在組織中成功實施自動化的 5 個步驟

已發表: 2021-06-17

40% 的大型企業至少完全自動化了一個業務流程，您也應該這樣做。現代企業一直在尋找提高績效和獲得競爭優勢的方法。他們想充分利用他們的資源。

自動化使一切變得不同。

它允許公司利用技術的力量。這就是為什麼越來越多的組織正在自動化他們的業務流程。自動化降低了成本，減少了人為錯誤的空間，提高了企業的生產力，讓員工更有創造力，並簡化了工作流程。

商業世界已經走過了漫長的道路。現在有更好的經營方式，而且經營效率更高。業務流程管理系統已成為業務敏捷性、生產力、盈利能力和控制力的推動因素之一。如果您正在考慮採用自動化，請按照以下 5 個步驟有效實施。

業務流程自動化在現代業務中至關重要，因為它可以提高效率和生產力。它還可以幫助組織以快速和有組織的方式為客戶提供服務。客戶喜歡優質的服務，這決定了他們是否與公司做生意。

業務自動化軟件使組織能夠將自動化工作流程的成本降低 30-40% 並提高其效率。但是，如果你想擁抱自動化並讓它發揮作用，你就必須自動化正確的任務和流程。

一些可以自動化的業務流程包括：

Pebble 將其發票系統自動化，因為它想省錢。該公司現在每年在紙上節省 8,000 多美元，因為它幾乎所有的發票都是以電子方式處理的。了解您正在自動化什麼以及為什麼要自動化它。

出於多種原因，設定業務目標很重要。它提供了一種衡量成功的方法，並確保所有員工都在同一頁面上。大多數企業都有這些共同目標。

目標定義了您的公司真正想要實現的目標。通過概述它們，您可以確保公司走在正確的道路上，並專注於幫助您實現目標的步驟。

查看您當前的公司目標，了解自動化如何提供幫助。它們必須與組織希望消除的瓶頸保持一致。您還必須想出一種衡量成功的方法，以查看目標是否已實現。

每家公司都有許多需要花費太多時間或涉及很多人的運營工作流程：處理髮票、發送營銷電子郵件、更新客戶帳戶以及在部門啟動內部運營。這些重複性的任務讓員工筋疲力盡，並且不需要先進的技術技能。

業務自動化軟件有助於簡化複雜任務的進程。它使信息傳輸更加順暢，簡化了不同的流程，並實時監控任務進展。它還通過有效地分配資源來降低成本。使用正確的軟件，錯誤的可能性被消除或減少到最低限度。自動化使員工能夠更有創造力並仔細審查業務分析以增加業務收入。

機器可以比人類工作得更快、更久，這提高了生產率。自動化軟件提高了產品質量和工作可靠性。所有產品均按相同規格製造，維修少之又少。

當組織有效地利用資源時，結果就是更高的生產力——更好的產品質量、更好的工人安全、有效地使用材料、縮短工廠交貨時間和縮短勞動時間。自動化工業操作提高了工人的安全性。工人安全對企業有利，因為快樂的工人表現更好。

在自動化方面，企業通常不明白一件事：進行業務變革很容易，但讓員工接受變革並實施變革卻很困難。請記住，您的員工將決定自動化是否有效

如果不讓其團隊參與，組織就無法採用自動化。在獲得業務流程管理系統後，對其進行測試和實施，然後培訓您的員工。自動化要成功，每個人都必須接受流程，組織必須有溝通文化

此外，值得一提的是，自動化有時會因為缺乏監督而失敗。一些企業失去了對其自動化流程的控制，因為他們認為自動化軟件將完成所有工作。但這個錯誤可能會使原本具有競爭優勢的東西成為您最大的業務失敗。

採用自動化後，不要解僱員工。培訓他們監督和控制自動化工具。這樣，他們將能夠在工具出現故障時對其進行修復。

一些企業做錯的一件事是自動化大型獨立任務和流程。當許多獨立的流程實現自動化時，它們變得難以在後期集成。是的，亞馬遜和多米諾有能力實現其整個交付服務的自動化，但大型企業有許多資源可供使用。不要試圖複製它們。

你應該做的是首先自動化小的重複性任務，那些對你的業務運營不重要的任務——比如電子郵件營銷。您可以自動化電子郵件營銷，同時仍然控制您的營銷策略。

您還可以決定一次自動化一個流程。例如，您可以從電子郵件營銷開始，然後轉向發票，然後是招聘流程，等等。解決一個具體問題，然後再進行下一個問題。此外，當您開始實施自動化時，可能會出現問題。留意它們並準備好處理它們。

開始自動化您的業務流程

根據研究，74% 的組織正在尋找新的自動化用例。他們希望提高效率、降低成本並簡化流程。自動化簡化了冗餘和復雜的業務流程和工作流程。它對業務運營和交付速度有很大影響。單調、低級的任務會消耗過多的時間和精力。獲取自動化軟件，讓您的公司更有利可圖。

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