的欺詐機會非常重要。這包括確保在付款前對所有發票進行適當授權和審查。

您還應該考慮使用確認支付或其他類型的支票驗證服務來防止未經授權的支票被兌現。

簡化應付賬款流程的最佳方法之一是與供應商重新協商付款條款。如果您目前在 30 天內支付發票，請查看是否可以獲得延長的付款期限。

您還可以利用提前付款折扣或其他獎勵措施。通過與供應商合作，您可以製定最適合雙方的付款計劃。

簡化應付賬款流程的一種方法是減少簽名所需的責任和驗證。

這可以通過授權一個人簽署支票或盡可能使用電子簽名來完成。這將有助於減少處理髮票和付款所需的時間。

如果您沒有利用折扣，您可能會多付發票費用。許多供應商提供提前付款折扣，因此請務必盡可能利用這些折扣。

您還可以與供應商協商更高的折扣百分比。這是節省資金並同時簡化應付賬款流程的好方法。

支付發票的方式有很多種，有些方式可能比其他方式對您的業務更有利。例如，您可能要考慮使用信用卡支付發票而不是開支票。

這可以幫助您利用獎勵計劃並避免滯納金。您還應該探索其他選項，例如ACH 付款和電匯。

如果您與許多不同的供應商合作，使用供應商門戶來組織您的所有供應商數據會很有幫助。供應商門戶是一個在線平台，可讓您在一個中心位置管理與供應商的關係。

您可以使用供應商門戶存儲重要信息，例如聯繫方式、付款條件和開票偏好。這將有助於簡化您的應付賬款流程，並更容易跟踪您的供應商關係。

簡化應付賬款流程的最佳方法之一是無紙化。這意味著您將不再需要打印和歸檔發票或其他文件。

相反，您可以以電子方式存儲所有數據並隨時隨地訪問它。從長遠來看，這將為您節省大量時間和金錢。

應付賬款中最常見的錯誤之一是重複付款。當手動處理髮票並且同一文檔製作多份副本時，可能會發生這種情況。

為避免這種情況，請務必以電子方式跟踪所有發票和付款。這將幫助您快速識別和糾正可能發生的任何重複。

另一種簡化應付賬款流程的方法是每天對賬。這意味著您會將收到的發票與您支付的款項進行比較。

這將幫助您識別任何差異並確保您只為收到的發票付款。通過每天核對您的帳戶，您可以避免延遲付款或多付發票費用。

有許多不同的方法可以簡化您的應付賬款流程。通過利用折扣、使用供應商門戶和無紙化，您可以節省大量時間和金錢。

請務必注意重複付款並每天核對您的帳戶以避免出錯。即使只是實施其中的一些技巧，也可以幫助簡化您的應付賬款流程並提高效率。