3 項目管理軟件領域的新發展

已發表: 2021-10-22

作者 Joy Gumz 有一句關於項目管理的名言，可以成為靈感的來源。 Gumz 談到了“運營如何讓燈亮著”和“戰略如何在隧道盡頭提供光明”。然而，項目管理“是推動組織前進的火車引擎”。

隨著項目管理本身的變化，Gumz 的說法似乎正在實時上演。組織、項目經理和團隊現在應對快速變化的工作動態以及技術工具和能力。幸運的是，項目管理軟件提供了項目經理所需的能力，使火車保持在軌道上。

項目管理軟件領域的許多新發展正在迎合實踐的角色和方法的變化。然而，這些發展也同時推動了這些轉變。本文討論了三個最突出和最有影響力的進步。

1. 強大的資源和功能

項目管理軟件不再局限於電子表格和白板跟踪功能。今天的應用程序可以處理所有事情，從涉及緊密團隊的簡單項目到員工跨時區分佈的複雜任務。除了適應不同的範圍外，項目管理軟件還可以面向某些功能和學科。

例如，軟件開發項目管理工具可以以開發人員或軟件工程師為中心。錯誤跟踪等功能可幫助軟件工程師團隊識別並解決他們正在創建的應用程序的問題。這些跟踪功能允許開發人員交叉引用過去發生的類似問題。

此外，所有團隊成員都可以查看問題的詳細信息和文檔，並可以利用他們的專業知識參與其中。工程團隊可以更快地解決錯誤，並擁有一個中央存儲庫可供參考。經理和負責項目下一階段的人員將立即知道為什麼應用程序被擱置。

一些項目管理工具也適用於建築等行業或設計用於跨職能用途。項目管理應用程序跟踪有利於整個組織的數據，無論工具的功能符合哪個行業或學科。這包括花費在單個任務和整個項目上的時間、費用和預算分配以及內部資源可用性。

人工智能和自動化功能正在被集成到更多的軟件應用程序和工作流程中。項目管理應用程序也不例外，經理和組織越來越依賴人工智能來處理重複性任務。項目經理還依靠人工智能來改善可交付成果並做出戰略決策。

在項目管理研究所的一項研究中，81% 的受訪專業人士表示，他們的組織受到人工智能的影響。 37% 的受訪者組織將採用人工智能技術列為重中之重。專業人士的期望是更多的項目將使用人工智能。

除了人工智能對日常任務的自動化之外，它還具有預測結果和執行估計的能力。利用歷史和當前數據，技術可以快速評估項目是否會按時按預算完成。人工智能可以揭示一個組織承擔特定項目或通過是否有意義。

對於公司開展的項目，人工智能將展示如何優化資源。這可以包括識別具有適當技能的員工和承包商，以及材料等非人力資源。項目經理和執行領導還可以在應用程序中查看風險分析和績效數據報告。不再需要從多個部門負責人那裡收集和同步信息。

遠程和獨立合同工作的興起正在影響組織和項目管理團隊。甚至在 COVID-19 之前，蓋洛普研究表明，36% 的美國工人參與了零工經濟，要么作為他們的主要工作，要么作為副業。隨著大流行的到來，這些數字只會增加。因此，項目團隊成員為多個組織工作的可能性增加。

一個項目團隊可能只包含幾個來自領導該項目的公司的全職員工。自由職業者和獨立承包商的工作條件與全職員工不同。他們經常與公司的 W-2 員工遠程工作或在不同的地點工作。獨立承包商在如何以及何時生產商定的可交付成果方面也具有更大的靈活性。

雖然項目經理可能會在多個項目上與相同的自由職業者合作，但承包商也可能會在不同的任務之間發生變化。經理可能在獨立承包商之上擁有部分遠程的全職員工團隊。時區、實際工作地點和工作時間的差異使得基於雲的解決方案和通信功能成為必須。

項目管理軟件的協作性越來越強，以適應遠程團隊的增加。這一點以及內部和外部工作人員之間的相互依賴關係已經將應用程序轉變為軟件即服務模型。承包商和內部員工可以通過互聯網連接從任何地方登錄同一個應用程序。他們可以訪問相同的信息和工具，並且可以通過多種方式與其他團隊成員進行交流。

員工無需等待通過短信、視頻通話或電子郵件聯繫。他們可以在分配的任務中做筆記，並上傳代表項目時間表內里程碑的模型和其他文檔。投資於該項目的每個人都可以看到集中式工具中發生的事情，並了解他們需要採取的後續步驟。因此，團隊遇到的雜亂無章的電子郵件鍊和數據孤島的情況更少。

技術的進步和項目管理軟件的功能已經改變了經理和團隊的角色。應用程序功能的規模不再傾向於在同一地點工作相似時間的小型團隊。項目管理軟件現在旨在處理專業和跨職能任務、自動化重複性工作並適應遠程團隊。

最重要的是，這些新發展正在幫助公司更好地評估他們的資源和決策過程。簡而言之，他們正在指導組織可以做出的改進，以保持相關性和敏捷性。