在項目管理中委派任務的 5 種有效方法
已發表: 2023-02-18
“擁有高授權人才的 CEO 創造的收入比那些人才水平低或有限的 CEO 高出 33%，即 800 萬美元”。 – 蓋洛普
上述統計數據表明授權對於公司取得積極的業務成果至關重要。 當經理將任務委派給團隊成員時，他們有責任維護項目質量。 它灌輸一種主人翁意識，激勵他們更加努力、更加真誠地工作，減少出錯的可能性。
此外，委派工作可以釋放經理的工作量，讓他可以從事更具戰略意義的活動，同時為團隊成員提供成長和學習的機會。 因此，掌握授權的藝術是當務之急，因為它將為有效的領導和更好的組織效率奠定基礎。
該博客討論了委派任務的有效策略以及 SAVIOM 的資源管理解決方案如何協助其實施。
但首先，讓我們從基礎開始。
1. 什麼是授權及其各種要素？
委派是指將責任或任務分配給熟練的團隊成員或適合執行這些任務的下屬。 這提高了他們的生產力和效率，從而確保項目的及時交付。
封裝委託的三個主要元素：
1.1. 職權——職權是指管理者在其職責範圍內指示員工執行特定任務的權力。 這包括決策權、分配資源以及對委派任務的結果負責。
1.2. 責任——被賦予任務的員工有“責任”在截止日期和質量內完成任務。 這包括對任務的成功或失敗負責。
1.3. 信任：信任是授權的關鍵要素。 委託人必須相信資源能夠負責任和可靠地完成任務。
1.4 溝通：經理必須溝通任務，包括其目標、時間表和期望，以確保成功交付。
通過考慮授權的這些要素，個人和組織可以有效地將任務和責任委派給其他人，從而提高績效和生產力。
現在我們了解了委派的本質，讓我們了解將工作有效委派給員工的不同方式。
2. 將責任委託給員工的方式
據統計，“只有 30% 的管理者認為他們擅長授權”。
然而，通過實施下面提到的策略，管理者可以提高他們的授權技巧並取得更好的結果。
2.1. 在項目中登記任務/子任務
在開始委派流程之前，管理人員應首先制定明確的項目計劃並列出需要完成的任務/子任務。 該路線圖使管理人員能夠確定可以在資源之間委派的正確任務。
例如，可以將戰略活動委派給能夠在不影響質量的情況下交付項目的熟練專家，而可以將管理任務交給初級資源。 另一方面，可以將需要立即關注的緊急任務分配給具有額外能力的資源。 這種清晰的細分使授權過程更有條理，從而提高效率和成功率。
2.2. 識別和分配有能力的資源
當管理人員未能將正確的任務委派給正確的人時，可能會導致脫離、降低生產力並阻礙項目交付。 因此，管理者必鬚根據技能、知識、經驗等屬性來識別資源，然後進行資源配置。
然而，如果所需的資源不可用，組織可以採取幾個步驟來獲得必要的技能和能力。 首先，他們可以利用內部渠道，例如開展培訓/技能提升計劃。 或者，公司也可以進行計劃招聘。 這樣，在項目開始之前就可以獲得正確的資源，從而確保項目的成功交付。
2.3. 概述所有團隊成員的權限級別
為所有團隊成員定義權限級別是授權過程的一個組成部分。 它幫助每個人了解他們的責任以及他們權力的範圍和限制。 通過委派與其工作直接相關的權力和權力，管理者可以授權下屬以更大的獨立性完成任務。
例如，在 AEC 項目中，主管會在最終批准之前委派高級建築師審查初級建築師提交的設計。 這不僅簡化了審查過程，而且使高級架構師能夠在決策過程中發揮更積極的作用。 此外，由於他們擁有自主權，這讓他們有工作的動力，並賦予他們在公司的使命感。
2.4. 在需要時提供明確的指導和支持
在委派任務時，管理人員將項目範圍、目標和可交付成果傳達給團隊成員至關重要。 這有助於下屬了解項目的相互依賴性和他們各自的職責。 此外，管理人員必須提供必要的培訓和工具，以在執行過程中為團隊成員提供支持。
他們還必須建立透明的溝通渠道以進行有效協作。 這將有助於解決意外風險並獲得有關項目進度的實時更新。 此外，他們可以製定開放政策來解決任何與工作相關的想法或問題。 這將加強員工與雇主的關係，鼓勵健康的討論，並使工作場所更有效率。
2.5. 監控員工績效並提供建設性反饋
項目經理在確保項目的最終目標滿足客戶的期望方面發揮著至關重要的作用。 為實現這一目標，即使在授權之後，他們也必須監控項目的進度並跟踪員工的利用率水平，以確保他們既沒有被充分利用也沒有被過度利用。
此外，他們還必須定期向員工提供建設性反饋。 這將幫助團隊成員確定需要改進的領域並製定策略以提高他們的績效。 因此，確保成功完成項目和客戶滿意度。
現在，讓我們了解資源管理工具如何有助於實施上述策略。
3. 先進的資源管理軟件如何幫助委派任務？
隨著矩陣組織的採用和技術進步導致項目複雜性的增加，管理人員正確地委派任務變得具有挑戰性。 這就是現代 ERM 軟件發揮作用的地方。
• 該工具的 360 度可見性功能和高級過濾器可幫助組織全面了解員工的技能、位置、可用性和其他屬性，從而使管理人員能夠確定最合適的資源並相應地委派工作。
• 此外，該軟件的預測功能和容量與需求報告可幫助管理人員識別需求缺口並提前採取必要的措施來緩解這些缺口。
• 此外，實時獲得的預測與實際報告和利用率報告通過提供對勞動力利用率水平的寶貴見解，幫助優化委派流程。
• 除此之外，假設場景使管理人員能夠創建和比較各種項目場景並確定最合適的資源計劃。 這使管理人員能夠選擇理想的資源計劃並做出與授權相關的明智決策。
結論
有效授權是企業順利運營的關鍵。 通過上述實踐與正確的資源管理工具相結合，管理者可以有效地在員工之間分配職責。 這也將有助於在沒有任何瓶頸的情況下成功完成任務，從而提高公司的盈利能力和可持續性。