應收帳款自動化的 3 個最佳實踐

成功的企業是一個整體成長規模的企業，所有利害關係人按預期做出貢獻，並得到模稜兩可的回報。向公司出資的投資者應隨其所持股份的資本增值及時獲得股利。同樣，供應商需要按時付款，以便他們可以在有需求時繼續供應。

作為購買品牌產品的明星利益相關者的客戶可以從價值主張和及時付款的折扣中受益。客戶應收帳款的應付金額也稱為剩餘應付款項。這通常是減去折扣和退貨（如果有）後剩餘的金額。隨著公司的發展和銷售數量的增加，監督手動開票並檢查是否收到所有應付款項變得很繁瑣。如果企業開始使用應收帳款管理服務，還有其他幾個問題會導致流程延遲，這些問題是可以克服的。

客戶可能會因為各種原因而延誤。最常見的是忘記到期日、沒有足夠的資金、遲到或不正確的發票以及客戶對發票項目不滿意。儘管存在一些真正的困難，但必須鼓勵客戶付款。如果經理們在收取會費方面不果斷，公司就會發現現金流失衡，登記冊或儲備金中將沒有足夠的錢來支付給供應商。

在一個人們在管理時間方面面臨挑戰的世界中，忘記時間表和最後期限是可能的。但我們客戶的時間管理技能不應影響我們的資金流入。透過電子郵件、帶有錄音訊息的自動電話以及簡訊等多種管道頻繁向他們發送提醒，不僅可以吸引客戶，還可以確保他們不會錯過支付欠我們的款項。有趣的是，不可能手動提醒所有欠款的客戶而不漏掉一些。這就是應收帳款自動化介入的地方，它接管了人類肩上的流程負擔，並將其同步到人工智慧驅動的系統，該系統關聯所有資料並自動發送警報。

應收帳款自動化：遊戲規則改變者

AR 手動處理面臨的挑戰是乏味、勞動密集、耗時，並且容易因疲勞或疏忽而出現人為錯誤。在手動過程中，如果不出現某種錯誤或不一致，就不可能完成大批量發票。此流程的自動化將緩解導致延遲收到客戶會費的挑戰。整個週期與現有企業進行精簡，訂單下達、預付款明細、庫存資料、交貨期等資料進行匹配，確保發票沒有錯誤。以下是自動化 AR 如何解決現有問題的詳細說明：

• 及時提醒

自動化將承擔透過電子郵件和訊息向客戶發送提醒的負擔。還會有後續消息，以便給客戶足夠的時間來結清會費。眾所周知，大多數付費客戶因為缺乏時間管理或健忘而錯過了約會。提醒可以幫助他們掌握付款計劃。

• 正確開立發票

自動化減少了發票中的錯誤，包括與訂單副本、退貨、預付款、客戶資訊（如姓名和地址等）相關的詳細資訊。具有語義和神經語言處理的機器學習。

• 模式識別

定期按時付款的客戶可以獲得忠誠折扣或布朗尼積分，這些積分可以兌換成現金獎勵或折扣。還有一些人通常會延遲付款，但會盡力履行承諾。這些數據可以指出客戶面臨的一些財務困難。為此類客戶提供付款結構將有助於他們和企業贏得客戶的長期信任。

實施自動化 AR 的最佳實踐

在讓您的財務和會計團隊相信使用自動化 AR 的好處後，是時候實施它並優化系統以獲得更好的結果了。以下是實現這一目標的指南：

• 儀表要求

AR 自動化是 BPA，可以套件格式、雲端基礎設施、訂閱模型或企業整合的形式提供。根據業務需求的不同，該包的功能也有所不同。綜合工具比基本版本更昂貴。人們應該根據自己的需求和預算來選擇特定的 AR。公司只有在符合業務需求的情況下才應該投資更高版本，而不僅僅是因為它能夠負擔得起。

• 平滑集成

即使您的團隊擅長 DIY，也要在專業人士的幫助下將 AR 平台與當前的企業或 CRM 系統整合。各自為政會使問題更複雜，而不是解決現有問題。只有當不存在資料孤島、工作流程中斷、手動輸入要求和有限的洞察力時，流程才會順利。平滑整合將確保資料在自動化之前得到清理。

• 訓練有素的團隊

自動化並不能完全消除流程中的人類影響。培訓團隊使用自動化工具將有助於在停機期間進行故障排除。當團隊接受過使用工具的訓練時，他們也會最大限度地利用工具。當員工接受使用自動化 AR 的培訓時，可以識別任何延遲並向技術團隊報告，以便立即進行糾正課程。

結論：

資金管理是營運週期的關鍵組成部分。如果資金在資金流入之前就枯竭了，那麼將會造成相當大的時間、聲譽和金錢損失。第一個無法賺回來，第二個長期動搖，第三個除非重新奪回第二個，否則無法完全修復損失。因此，如果某個工具可以幫助您簡化任務，那麼您就可以實現 AR 自動化了。